Системы электронной обработки данных (СЭОД), в соответствии с их названием, служат для решения задач, имеющих высокое содержание операций по обработке данных. К таким операциям относят сбор данных, манипулирование ими, хранение данных и подготовку документов. СЭОД в большей степени ориентированы на данные (а не на информацию), имеющие временной аспект. Классическим примером СЭОД является система, работающая в интересах бухгалтерии.
Основной задачей СЭОД является сбор данных, описывающих работу фирмы, и создание на базе этих данных информации, доступной для использования как в рамках организации, так и за ее пределами. На рис. 3.1 изображена принципиальная структура СЭОД.
Изображенные внизу рисунка входные ресурсы, переработка и выходные ресурсы представляют собой элементы физической структуры этой фирмы. Данные, списывающие операции фирмы и поступающие из ее окружения, хранятся в базе данных. При помощи программного обеспечения они преобразуются в информацию, используемую как в организации, так и вне её. Следует заметить, что именно подсистема электронной обработки данных в рамках внутрифирменной информационной системы ответственна за снабжение информацией внешних партнеров.
Структура СЭОД или, как ее еще называют, бухгалтерской системой может быть также представлена как совокупность ее функциональных подсистем. Так, для фирмы оптовой торговли в состав войдут подсистемы:
1) оформления заказов от клиентов;
2) управления запасами;
3) оформления счетов на оплату клиентам;
4) дебиторских счетов;
5) оформления заказов поставщикам;
6) получения товаров от поставщиков;
7) финансовых взаимоотношений с поставщиками;
8) ведения главной книги;
9) создания стандартных управленческих отчетов.
Первые четыре подсистемы обслуживают поток заказов розничных клиентов на поставку товаров, 5-7 – контролируют отношения с поставщиками-изготовителями товаров для постоян-ного пополнения запасов на складе оптовой фирмы.
Основные операции по обработке данных
Существуют четыре основные операции по обработке данных: сбор данных, манипулирование данными, хранение данных и подготовка документов. Рассмотрим каждую из них.
Сбор данных. По мере того, как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие описывается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.
Манипуляция данными – производится с целью создания из них информации. К манипулированию обычно относят следующие операции:
• классификация. Первичные элементы данных в СЭОД обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.
Рис. 3.1– Структура системы электронной обработки данных
Например, при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код, идентифицирующий работника (табельный номер), код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п.;
• сортировка, представляющая собой процесс изменения последовательности записей;
• вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над элементами данных, дают возможность производить новые элементы данных;
• укрупнение. Чтобы уменьшить количество данных, необходимо их синтезировать, т. е. укрупнять в форме итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные в СЭОД необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются специальные базы данных.
Создание документов. СЭОД создают документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
Следовательно существует несколько характеристик, связанных с обработкой данных, отличающих СЭОД от всех других компьютерных информационных систем. В их числе:
• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. На самом деле фирма не решает, нужно ли ей иметь СЭОД. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности. Кроме того, держатели акций, финансовые организации и владельцы желают видеть эти данные. Однако, если даже предположить, что никто из окружения фирмы не заинтересован в создании СЭОД, управление фирмой все равно создало бы и внедрило такую систему как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме;
• решение только хорошо структурированных задач, по которым известен алгоритм, ведущий прямо к вычислению решения задачи;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• работа в автоматическом режиме. Система предназначена для полной автоматизации рутинных бухгалтерских расчетов с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи данных о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• акцент на хронологию событий;
• минимальная помощь в решении проблем. Среди документов, создаваемых системой для менеджеров, следует упомянуть расчет прибыли и баланс, подводящий итоги деятельности фирмы к концу отчетного периода.
Таким образом СЭОД создает детальные финансовые записи, описывающие операции фирмы, и создает информацию об этих операциях. Данная информация в виде документов (в твердой или электронной копии) используется внутри организации, а также пересылается партнерам во внешнем ее окружении.
Обработка данных охватывает такие основные операции, как сбор, манипулирование и хранение данных, а также создание документов. Манипулирование, в свою очередь, включает в себя классификацию, сортировку, проведение вычислений и укрупнение. Документы могут создаваться как от случая к случаю, так и по заданному расписанию.
Существует ряд особых характеристик СЭОД, которые отличают их от всех других видов информационных систем. Обработка данных производится на основе детализированных данных с использованием стандартных процедур и охватывает необходимые фирме хорошо структурированные задачи, чаще всего в хронологическом аспекте. Целью СЭОД является полная автоматизация рутинных бухгалтерских расчетов. Эти системы не предназначены для помощи менеджерам в решении возникающих проблем.
