Основные требования по работе в Электронной Торговой Площадке Marketplace
При работе с заявками на приобретение активов, на предоставление цены (оборудования, комплектующих, расходных материалов, программного обеспечения, а также на предоставление услуг), общая стоимость которых превышает бюджетную стоимость, необходимо размещать заказ на Электронной Торговой Площадке Marketplace (далее по тексту ЭТП).
Памятка по работе с ЭТП Marketplace
| 1. Не закупать товары, не имеющие конкурентных поставщиков на рынке. | Тендер без конкуренции - не имеет смысла. Тут лучше подойдет закуп из одного источника. |
| 2. При наличии товара в городе/доступности к продаже, определять время проведения тендера не более 3-х рабочих банковских дней. | Во время проведения тендера нет возможности просмотра поступающих КП, они становятся доступными только после закрытия тендера, в связи с чем нет смысла терять время на ожидание. |
| 3. При отсутствии товара в городе/размещении оборудования под заказ, определять время проведения тендера не более 6-и рабочих банковских дней. | Поставщикам потребуется время для получения стоимости от вендора, а также обработки лучших условий для Банка, при определении меньшего времени, велика вероятность отсутствия предложений. |
| 4. Не устанавливать стартовую цену ниже рыночной. | Это отпугнет потенциальных поставщиков. Наоборот, рыночная цена или цена чуть выше привлечет больше поставщиков и, конкурируя между собой, они предложат вам лучшие условия. |
| 5. Не закупать в одном торге товары из разных категорий. | Очень редко одна и та же компания может предложить одновременно мониторы, ПО, кабельную продукцию и услуги, такой тендер, скорее всего не состоится, а если состоится - на нем будет очень низкая конкуренция. |
| 6. В случае необходимости указать точный бренд или модель товара, например, “Сервер HP Proliant 4814” - не закупайте в том же торге товары других брендов. | Поставщики обычно специализируются на определенных брендах и скорее всего не смогут вам поставить одновременно сервер HP, копир Canon и ноутбуки Apple и они просто не дадут вам свои предложения. |
| 7. Не занижайте без необходимости сроки доставки товара и условия платежа. | Мягче условия - лучше цены. |
| 8. Своевременно отвечайте на вопросы поставщиков в тендере. | Информация им нужна для того чтобы лучше сформировать предложение для Вас. |
| 9. Сделайте качественное описание своего закупа. Попробуйте заранее ответить на потенциальные вопросы поставщиков. | Это сэкономит ваше время. |
| 10. Не ставьте лишних ограничений в торге. | Дополнительное требование к поставщикам снижает количество поданных предложений. Если от требования можно отказаться - откажитесь от него. Если среди поданных предложений будут предложения от поставщиков, которые вас не устраивают по объективным причинам - Вы всегда сможете выбрать других. |
После ввода Логина и пароля, в Личном кабинете ЭТП, необходимо создать тендер на приобретаемый актив, заполнив форму для объявления торгов.
1 Тип торга - возможно применение следующих видов торгов:
- Запрос и сравнение коммерческих предложений (не рекомендуемый тип торга) используется в случаях, когда невозможно определить цену открытия торга или нет чёткой спецификации закупаемого товара. (Например, необходимо сделать выбор среди широкого ассортимента веб-камер).
Методика проведения: После открытия торга каждый поставщик дает только одно ценовое предложение, с возможностью его отзыва. Участники торга не видят цен конкурирующих предложений. Победитель утверждается вручную в течение 30 дней после окончания торга. Победителем может быть признана любая компания. При утверждении победителя необходимо указать причину признания компании победителем;
- Классический торг - (рекомендуемый) проводится в виде обратного английского аукциона и позволяет получить наилучшую цену закупаемого товара. Для объявления торга обязательно указание четкой спецификации товара, объема поставки и цены открытия. В качестве цены открытия рекомендуется использовать цену коммерческого предложения одного из ведущих поставщиков, полученную при подготовке торга. В случае отсутствия такого КП – использовать данные предыдущих торгов или цены из открытых источников (веб-сайты, прайс-листы). НЕ РЕКОММЕНДУЕТСЯ искусственно занижать цену открытия. Данный шаг ведёт к снижению конкуренции и как следствие ухудшению итоговой цены.
