Генеральный директор
ООО «Сурков и Партнёры»
«29» июня 2016 г.
_________/Сурков Я.И.
Положение
О договорной работе
Термины, использующиеся в данном Положении
Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п;
Исполнитель – должностное лицо Общества с ограниченной ответственностью «Сурков и Партнёры» (руководители или их заместители), ответственные за проведение переговоров с контрагентом, обсуждение с ним условий сотрудничества, процедуру рассмотрения, согласования и заключения гражданско-правового договора. Перечень всех ответственных лиц и групп
подведомственных им договоров определяет по своему усмотрению генеральный директор Общества;
Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор;
Структурное подразделение – управление, служба, отдел Общества, к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.
Общие положения
1.1. Настоящее Положение о договорной работе (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством России и направлено на урегулирование отношений внутри Общества с ограниченной ответственностью «Сурков и Партнёры» (далее — Общество) по поводу процедуры рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с его участием;
1.2. Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов Общества с ограниченной ответственностью «Сурков и Партнёры» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями Общества;
1.3. Действие настоящего Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения, филиалы и представительства Общества – как существующие на момент его утверждения, так и все те, которые будут созданы в будущем;
1.4. Настоящее Положение обязательно к исполнению для всех сотрудников Общества в круг служебных обязанностей которых относится процедура согласования и рассмотрения договоров.
Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров
2.1. Данный пункт настоящего Положения устанавливает требования к форме и составу документов, представляемых контрагентами Обществу для заключения с ними гражданско-правовых договоров. Исключение составляют те договоры, общая сумма по которым составляет ______ руб. и менее – по ним представление документов от контрагентов _______________ не является обязательным;
2.2. Документы от контрагентов должны представляться в юридический отдел Общества одновременно с передачей договора на рассмотрение либо после его одобрения, согласования всех необходимых условий с представителями контрагентов. В случае непредставления документов переданный в юридический отдел на рассмотрение договор подлежит возврату обратно исполнителю без визы руководителя юридического отдела;
2.3. Весь пакет документов на каждого контрагента после подписания договора приобщается к экземпляру договора и передается на хранение в бухгалтерию. Срок хранения таких документов равен сроку хранения самого договора;
2.4. Каждый документ из соответствующего перечня представляется в юридический отдел в одном экземпляре, в том числе, когда на рассмотрение передаются сразу несколько хозяйственных договоров с одним и тем же контрагентом;
2.5. Вся содержащаяся в документах информация должна быть указана четко, ясно и разборчиво, без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток, а также без использования корректирующей жидкости;
2.6. Если иное не оговорено в настоящем Положении, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов;
2.7. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента;
2.8. Если документ состоит из двух и более страниц, каждая из них должна быть заверена в порядке, предусмотренном пунктами 2.6 настоящего Положения, либо все страницы должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченного контрагентом лица и скреплены
его печатью;
2.9. Пакет документов от контрагента – физического лица,
не являющегося индивидуальным предпринимателем
2.9.1. Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства;
2.9.2. Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица банковских счетов, а также в случае, если по условиям заключаемого договора все расчеты проводятся в наличном порядке;
2.10. Пакет документов от контрагента – физического лица,
являющегося индивидуальным предпринимателем:
2.10.1. Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства;
2.10.2. Заверенная им копия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей;
2.10.3. Заверенная им копия свидетельства о постановке индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе;
2.10.4. Выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления договора с ним на рассмотрение в юридический отдел;
2.10.5. Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете индивидуального предпринимателя, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица – индивидуального предпринимателя банковских счетов.
2.11. Пакет документов от контрагента – хозяйственного общества, государственного или муниципального унитарного предприятия, а также некоммерческой организации (некоммерческие партнерства, учреждения (частные и автономные), фонды, ассоциации, союзы и др.):
2.11.1. Устав в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний, с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации);
2.11.2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо о внесении сведений в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1
июля 2002 года;
2.11.3. Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе; информационное письмо из Росстата России о присвоенных юридическому лицу кодах статистики;
2.11.4. Выписка из ЕГРЮЛ по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления хозяйственного договора на рассмотрение в юридический отдел;
2.11.5. Документ о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.) – протокол, решение. В случае если в юридическом лице образован совет директоров и по уставу такого юридического лица образование и прекращение полномочий единоличного исполнительного органа отнесены к его компетенции, требуется протокол заседания совета директоров о назначении или, соответственно, о продлении полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица и решение или протокол высшего органа управления юридического лица (общего собрания или единственного участника) об избрании совета директоров в том составе, который назначилл или продлил полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица;
2.12. Пакет документов от контрагента, являющегося нерезидентом России:
2.12.1. Заверенная подписью руководителя контрагента и скрепленная его печатью копия выписки из торгового реестра либо иного документа, выданного компетентным государственным органом страны места нахождения такой организации, подтверждающего факт ее государственной
регистрации (создания);
2.12.2. Заверенные подписью руководителя контрагента и скрепленные его печатью копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего от имени такой организации хозяйственный
договор с Обществом.