Информационные системы управления (ИСУ) представляют собой один из основных видов компьютерных информационных систем. Их целью является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. ИСУ используются при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с СЭОД. Система осуществляет поиск и обработку входных данных, поступающих из СЭОД фирмы и из ее окружения. В этих системах появляется возможность работы в запросно-ответном режиме за счет появления в их составе систем управления базами данных (СУБД). ИСУ выдает выходную информацию в виде управленческих отчетов, осуществляющих фильтрацию и агрегирование данных, представляемых в удобном для принятия решения виде.
ИСУ не предназначены для использования в чисто автоматическом режиме. Все решения в нем принимает человек. Система может использоваться на любом уровне управления.
Структура ИСУ представлена на рис. 3.2 База данных, построенная с использованием СУБД, содержит данные, поступающие из СЭОД организации и из окружения, а также информацию, поступающую только из окружения.
Рис.3.2
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие лицам, участвующим в принятии решений в организации. В отличие от СЭОД ИСУ не предназначена для снабжения информацией окружения фирмы.
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения идентичных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
ИСУ поставляют работникам фирмы следующие виды отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания (например, месячный анализ продаж компании). Специальные отчеты создаются, когда в компании произошло что-то незапланированное или по запросам управленцев.
Независимо от того, являются ли данные отчеты периодическими или специальными, они могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:
• суммирующие – данные классифицированы в отдельные группы, отсортированы и рассчитаны промежуточные и окончательные итоги по отдельным полям;
• сравнительные – содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;
• чрезвычайные – содержат данные, носящие с позиций выбранных критериев исключительный (чрезвычайный) характер.
Использование специальных отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям исходит из того, что главным содержанием получаемых пользователями от ИС данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от запланированного. При использовании на фирме принципов управления по отклонениям требуется, чтобы создаваемые в рамках ИСУ отчеты удовлетворяли следующим требованиям:
• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• отчет должен быть отсортирован по значению критического для данного отклонения поля (признака);
• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.
СППР представляют собой вид компьютерных информационных систем, помогающих управляющему в принятии решений, при решении плохо структурированных задач посредством прямого диалога с машиной с использованием данных, знаний и математических моделей.
СППР характеризуется следующими отличительными особенностями.
• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач, характерных, главным образом, для высоких уровней управления;
• возможность сочетания традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального конечного пользователя ЭВМ посредством использования диалогового режима работы;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.
Информационную модель некоторой организации можно представить в виде иерархической модели, включающей в себя следующие три уровня:
• обработка данных;
• обработка информации;
• принятие решений.
На первом низшем уровне находятся СЭОД. В иерархии управленческих решений этот уровень соответствует уровню управленческого контроля, автоматизирующего документооборот в организации. Основными характеристиками СОЭД являются:
• обработка данных на уровне оперативного контроля;
• эффективная обработка коммерческих операций, проводимых организацией;
• составление расписания и оптимизация работы компьютера;
• интеграция файлов, описывающих смежные задачи;
• составление отчетов для руководства.
На втором уровне, соответствующем уровню управленческого контроля, акцент переносится на процедуры обработки информации, выполняемые ИСУ. Указанная обработка обычно относится к планированию деятельности в таких функциональных сферах деятельности организации, как маркетинг, производство, финансы, бухучет, кадры. Основными характеристиками ИСУ следует считать:
• подготовку информации, полезной на уровне среднего руководства;
• структурирование (упорядочивание) информационных потоков;
• интеграцию (объединение) данных, получаемых от СЭОД по функциональным сферам бизнеса (ИСУ маркетинга, ИСУ производства и т.п.);
• создание запросно-ответной системы и составление отчетов для руководства (обычно с использованием баз данных).
На третьем самом высоком уровне управления, соответствующем стратегическому планированию, формируются наиболее важные решения организации. СППР, используемые на этом уровне, могут также использоваться на любом уровне управления, и они имеют следующие характеристики:
• подготовка вариантов решений для высшего руководства;
• обеспечение высокой адаптивности к изменениям и высокой скорости ответов на запросы пользователей;
• обеспечение помощи в принятии решений любым индивидуальным управленцам.
