План лекции
Основные особенности письменной речи.
Принципы аннотирования и реферирования научно-технической литературы.
Составление частных и деловых писем, резюме, заявлений
Основные особенности письменной речи.
Важнейшим источником научной информации и средством передачи ее в пространстве и времени служит научный документ. По форме книги, журналы, статьи и т.д. относятся к письменным научным документам. Они могут быть первичными и вторичными.
К первичным документам относятся монографии, сборники, материалы научных конгрессов, конференций, симпозиумов и т.п., учебники и руководства, журналы, статьи, газеты и др. издания.
Реферат и аннотация относятся к вторичным документальным источникам научной информации. Это те документы, в которых сообщаются сведения о первичных документах, преобразование информации заключается в процессе изучения каждого первичного документа или определенной совокупности их (например, сборника статей) и подготовке информации, отражающей наиболее существенные элементы этих документов (текстов).
На основе использования вторичных документов комплектуются информативные издания: реферативные журналы, справочная литература, научные переводы и др. Рефераты и аннотации составляют основное содержание реферативных журналов.
Требования к составлению аннотации и реферата связаны с различным назначением этих документов. Аннотация служит только для осведомления о существовании документа определенного содержания и характера, в реферате же излагается содержание документа с характеристикой методов исследования, с фактическими данными и итогами работы. В аннотировании основное заключается в умении лаконично обобщить содержание документа, реферирование же предполагает владение мастерством сокращения текста первичного документа.
Реферат, как правило, включает библиографическое описание - совокупность сведений о произведении печати (его части или группе документов), дающих возможность получить представление о его содержании, читательском назначении, объеме, справочном аппарате и т.д. Основные элементы библиографического описания: заглавие (основное, параллельное); сведения об авторстве (об индивидуальном авторе или коллективных); выходные данные: место издания, т.е. город, в котором находится издательство или издающая организация, указываются в полной форме, за исключением городов в сокращении, например. N.Y. (New York); наименование издательства или издающей организации; год издания. Другие элементы (факультативные): количество страниц, наличие иллюстраций и некоторые другие данные.
Библиографическое описание статей на иностранном языке состоит из: заглавия на русском языке; фамилии и инициалов автора (авторов); заглавия и сведений о журнале или книге на языке первичного документа; в скобках на русском языке указывается язык, на котором опубликован документ.
Заглавие реферата может быть представлено в двух вариантах:
а) заглавием реферата служит точный перевод на русский язык заголовка первичного документа, опубликованного на английском языке, например:
Национальная информационная система по физике. Koch H.W. A national information system for physics. "Phys. Today", 1968, No. 4 (англ.); б) заглавием реферата является смысловой перевод заголовка первичного документа, если этот заголовок неточно или недостаточно полно отражает основное содержание документа. В этом случае заглавие реферата выносится в квадратные скобки. Например: [О месте информации среди социальных наук и о причинах, препятствующих ее развитию] Batten W.E. We know the enemy - do we know our friends? "Libr. J.", 1968, No. 5 (англ.).
Такое заглавие реферата рекомендуется составлять после того, как полностью уяснена сущность первичного документа и составлен реферат.
Термины. В реферате должна быть использована научная терминология, принятая в литературе по данной отрасли науки и техники. Не следует употреблять иностранные термины, если имеются равнозначные русские.
Формулы. Формулы в тексте реферата следует приводить в следующих случаях:
а) когда без них невозможно составление текста реферата;
б) когда формулы выражают итоги работы, изложенной в первичном документе;
в) когда формулы существенно облегчают понимание содержания первичного документа.
Единицы измерения переводятся в «Международную систему единиц (СИ)». При необходимости в тексте реферата разрешается приводить (в круглых скобках рядом с измерениями в единицах «СИ») значения величин в системе единиц, использованной в первичном документе.
Иллюстрации и таблицы. Иллюстрации (чертежи, карты, схемы, диаграммы, фотографии) и таблицы могут быть включены в реферат полностью или частично, если они отражают основное содержание первичного документа и способствуют сокращению текста реферата.
Фамилии в тексте реферата, как правило, рекомендуется приводить на английском языке. Фамилии хорошо известных в России иностранных ученых следует писать в русской транскрипции, например, закон Бойля - Мариотта.
