Цель: приобрести навыки и умения в составлении номенклатуры и формировании дел.
Содержание отчета: составить номенклатуру(с4).на ПК и конспект
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Основной работой, обеспечивающей правильную систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она подразумевает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства организации.
ТРЕБОВАНИЯ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
Номенклатуры дел бывают конкретные, типовые и примерные.
Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее функциональном подразделении) в определенном календарном году.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в календарном году. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел организации.
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой и примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру без изменения.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться основными положениями нормативных документов, уставом, положениями о ее функциональных подразделениях, штатным расписанием, типовыми и примерными номенклатурами дел и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки для группировки документов. Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Заголовок дела должен четко и в краткой форме отражать основное содержание и состав документов дела, он может уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела;
- название организации или функционального подразделения;
- название организации, куда были адресованы или от которой были получены документы дела;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на наличие копий документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. В случае если переписка ведется конкретным корреспондентом, в заголовке дела он указывается.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание дела.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой, ответственной за ведение делопроизводства в фирме, по установленной форме на основании номенклатур дел функциональных служб.
Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. В бесструктурных учреждениях и не имеющих устойчивой структуры возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу.
Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:
1. Канцелярия.
2. Отдел экономического прогнозирования. Производственно-технологический отдел.
3. Отдел техники безопасности.
4. Финансовый отдел.
5. Бухгалтерия.
6. Отдел труда и заработной платы.
7. Отдел кадров.
8. Токарный цех.
10. Слесарный цех.
11. Сборочный цех.
12. Профсоюзный комитет.
Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:
1. Руководство.
2. Планирование.
3. Организация производственной деятельности.
4. Бухгалтерия.
5. Отдел кадров.
6. Профсоюзный комитет.
Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:
1. Руководство.
2. Планирование.
3. Организация производственной деятельности.
4. Финансирование.
5. Учет и отчетности.
6. Кадры.
Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за организацию документационного обеспечения, подписывается заместителем генерального директора и утверждается руководителем.
Номенклатура дел организации в конце года уточняется, перепечатывается, утверждается генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является Документом постоянного хранения, включается в раздел номенклатуры службы документационного обеспечения.
Номенклатура дел составляется на общем бланке в виде таблицы, содержащей следующие графы:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела | Примечание |
В графе 1 номенклатуры дел организации проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс строится из цифрового обозначения функциональной службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах функциональной службы или организации в целом.
Такой порядок индексирования закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов частей). Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов, содержащихся в делах.
В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее — содержащие плановые и отчетные документы.
Графа 3 номенклатуры дел организации заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень типовых документов
До принятия Перечня-2001 субъекты хозяйствования руководствовались "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (далее — "Перечень-1989?"), утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.09.1988.
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры секретариатом указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения. При составлении номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в другую фирму для продолжения и др.
При переносе информации на машинный носитель в этой же графе делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа.
По окончании календарного года секретариатом в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов и частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, сообщаются в архив, о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием Ф.И.О., подписи, расшифровки подписи лица, ответственного за это.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В деле должны находиться документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела. Не формируются в дела черновые и копии документов (за исключением черновых и копий секретных документов), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела;
- включать в дело только по одному экземпляру документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с нормативными актами;
- группировать в дела документы одного календарного года за исключением переходящих дел, судебных, личных и арбитражных;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле должны располагаться в следующем порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Существует следующее правило группировки документов в дела по видам и хронологии:
- уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров;
- документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;
- документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, должны подшиваться в личные дела сотрудников;
- утвержденные фирмой планы и отчеты группируются отдельно от их проектов;
- плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию;
- лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям;
- протоколы заседаний представителей трудового коллектива организации, производственных совещаний руководства, собраний акционеров группируются по хронологии я порядку номеров в одном деле;
- документы, подготовленные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;
- переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;
- обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного вопроса.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия организации. Комиссия должна руководствоваться в своей работе Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения и Положением об Экспертной комиссии организации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов с постоянным сроком хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении дел к уничтожению.
Дела, предназначенные к уничтожению, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут утверждены и переданы в архив.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного сроков хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями нормативных документов и Основных правил работы ведомственных архивов.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Оформление дел производится сотрудником, ответственным за делопроизводство в фирме.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заве-рительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела в необходимых случаях, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборотный лист последнего документа запрещается.
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, приказы по основной деятельности организации, дела на авторские свидетельства) составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного сроков хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.
На обложке дела постоянного и временного сроков хранения и по личному составу указываются: наименование организации-учредителя; наименование организации; наименование функциональной службы; индекс дела; номер дела; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата заведения дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями нормативных документов и Основных правил работы ведомственных архивов, составляются описи дел.
ОПИСЬ
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела, на дела, состоящие только из специфических, характерных только для данной организации документов, служебные и ведомственные издания.
Описательная статья описи дел включает в себя: порядковый номер дела (тома, части); по описи индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дату заведения дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
Опись составляется в трех экземплярах, один передается в архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания
экспертной комиссии организации, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в самой фирме.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.
Опись дел постоянного срока хранения