Методика проведения: После открытия торга поставщики могут давать неоднократные ценовые предложения. Все поставщики видят анонимную лидирующую цену торга. Никто из участников, включая инициатора, не видит состав участников торга. Разрешена подача равных ценовых предложений. Инициатору можно продлить время приема КП на их рассмотрение, а также установить цену открытия тендера, выше которой КП не будут приниматься, есть возможность создать открытый тендер (принимают участие любые участники ЭТП), и закрытый (только приглашенные к участию компании). Победитель утверждается вручную в течение 30 дней после окончания торга. Победителем может быть признана любая компания. При утверждении победителя необходимо указать причину признания компании победителем. Возможно использование авто-продления торга;
- Заказ по рамочному договору - является вариантом Классического торга. Основное отличие – победитель автоматически выбирается по лучшей цене предложения. Объявляется в виде закрытого торга среди предварительно утверждённого перечня поставщиков (могут принять участие только те компании, с которыми заключен рамочный договор – закрытый тендер). Рекомендуется использовать для регулярных закупок чётко специфицированных товаров (расходных материалов, услуг).
Методика проведения: После открытия торга поставщики могут давать неоднократные ценовые предложения. Все поставщики видят анонимную лидирующую цену торга. Никто из поставщиков не видит состав участников торга. Подача равных ценовых предложений – запрещена. Победитель утверждается автоматически по окончанию торга по лучшей цене. Возможно использование авто-продления торга.
- Квалификационный отбор - не является методом торгов, используется для предварительного отбора участников закрытых или рамочных торгов. В отборе рекомендуется запрашивать у потенциальных поставщиков документы, подтверждающие их квалификацию как профессиональных поставщиков, такие как авторизационные письма, сертификаты, предварительные соглашения, NDA и т.п.
2 Название – необходимо указать название тендера, по которому поставщики смогут определить по какому товару/услуге осуществляется закуп. Название тендера должно соответствовать запросу, если в запросе 1 лот – название тендера и название лота могут совпадать, если в запросе несколько лотов – название должно объединить каждую позицию (к примеру, при покупке Монитора Samsung S24D300HL 24", 1920x1080, HDMI, название тендера “Мониторы Samsung” при открытии тендера на Eaton 9PX 8000i RT6U HotSwap Netpack и APC 8000VA SURT8000XLI – “Источники бесперебойного питания” и т.д.) Если необходимо приобрести вэб-камеры и модемы, следует открывать два тендера по каждой позиции отдельно.
3 Файлы, приложенные к торгу – необходимо прикрепить общие файлы для всех лотов в торге.
4 Дата окончания приема заявок – необходимо установить дату с учетом времени на получение ответа поставщиком от компании-производителя, товаров и услуг, вендора, дилера, дистрибьютора и т.д., дата окончания приема заявок не может выпадать на выходной день.
5 Наименование лота – если закупается несколько позиций в рамках одного тендера - указывается наименование по каждой позиции, если тендер открыт на один лот - название может совпадать с наименованием тендера (минимальная длина 10 символов, максимальная - 3000 символов).
6 Категория – необходимо выбрать категорию товара из каталога по предложенному списку во вкладке, к примеру, компьютеры, ноутбуки, программное обеспечение, техническая поддержка, серверное оборудование, кабельная продукция, кассовое оборудование, расходные материалы и т.д.
7 Регион доставки – в связи с тем, что поставка и отправка в регионы осуществляется через разные города – необходимо указать город.
8 Описание лота – в текстовом формате необходимо указать основные требования к закупаемому активу(требуемые условия оплаты, необходимость поставки пробной партии, требования к качеству товара, требования к предоставлению документов, наличие сертификата соответствия, паспорт качества, гарантийное обслуживание, паспорт безопасности, особые требования к упаковке, транспортировке, необходимость страховки груза, требования к форме контракта).
9 Файлы, приложенные к лоту – спецификация, техническое задание к приобретаемому активу, дополнительная информация по товару.
10 Бюджет лота за единицу – цена открытия (необходимо указать сумму, не выше которой Вы хотели бы приобрести актив), выше установленной суммы поставщики не смогут предоставить КП (минимальный общий объем торга установлен, если необходимо провести закупки на меньшую стоимость, необходимо выбрать тип торга "Запрос и сравнение ценовых предложений").
11 Количество – необходимо указывать цифрами, определяется единицей измерения из предложенного списка (шт, комплект, набор, упаковка, услуга и т.д.)
12 Общий объем лота – проставляется автоматически.
13 Необходимо подавать ценовое предложение с НДС – ценовые предложения должны подаваться с учетом НДС/без учета НДС, при необходимости измененяем требование.
14 Завершать торги только в рабочие часы (с 11:00 до 17:00) - при необходимости требование можно изменить поставив/убрав галочку.