Географические названия даются в русской транскрипции в соответствии с последним изданием «Атласа мира». В случае отсутствия в указателе к «Атласу мира» русской транскрипции названий, упомянутых в реферате, они приводятся на языке оригинала.
Название страны следует давать с учетом установленных сокращений, например: США и т.д.
Названия фирм, учреждений, организаций даются в оригинальном написании. После названия в круглых скобках указывается страна. Например: Lakheed (США).
Ссылки в тексте реферата на другие работы даются в следующих случаях:
а) когда в первичном документе обсуждается содержание другого документа;
б) когда первичный документ является продолжением ранее опубликованного документа.
Ссылки в тексте документа ставятся в круглые скобки.
В заключение следует отметить, что аннотация, реферат и рецензия относятся к типам библиографического описания. Наиболее распространенным типом является аннотация. Аннотированная библиография помогает читателям ориентироваться в имеющейся литературе и оказываетсущественную помощь в ее выборе.
Принципы аннотирования и реферирования научно-технической литературы.
Реферирование (precis [preisi] или review [rivju]) -это краткое изложение печатного произведения с фиксированием основных положений. Цели реферата и аннотации различны.
Цель реферата - сообщить в сжатом виде всю информацию оригинала. Это самостоятельное произведение, построенное на законах смысловой компрессии текста. Реферат также рассматривается как эффективный способ обучения чтению и извлечению информации из текста, а также контроля прочитанного.
Цель аннотации - дать представление о теме первоисточника; облегчить поиск необходимой информации по заданной теме.
Отличие:
1.Текст реферата составляется из материала подлинника, только в редуцированном варианте. Текст аннотации составляется своими словами. 2.Реферат объективен. Аннотация может допускать субъективизм и использовать оценочные выражения. З.По объему реферат больше аннотации. Количество предложений в информативном (т.е. полном) реферате соответствует количеству абзацев в оригинале.
В индикативном реферате количество предложений сокращается в два раза путем исключения малоинформативных смысловых кусков и объединения ключевых фрагментов.
Сходство:
И аннотация и реферат имеют две разновидности: информативную и индикативную. Информативная аннотация состоит из 3-4 предложений (как ииндикативный реферат). Индикативная аннотация состоит из одного предложения.
АННОТИРОВАНИЕ
Это процесс свертывания информации с очень большим уменьшением по отношению к оригиналу.
Аннотации по содержанию и целевому назначению могут быть справочные, раскрывающие тематику документов и сообщающие какие-либо сведения о нем, но не дающие его критической оценки, и рекомендательные, содержащие оценку документа с точки зрения его пригодности для определенной категории читателей.
По охвату содержания аннотированного документа и читательского назначения различают аннотации общие (описательные), характеризующие документ в целом и рассчитанные на широкий круг читателей, и специализированные, раскрывающие документ лишь в определенных аспектах, интересующих узкого специалиста. Наибольший интерес представляют рекомендательные и специализированные аннотации. Они могут быть совсем краткими, состоящими из нескольких слов или небольших фраз, и развернутыми, но и в этом случае, в отличие от реферата, дают в сжатой форме лишь самые основные положения и выводы документов.
В аннотации указываются лишь существенные признаки содержания документа, т.е. те, которые позволяют выявить его научное и практическое значение и новизну, отличить его от других, близких к нему по тематике и целевому назначению.
При составлении аннотации не следует пересказывать содержание документов (выводы, рекомендации, фактический материал). Следует свести к минимуму использование сложных оборотов, употребление личных и указательных местоимений. Аннотацию удобнее всего писать по следующему плану: 1. Тема текста. 2. Основные моменты содержания. Подтемы (обычно от одной до трех). 3. Главная мысль текста (или вывод).
Содержание описательной аннотации. Описательная аннотация состоит из трех частей:
Вводная часть (выходные данные: автор, название работы на иностранном языке, номер и год издания для журнала; название фирмы для патентов и каталогов; название издательства для книг; количество страниц, таблиц, рисунков, ссылок на использованную литературу, на каком языке написана работа).
Описательная часть включает перечень наиболее
характерных положений по содержанию работы.
Заключительная часть включает общий вывод, сделанный на основе вывода автора работы, или указание на один какой-то вопрос, которому в работе уделено особое внимание, а также рекомендацию, кому
данная работа предназначается для ознакомления и изучения.
