ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

ТЕМА 4

Вопросы:

1. Бухгалтерские документы, их назначение и классификация

2. Инвентаризация и ее значение

 

1.

Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организа­цией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хо­зяйственной операции, составленный в момент ее совершения или не­посредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполните­лем совместно с другими участниками операции.

Первичный учетный документ в обязательном порядке должен запол­няться в момент совершения операции, а если это не представляется воз­можным, — непосредственно после ее совершения. Он должен запол­няться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверж­даться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалте­ром и утверждается руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, свя­занные с поступлением или выплатой денежных средств, подписывают­ся руководителем организации и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются они обычно в не­скольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.

К первичным учетным документам предъявляются определенные тре­бования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование, номер, дату и место его составления;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показа­телях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной опе­рации и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы об­работки данных в первичные учетные документы могут включаться до­полнительные реквизиты.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допуска­ются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачер­кивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих докумен­тов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным при­знакам: по назначению, порядку составления, способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по поряд­ку заполнения (рис. 6.1).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распоря­дительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются до­кументы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете (инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом, акт на оприходование приплода животных). Документы бухгалтерского оформления со­ставляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распо­рядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтер­ском учете (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и рас­пределения амортизационных расходов). Комбинированными называются документы, которые сочетают функции распорядительных и оправдатель­ных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, который в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет, кото­рый содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтвержда­ющие их документы, а также указание, на какие счета необходимо их отнести).

 

По порядку формирования документы бывают первичными и свод­ными. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в мо­мент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Сводные документы оформляются на ос­новании первичных учетных документов. К таким документам относят: отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработке птицы и выходе продукции.

По способу составления и использования первичные документы под­разделяются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отра­жения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. На­пример, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платеж­ные платеж­ные поручения. Накопительные документы используют для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определен­ное время (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подво­дятся итоги по соответствующим показателям. Например, путевой лист трактора, учетный лист тракториста-машиниста, наряд на сдельную работу.

По статусу в системе информационного обеспечения различают простые документы и документы (бланки) строгой отчетности. Простые документы - первичные учетные документы, на которые распространяет­ся общепринятый порядок составления, заполнения и документооборота.

Документы (бланки) строгой отчетности формируют особый пере­чень форм документов.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и доку­ментов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имею­щих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям. К таким документам относят, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инс­пекции и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расход­ной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть про­нумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуального предприни­мателя). Списание уничтоженных бланков строгой отчетности произво­дится на основании акта.

По оформлению однородных операций различа­ют унифицированные и специализированные документы. Унифицирован­ные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, ведомственные — постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия и другими и представленные ими в виде альбомов унифи­цированных форм первичных документов. Унифицированные документы предназначены для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особеннос­тями. Среди унифицированных документов различают приходные кассо­вые ордера, расходные кассовые ордера, кассовые книги, платежные пору­чения и т.п. Данные формы документов обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории Республики Беларусь. Унификация до­кументов осуществляется одновременно с их стандартизацией, т.е. разра­боткой одинаковых размеров их бланков. Это способствует сокращению расхода бумаги на их изготовление, упрощает отработку и хранение.

К специализированным документам относят документы накопитель­ного характера: накопительная ведомость учета работы грузового авто­транспорта, ведомость распределения общепроизводственных (общехо­зяйственных) расходов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внеш­ние. Внутренние составляются в организации для отражения внутренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы со­ставляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По экономическому содержанию документы подразделяются на мате­риальные, денежные и расчетные. Материальные документы предназна­чены для отражения операций по наличию и движению средств и предме­тов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные доку­менты используют для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции (чеки, выписки банка, обли­гации, сберегательные сертификаты). Расчетные документы предназна­чены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и фи­зическими лицами (платежное поручение, авансовый отчет).

По количеству учетных позиций документы подразделяют на одно-позиционные и многопозиционные. Документы, в которых регистриру­ются операции одной позиции (приход или расход одного вида продук­ции), называются однопозиционными.

Документы, в которых отражаются операции нескольких видов объектов, называются многопозиционными (многострочными).

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лиц, участвующих в совершении опера­ции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неого­воренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правиль­ности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также пра­вильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу заключается в установлении законнос­ти и экономической целесообразности зафиксированной в документе хо­зяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в доку­ментах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской об­работке (группировке, таксировке и контировке). Группировка — это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка — перевод натуральных показа­телей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной опера­ции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производит­ся их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы — путем их перечеркивания.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве.

Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь только органами, которым предостав­лены такие полномочия (дознания и предварительного следствия, про­куратурой, судами, органами налоговыми и финансовых расследова­ний) на основании их постановлений.

Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с них ко­пии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия. Изъя­тие документов оформляются актом с указанием даты изъятия.

Работу по составлению графика документооборота организует глав­ный бухгалтер. В его функции входит разработка правил документообо­рота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Документооборотом называется движе­ние документов от момента их составления или получения от других орга­низаций до передачи в архив. В каждой организации он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименования всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует, как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вруча­ется выписка из графика документооборота (табл. 6.1).