Управление данными в условиях СЭОД осуществляется в основном для обработки текущих коммерческих операций, проводимых фирмой. Создание ИСУ было связано с появлением СУБД, давшей возможность организовать режимы запросов, обработки данных, а также создания разнообразных управленческих отчетов. Однако главным достоинством создания СУБД было снижение затрат на текущее программирование, связанное с эксплуатацией баз данных. Следует указать на сравнительно невысокие требования, предъявляемые пользователем к таким системам. Требования к СППР значительно серьезнее. Это касается возрастания потребности в достоверных данных, в том числе и носящих вероятностный характер, а также ужесточения временных ограничений к запросному режиму и использованию данных, поступающих из не компьютеризированных источников. Соблюдение таких требований обеспечивает быстрый обмен данными между базами данных, входящих в СППР, и большой базой данных, хранящей сведения об операциях фирмы.
Итак, СЭОД и ИСУ дают возможность удовлетворить информационные потребности пользователя посредством быстрого доступа к необходимым данным и получения отчетов (построенных с различной степенью обработки данных), облегчающих принятие решений. В случае СППР правильнее говорить о способности системы совместно с пользователем создавать новую информацию (часто в виде готовых альтернатив) для принятия решений.
Рассмотренный подход к установлению места СППР среди ИС может отчасти ввести читателя в заблуждение. Так, может показаться, что СППР можно использовать только на высших уровнях управления. В действительности они могут применяться для помощи в принятии решения на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией СППР является координация лиц, принимающих решения на разных уровнях управления, а также в рамках одного уровня. И, наконец, читателю может показаться, что помощь в принятии решений – это единственное, что может потребоваться руководству высших уровней от информационных систем. Однако принятие решений – это только одна из функций управленцев, по которым они получают помощь от информационных систем.
Термин "информационные системы управления" используется в литературе в широком и узком смысле. В широком смысле он включает в себя любые виды рассмотренных компьютерных систем (СЭОД, ИСУ, СППР и др.), используемых в интересах управленцев. В узком – этот термин означает вид ИС, производящих управленческие отчеты, т.е. ИСУ.
Отличительные особенности СППР:
• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач, характерных, главным образом, для высоких уровней управления;
• возможность сочетания традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального конечного пользователя ЭВМ посредством использования диалогового режима работы;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.
Место СППР среди информационных систем. Информационную модель некоторой организации можно представить себе в виде иерархической модели, включающей в себя следующие три уровня (рис. 3.3):
• обработка данных;
• обработка информации;
• принятие решений.
Рис. 3.3 – Иерархия информационных систем
Предварительное укрупнённое представление о структуре СППР дано на рис. 3.4. В состав СППР помимо пользователя входят три главных компонента: подсистема обработки и хранения данных, подсистема хранения и использования моделей и программная подсистема. Последняя включает в себя систему управления базой данных (СУБД), систему управления базой моделей (СУБМ) и систему управления диалогом между пользователем и компьютером (СУД).
Рис.3.4.
Подсистема обработки и хранения данных характеризуется всеми известными преимуществами построения и использования баз данных. Однако использование баз данных в составе СППР характеризуется определенными особенностями (рис.3.5).
Рис.3.5.
Так, например, базы данных в составе СППР имеют значительно больший набор источников данных, в том числе внешние источники, особенно важные для принятия решений на высоких уровнях управления, а также источники не компьютеризованных данных. Другой особенностью является возможность предварительного "сжатия" данных, поступающих из многочисленных источников, путем их предварительной совместной обработки процедурами агрегирования и фильтрации.
Данные играют в СППР важную роль. Они могут использоваться непосредственно пользователем или как исходные данные для расчета при помощи математических моделей.
Часть данных подсистема данных СППР получает от системы обработки операций, производимых фирмой. Однако лишь в редких случаях данные, полученные на уровне обработки коммерческих операций, оказываются полезными для СППР. Для того, чтобы получить возможность использования, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности. Первая – применять для обработки данных об операциях фирмы СУБД, входящую в СППР. Вторая – сделать обработку за пределами СППР, создав для этого специальную базу данных. Ясно, что вторая из указанных возможностей предпочтительнее для фирм, производящих большое количество коммерческих операций.
Обработанные данные об операциях фирмы образуют экстрактивные файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами СППР. Идея создания специальной базы данных для обработки операций фирмы базируется на целесообразности разделить сферу автоматической электронной обработки данных от сферы менее квалифицированного конечного пользователя. Кроме того, конечные пользователи СППР, ожидающие быстрой реакции системы на свои запросы, постоянно конкурировали бы за машинное время с процессом обработки операций. Поэтому многие организации, работающие с СППР, используют для обработки своих коммерческих операций отдельный компьютер, работающий в рамках центральной ИСУ.
