4.1. Изучить методические указания к лабораторной работе и ответить на контрольные вопросы.
4.2. Ознакомиться с правилами составления и оформления основных видов ОРД.
4.3. Составить ОРД, разрешающие следующие ситуации.
Ситуация 1
Руководитель СП “Аврора” собирается принять на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности, предоставившего руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, трудовой контракт между СП “Аврора” и автором, копию диплома и выписку из трудовой книжки. Референту руководителя необходимо подготовить проект распорядительного документа.
Ситуация 2
На фирме “Электрон” состоялось производственное совещание. Повестка дня посвящена расширению отдела маркетинга фирмы, в связи с чем возникла необходимость ввести изменения в штатное расписание фирмы, а также разработать новые должностные инструкции на вновь введенные в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе и рекламного агента.
Ситуация 3
На предприятии “Дельта” проведена проверка работы отдела платных услуг по установке телефонов клиентам. Комиссия в составе помощника директора, заведующего финансовым отделом, и заведующего отделом платных услуг обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту производящему оформление этой документации, должны быть предъявлены санкции. Перечень которых приведен в распорядительном документе.
Ситуация 4
На основании исследования отделом маркетинга конъюнктуры рынка сбыта продукции фирма “Альфа” заключила ряд выгодных контрактов. Заведующий отделом маркетинга решил поощрить своих ведущих сотрудников премиальными выплатами. Указать фонд выплаты вознаграждений.
Ситуация 5
Производственная необходимость требует продолжения работы компании “Орел” в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней для отдыха.
Ситуация 6
По вине бухгалтерии сотрудникам фирмы “Агат” в текущем месяце была задержана зарплата. Главный бухгалтер знает, что задержка наличности связана с опозданием перечисления на счет фирмы “Агат” денежных средств от предприятий – партнеров.
Ситуация 7
Во время инвентаризации склада вспомогательных материалов завода газовой аппаратуры обнаружена недостача. По результатам заседания инвентаризационной комиссии и с учетом объяснительной записки заведующего складом, подготовлен распорядительный документ о возмещении недостачи.
Ситуация 8
В производственном кооперативе "Запуск" прошло общее собрание работников, на котором обсуждался вопрос о создании производства по выпуску строительных материалов и перспективах его работы. Принято решение о выделении для этих целей 315 тыс. руб. и проведении соответствующих мероприятий по развертыванию строительства.
Ситуация 9
На основании приказа директора "Рубин" проведена проверка состояния бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха. В приказе указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных комиссией. Бухгалтер фирмы составляет докладную записку главному бухгалтеру, где отмечает выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта об организации ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Составить необходимые документы.
Ситуация 10
Проведена документальная ревизия ОАО"Оксид". В акте ревизии зафиксированы такие недостатки: излишки листовой стали (320 кг); недостача стальной ленты (185 кг); необоснованное списание упаковочной бумаги; несвоевременная отгрузка возвратной тары. Подготовлен проект приказа об итогах проверки, виновные составили объяснительные документы.
Ситуация 11
Проведена проверка режима работы центральных складов. Выявлены нарушения, связанные с отпуском материалов в неустановленные сроки, что нарушает нормальную работу складского аппарата. В проекте приказа, составленного по результатам работы комиссии, указаны должностные лица, ответственные за нарушения и назначены конкретные лица, отвечающие за перевод склада на рациональный режим работы, о чем следует составить соответствующие документы.
Ситуация 12
Проведена проверка использования строительных отходов в кооперативе "Запуск". Установлены факты списания отходов длиной свыше 20 см и передача их частным лицам. На основании акта проверки составить распорядительный документ, в заключительной части которого обязать начальника цеха строительных материалов организовать работу по упорядочиванию реализации отходов, о чем он должен сообщить в докладной записке.
Ситуация 13
Объем выполняемых работ требует расширения планово-экономического отдела и увеличения числа компьютеров. Составить комплект документов, позволяющих обеспечить планово-экономи-ческий отдел предприятия необходимыми работниками и вычислительной техникой.
Ситуация 14
Специалист отдела маркетинга предприятия увольняется в связи с поступлением на учебу на дневного отделение вуз. На эту должность планируется Иванов А.И., занимающий должность старшего специалиста отдела сбыта этого же предприятия. Составить документы, необходимые для подготовки распорядительного документа и его проект.
Ситуация 15
На предприятии вводится централизованная форма расчета с работниками. Главный бухгалтер предоставил руководителю предприятия документ, в котором обоснована необходимость централизации расчетов. Согласно приказу, работники, желающие перейти на централизованную форму расчета, должны написать соответствующие заявления. Бухгалтерия обязана подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников и в главной бухгалтерии из расчета общего сокращения сотрудников на 20%.
4.4. Составить ситуации, которые требуют подготовки цепочки следующих 3 – 4 документов: 1) объяснительная (докладная) записка, заявление; 2) протокол, акт; 3) распоряжение, приказ; 4) должностная инструкция.
4.5. Создать шаблоны бланков предприятий с необходимыми реквизитами для оформления составленных документов:
1. Для внешних с продольным расположением реквизитов.
2. Для внешних с угловым центрованным расположением реквизитов.
3. Для внешних с угловым флаговым расположением реквизитов.
4. Для внутренних с продольным расположением реквизитов.
5. Для внутренних с угловым центрованным расположением реквизитов.
6. Для внутренних с угловым флаговым расположением реквизитов.
4.6. Оформить составленные образцы документов на соответствующих бланках предприятия.
5. Требования к отчету
Отчет должен оформляться на листах формата А4 и содержать тексты составленных документов. Оформленные на бланках предприятия документы могут предъявляться преподавателю в электронном виде.
6. Контрольные вопросы
1. Раскройте понятие “организационно - распорядительная документация (ОРД) предприятия”. Приведите примеры документов,
входящих в это понятие.
2. Каково назначение организационных правовых документов?
3. Каково назначение распорядительных документов?
4. Чем отличаются по назначению приказы, распоряжения и решения?
5. Чем отличаются приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление)?
6. Каково назначение информационно - справочных документов?
7. Каково назначение справочно-аналитических документов?
8. Охарактеризуйте документ – протокол, их виды.
9. К какому виду ОРД относится акт?
10. Объясните назначение следующих документов: “объяснительная записка”, “докладная записка”, “справка”. Каково их место в системе ОРД?
11. Какую функцию выполняет заявление?
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-23. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 4-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 187 с.
4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – 208 с.
5. Организация работы с документами: Учебное пособие. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. – М.: Инфра-М, 2002. – 572 с.
6. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. – 224 с.
7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев: Знание, 2002. – 460 с.
8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления):Учебник для вузов / Под ред. Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
Приложение 1