15 Коридор снижения цены – максимальный и минимальный шаг, на который могут изменить стоимость товара/услуги поставщики, принимающие участие в тендере на ЭТП. При создании торга инициатор может определить максимальную и минимальную границы, в которых участник может подать каждое следующее предложение по отношению к предыдущему. Так, при объявлении лота с бюджетом 1 000 000 ₽ имеет смысл указать минимальную границу шага торговли в 100 000 ₽ для обеспечения адекватного времени прохождения торговли. В противном случае возникают ситуации, когда один из участников начинает использовать крайне низкие шаги в торговле (например, 100 ₽) ведущих к затягиванию торговли, но не влияющих на результат. Однако, использование слишком большого минимального шага, может привести к срыву тендера и отсутствию ценовых предложений. Шаг торговли зависит от бюджета и типа закупаемого товара. Рекомендуемый минимальный шаг торговли составляет 0.1 – 0.5% от цены товара.
16 Срок поставки – необходимо устанавить сроки, с учетом того, есть ли данный товар в наличии (к примеру, если в наличии – 3 дня с момента оплаты счета), либо требуется размещение заказа (к примеру: "30 рабочих дней с момента вступления договора в силу").
17 Открытый торг - любая компания может принять участие, либо к лоту будут допущены только выбранные компании. 2-го этапа проведения торгов на ЭТП MARKETPLACE нет.
Любой торг может быть запущен как в открытом, так и закрытом режиме. Открытые торги доступны к просмотру и участию любому зарегистрированному участнику торговой площадки. Информация о закрытом торге и участие в закрытом торге доступно только компаниям, указанным инициатором в списке приглашенных к торгу. Приглашение компаний доступно во время заполнения формы создания торга. Компания, не получившая приглашение на торг может запросить приглашение в интерфейсе торговой площадки. Инициатор может удовлетворить или отказать в приглашении.
18 Требования к поставщикам - в текстовом формате необходимо указать основные требования к поставщикам (например, обязательное предоставление КП).
19 Пройдя далее по ссылке, необходимо проверить введенные данные для открытия тендера в системе ЭТП, затем внести исправления, либо объявить тендер. После заполнения формы торг попадает на модерацию к сотрудникам торговой площадки. В случае корректного заполнения формы – публикуется для общего доступа. В случае если у сотрудников торговой площадки возникают вопросы или рекомендации по запуску торга – они обращаются к инициатору торга по электронной почте или телефону.
20 После публикации тендера, участники торгов получают электронную рассылку об открытии нового лота и подают свои ценовые предложения. В случае, если у Участников возникают какие-либо вопросы по предмету или условиям торга – они задают вопросы инициатору торга в системе ЭТП. Уведомление о поступившем вопросе приходит инициатору на электронную почту. Необходимо просматривать поступившие вопросы от поставщиков, предоставлять корректные данные по запросам. Ответы на вопросы участников должны быть даны в приемлемое время как можно раньше окончания торгов, для того чтобы участники успели подготовить или скорректировать свои ценовые предложения в соответствии с полученным ответом. В случае если, по каким-либо причинам, ответ поставщикам по возникшим вопросам не возможно предоставить в кротчайшие сроки, необходимо оповестить модераторов ЭТП о сложившейся ситуации по телефону/эл. почте, и перенести сроки тендера.
Системой предусмотрена функция автоматического продления торга, позволяющая предотвратить «торговлю в последнюю секунду». При активации функции, в случае, если кто-либо из участников подает ценовое предложение за 5 минут до окончания торга, время окончания торга продлевается на 3 минуты. В случае, если время окончания Торга достигло 17.00, дата окончания торга переносится на следующий рабочий день на 11.00. Настройки авто-продления доступны в момент заведения торга.
После окончания торга инициатор получает возможность просмотреть ценовые предложения и выбрать победителя торга. В Рамочных торгах победитель выбран автоматически. В случае, если на торг не поступило ни одного ценового предложения торг автоматически признается несостоявшимся.
В случае если ценовое предложение получено только от одной компании – признание торга состоявшимся или несостоявшимся производится на усмотрение компании-инициатора, в соответствии с внутренними нормативами компании. Во всех остальных случаях инициатор должен изучить поступившие предложения, при необходимости связаться с участниками торга и получить дополнительную информацию, образцы товара и т.п., необходимые для принятия решения в течение 30 дней с момента окончания торга.
После определения победителя торгов инициатор должен указать победителя в интерфейсе торговой системы, все участники торга получают электронную рассылку с указанием победителя, цены и причины выбора победителя.
В случае если среди полученных предложений нет ни одного удовлетворяющего условиям торга – компания-инициатор может утвердить торг несостоявшимся с указанием четких причин.
В случае если после окончания торга изменилась спецификация или объем необходимых к закупке товаров или получено альтернативное предложение от поставщика вне площадки – инициатор должен уведомить сотрудников торговой площадки о сложившейся ситуации и перезапустить торг с изменившимися условиями с обязательным уведомлением участников состоявшегося торга.
Отмена торга без объективных причин или по причине «исчезла необходимость в закупке» является нарушением условий торгов на Электронной торговой площадке, что может повлечь применение штрафных санкций.