Помимо данных об операциях фирмы, для функционирования СППР требуются и другие внутренние данные. Так, например, необходимы оценки управляющих, занятых в сферах маркетинга, финансов, производства, данные о движении персонала, инженерные данные и т. п. Эти данные должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.
Важное значение, особенно для поддержки решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних внешние данные часто могут быть куплены у специализирующихся на их сборе организаций.
В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в СППР еще одного источника данных – документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов будет записано в памяти (например, на видеодиске) и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), СППР получат новый мощный источник информации.
Подсистема данных, входящая в состав СППР, должна обладать следующими возможностями:
• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;
• быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
• построение логической структуры данных в терминах пользователя;
• использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
• управление данными при помощи широкого спектра функций управления, предоставляемых СУБД;
• обеспечение полной логической независимости базы данных, входящей в подсистему данных СППР, от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.
Подсистема моделей наряду с обеспечением доступа к данным СППР обеспечивает доступ пользователя к моделям принятия решений. Это достигается введением в ИС соответствующих моделей и использованием в ней базы данных как механизма интеграции моделей и коммуникации между ними.
• быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
• построение логической структуры данных в терминах пользователя;
• использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
• управление данными при помощи широкого спектра функций управления, предоставляемых СУБД;
• обеспечение полной логической независимости базы данных, входящей в подсистему данных СППР, от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.
Подсистема моделей наряду с обеспечением доступа к данным СППР обеспечивает доступ пользователя к моделям принятия решений. Это достигается введением в ИС соответствующих моделей и использованием в ней базы данных как механизма интеграции моделей и коммуникации между ними.
Полученная в результате СППР будет сочетать в себе преимущества СЭОД и ИСУ в части обработки данных и генерации управленческих отчетов с достоинствами методов исследования операций и эконометрики в части математического моделирования ситуаций и нахождения решения. Процесс создания моделей должен быть гибким и включать в себя специальный язык моделирования, совокупность отдельных программных блоков и модулей, реализующих отдельные компоненты различных моделей, а также набор функций управления.
Использование моделей обеспечивает способность СППР к проведению анализа. Модели, используя математическую интерпретацию проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений. Например, модель линейного программирования дает возможность определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.
Использование моделей в составе информационных систем началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа "что будет, если?" или "как сделать, чтобы?" Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определенного типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.
В настоящее время существует множество типов моделей и способов их классификации, например, по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.
Целью создания моделей являются либо оптимизация, либо описание некоторого объекта или процесса. Оптимизационные модели связаны с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей. Например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли (минимизации затрат). Модели оптимизации позволяют получать подобную информацию. Описательные модели изображают поведение некоторой системы и не предназначены для целей управления (оптимизации).
Хотя большинство систем носит стохастический характер (т.е. их состояние не может быть предсказано с абсолютной достоверностью), большинство математических моделей построены как детерминистские. Детерминистские модели используют оценку переменных одним числом (в отличие от стохастических моделей, оценивающих переменные несколькими параметрами). Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, потому что они менее дорогие и трудные, их легче строить и использовать К тому же часто с их помощью оказывается возможным получить достаточную информацию для помощи принимающему решение.
С точки зрения области возможных приложений модели подразделяются на специализированные, предназначенные для использования только с одной системой, и универсальные – для использования с несколькими системами. Первые из них – более дорогие, они обычно используются для описания уникальных систем и обладают большей точностью, чем вторые.
Модели в СППР образуют базу моделей, включающую в себя стратегические, тактические и оперативные модели, а также совокупность модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для построения моделей. Каждый тип моделей имеет свои уникальные характеристики.
Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезны для выбора вариантов размещения предприятий, прогнозирования политики конкурентов и т.п. Для стратегических моделей характерна значительная широта охвата, множество переменных, представление данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в стратегических моделях измеряется в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определенной фирме.
Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных сфер их применения следует указать планирование: финансовое, требований к работникам, увеличения продаж, а также построение схем компоновки предприятий. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы (например, к системе производства и сбыта) и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, лежит между одним месяцем и двумя годами. Здесь также могут потребоваться данные их внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные применения этих моделей включают в себя введение дебиторских счетов и кредитных расчетов, календарное производственное планирование, управление запасами и т.д. Оперативные модели обычно используют для своих расчетов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные (т. е. могут быть использованы в различных организациях).
В дополнение к стратегическим, тактическим и оперативным моделям база моделей СППР включает в себя совокупность модельных блоков, модулей и процедур. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. – от простейших процедур до сложных пакетов прикладных программ. Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, самостоятельно для помощи пользователям СППР, так и комплексно, в совокупности для построения и поддержания моделей.
Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость СППР в решении определенных задач во многом зависит от характеристик используемого интерфейса. Интерфейс включает в себя программную систему управления диалогом (СУД), компьютер и самого пользователя.
Язык пользователя – это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, "мыши", и т.п. Наиболее простой формой языка действий является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. СППР производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.
Язык сообщений – это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п.
Знания пользователя – это то, что пользователь должен знать, работая с системой. Сюда относится не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером при команде о помощи. Инструкции и справочные данные, выдаваемые системой по просьбе пользователя, обычно не стандартны, а за-висят от места в контексте решения задачи, в котором находится пользователь СППР. Иным словами, помощь специализирована с точки зрения ситуации.
Совершенствование интерфейса СППР определяется успехами в развитии каждой из трех указанных компонент. Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространенными являются следующие формы диалога: режимы запросно-ответный и командный, режимы, меню и заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки.
Интерфейс СППР должен обладать следующими возможностями:
• манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе решения по выбору пользователя;
• передавать данные системе различными способами;
• получать данные от различных устройств системы в различном формате;
• гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.
Эксплуатационные требования к СППР с позиций пользователя:
1. СППР должны осуществлять помощь в принятии решений и быть особенно эффективными при решении неструктурированных и плохо структурированных задач. Имеются в виду задачи, при решении которых использование СЭОД, ИСУ и моделей исследования операций обычно не давало результатов.
2. СППР должны осуществлять помощь в принятии решений управленцами всех уровней, а также при координации решений, требующих участия нескольких уровней управления.
3. СППР должны осуществлять помощь в принятии как индивидуальных, так и коллективных решений. Здесь имеются в виду решения, ответственность в которых разделена между несколькими руководителями или внутри группы работников.
4. СППР должны осуществлять помощь на всех стадиях процесса принятия решений. Как будет показано ниже, если на стадиях изучения проблемы и сбора данных СППР оказывает лишь дополнительную помощь (главный вклад вносит использование ИСУ), то на всех последующих стадиях (кроме стадии принятия решения) помощь, оказываемая СППР, является превалирующей.
5. СППР, оказывая помощь при принятии различных решений, не может зависеть ни от одного из них.
6. Использовать СППР должно быть легко. Это обеспечивается высокой адаптивностью системы по отношению к виду задач, особенностям организационного окружения и пользователя, а также дружественным интерфейсом.
Первые три из указанных выше требований имеют отношение к типу задачи, решаемой лицом, принимающим решение. Остальные - связаны с типом оказываемой ему помощи.
Назначением систем автоматизации офиса (АО) является поддержание коммуникаций в организации в устной и письменной форме. При этом имеется в виду передача информации не только внутри фирмы, но и между работниками фирмы и внешним миром. Использование систем АО особенно привлекательно для группового решения проблем. Принципиальная структура системы АО имеет вид, представленный на рис. 3.7.
Рис.3.7.
Поскольку системы АО не содержат в своем составе устройств, связанных с обработкой данных, они используют базу данных исключительно в целях получения доступа к данным. База данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, изображенной внизу модели (также как СЭОД).
Так, например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Информация, содержащаяся в базе данных, поступает на вход компьютерных приложений АО таких, как текстовые процессоры, электронная почта и компьютерные конференции.
Структура системы АО также отражает использование некомпьютерных приложений АО таких, как видео - и аудио конференции.
Наибольший интерес среди компьютерных ИС представляют собой основанные на последних разработках в области искусственного интеллекта экспертные системы (ЭС). На рис. 3.8 представлена структура ЭС.
Структура ЭС включает в себя четыре основных элемента. Интерфейс пользователя обеспечивает пользователю возможность вести диалог с системой. База знаний накапливает знания о проблеме, которую предполагается решить. Интерпретатор предназначен для обработки знаний, содержащихся в базе знаний. Эксперт и системный аналитик используют модуль создания системы для её разработки.
Рис.3.8. – Структура экспертной системы
ЭС и СППР сходны в том смысле, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако они имеют два существенных различия. Первое из них связано с тем, что решение проблемы в рамках СППР отражает уровень ее понимания менеджером и его возможности получить и осмыслить решение. ЭС, наоборот, предлагает менеджеру принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие ЭС от СППР выражается в способности ЭС пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Различают объяснения:
• выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от ЭС объяснения своих действий;
• решения проблемы. После получения результата решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено.
Следовательно, ЭС представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области зна