С помощью графика документооборота главный бухгалтер осуществ­ляет контроль за составлением и сроками прохождения первичных свод­ных документов между структурными подразделениями и поступления их в бухгалтерию.

Обеспечение сохранности документов отчетности, а также докумен­тооборота возложено на руководство организации.

 

2.

 

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка активов и обязательств.

Инвентаризация — способ определения фактического наличия иму­щества (активов) и обязательств (пассивов) путем сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Основными принципами инвентаризационной работы являются:

полнота, точность и своевременность отражения фактического нали­чия и состояния ценностей;

правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и их отражение в учете.

В зависимости от признаков и причин, по которым проводится ин­вентаризация, различают следующие ее виды: плановую и внеплановую, сплошную и вы­борочную, полную и частичную, текущие и перманентные, комплексные и темати­ческие и др.

Порядок проведения плановых инвентаризаций (количество инвен­таризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и. т.д.) определяется ру­ководителем организации, а также если их проведение является обяза­тельным согласно законодательству (например, перед составлением го­довой бухгалтерской отчетности организации и т.д.)

Внеплановые инвентаризации (их проведение не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной орга­низации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудитора­ми аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др. Они проводятся внезапно, сроки их поведения не должны быть известны ма­териально-ответственным лицам.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д. в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергаются денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-произ­водственных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выбо­рочные инвентаризации используют при осмотре объектов фактически выполненных работ для выявления их реальности, установления сохран­ности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвен­таризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют со­кратить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют бе­зусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не по­зволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необхо­димо проводить сплошную инвентаризацию.

Полная инвентаризация - это проверка в натуре всех активов как при­надлежащих организации, так и принятых на ответственное хранение, в переработку, а также всех прав и обязательств. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического объекта. Ее называют годовой (обязательной) инвента­ризацией.

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов, например инвентаризация мате­риалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответ­ствии с внутренним планом работы в течение календарного года по от­дельным видам имущества на разные даты.

По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:

• выявление фактического наличия товарно-материальных ценнос­тей и денежных средств путем составления инвентаризационных опи­сей, актов сверки расчетов;

• проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и правильности заключения с ними договора о материальной ответ­ственности;

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и де­нежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, т.е. контроль за работой материально-ответствен­ных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возмож­ные недостачи и растраты;

• выявление товарно-материальных ценностей, частично утративших свое первоначальное качество, а также не соответствующих своим по­требительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;

• проверка соблюдения лимитов и выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

• изучение запасов товарно-материальных ценностей по ассортименту;

• проверка соблюдения правил хранения товарно-материальных цен­ностей и денежных средств;

• установление состояния складского хозяйства и весового измери­тельного оборудования.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче активов государственной унитарной организации в аренду, их купле-продаже;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене руководителя организации и(или) материально-ответ­ственных лиц;

• при выявлении фактов хищения и(или) порчи активов;

• в случае возникновения непреодолимых сил, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организа­циях создается специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:

• руководитель организации или его заместитель (председатель ра­бочего органа по проведению инвентаризации);

• главные специалисты по отраслям и производствам;

• руководители структурных подразделений;

• главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом;

• представители внутреннего аудита, независимые аудиторские орга­низации.

Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распре­деляются по группам, за которыми распределяются объекты инвента­ризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны:

• за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентариза­цию соответствующих объектов;

• проинструктировать о порядке ее проведения, оформления резуль­татов и обеспечить соответствующей документацией.

Материально-ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию отчеты о движении продуктов и материалов, скота и птицы на ферме, денежных средств, ценных бумаг с приложением всех первич­ных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на (дату)». После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу инвента­ризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие матери­альные ценности сданы в бухгалтерию и неоприходованных или списан­ных в расход ценностей нет.

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответствен­ному лицу, на хранении у которого это имущество находится. Определя­ют фактическое наличие материальных ценностей путем их взвешива­ния, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записы­вают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму.

Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. Используются шариковые ручки или чернила, писать следует четко и ясно, не допускаются незаполненные строки. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью вы­водится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, запи­санных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены. Под­чистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Ис­правления в инвентаризационные описи можно вносить только коррек­турным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответ­ственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. В описи материально-ответственное лицо дает расписку, под­тверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об от­сутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии пере­численного в описи имущества на ответственное хранение. При инвента­ризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождени­ям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На ос­новании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерско­го учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического нали­чия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следую­щем порядке:

• излишки активов в соответствии с решением руководителя орга­низации приходуются по рыночной стоимости на дату проведения ин­вентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на увели­чение доходов (источников финансирования);

• недостача активов и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республи­ки Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации спи­сывается на увеличение расходов;

• недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации, покрыва­ется за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженнос­ти, по которым срок исковой давности истек, списываются на увеличе­ние расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на уве­личение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.