Требования к аннотациям
К аннотациям предъявляются следующие требования: 1)лаконичность языка, т.е. использование простых предложений (глагол всегда в настоящем времени в действительном или страдательном залоге. Модальные глаголы как правило отсутствуют); 2)строгая логическая структура текста аннотации; 3)обязательное введение в текст аннотации безличных конструкций и отдельных слов, например: «Речь идет о...» «Сообщается...», «Подробно описывается...», «Кратко рассматривается...», «Излагается....», «Комментируется...», «Особое внимание уделяется...» и др., с помощью которых происходит введение и описание текста оригинала;
4)избежание повторений в тексте аннотации;
5)точность в передаче заглавия оригинала, отдельных формулировок и определений;
6)использование общепринятых сокращений слов, таких как: т.е., и т.д., и т.п. и др;
7)единство терминов и обозначений.
Текст аннотации должен быть максимально кратким, от 500 до 1000 печатных знаков.
Наиболее распространенные клише для составления аннотации делятся на три группы.
1. Клише, начинающие аннотацию и вводящие главную
тему:
1.Книга состоит из... The book consists of...
Статья содержит описание... The article (paper, book) describes...
Эта статья имеет дело с... The article (paper) deals with // The article (paper) is concerned with...
Предметом обсуждения является... The subject under discussion is...
Статья предназначена для... The article (paper) is intended for...
2. Основная мысль произведения выражается через клише:
Автор рассматривает The author examines...
Рассматриваются следующие вопросы... The following problems are examined...
Подчеркивается, что... It is stressed that...
Основная мысль текста... The main idea of the text is..
тор полагает, что... The author believes that...
Исследование в основном посвящено... The research is
focused on... (centers on)...
3. Клише, выражающие выводы автора:
В заключении говорится, что... In summery it is reported that...
В статье автор предлагает... In the article (paper) the author suggests...
В заключительной части автор рассматривает... In the
final part the author considers...
Дополнительные штампы аннотаций на английском и русском языках:
The article (paper, book, etc.) deals with... 1. Эта статья
(работа, книга и т.д.) касается...
As the title implies the article describes... 2. Согласно
названию, в статье описывается...
It is specially noted... 3. Особенно отмечается...
A mention should be made... 4. Упоминается...
It is spoken in detail... 5. Подробно описывается...
... are noted. 6. Упоминаются...
It is reported... 7. Сообщается...
The text gives a valuable information on... 8. Текст дает ценную информацию...
Much attention is given to... 9. Большое внимание уделяется...
The article is of great help to... 10. Эта статья окажет большую помощь...
The article is of interest to... И. Эта статья представляет интерес для...
It (the article) gives a detailed analysis of... 12. Она (статья) дает детальный (подробный) анализ...
It draws our attention to... 13. Она привлекает наше внимание...
The difference between the term and... should be stressed. 14. Следует подчеркнуть различие между терминами... и...
It should be stressed (emphasized) that...15. Следует подчеркнуть, что...
...is proposed. 16. Предлагается...
...are examined, 17. Проверяются (рассматриваются)...
... are discussed. 18. Обсуждаются...
An option permits... 19. Выбор позволяет...
The method proposed... 20.Предлагаемый метод...
Чтобы составить аннотацию статьи, нужно ознакомиться с ее заголовком, посмотреть подзаголовки, иллюстрации, таблицы, прочитать введение и заключение; достаточного одноразового просмотра статьи, т. е. просмотрового чтения. При этом следует иметь в виду, что конкретная тема научно-технического текста обычно излагается в первом или одном из начальных предложений введения и реже заключения.
РЕФЕРИРОВАНИЕ
Работа над рефератом
Реферат (от лат. refero - сообщаю) - краткое изложение в письменном виде или в форме публичного доклада содержания научного труда (трудов) литературы по теме. Среди многочисленных видов рефератов следует выделить специализированные рефераты, в которых изложение ориентировано на специалистов определенной области или какой-нибудь деятельности и учитывает их запросы.
Целевое назначение реферата разнообразно. Его функции следующие: а) реферат отвечает на вопрос, какая основная
информация заключена в реферированном документе;
б) дает описание первичного документа;
в) оповещает о выходе в свет и о наличие
соответствующих первичных документов;
г) является источником для получения справочных
данных.
При всем своем многообразии рефераты обладают некоторыми общими чертами. В реферате не используются доказательства, рассуждения и исторические экскурсы. Материал подается в форме консультации или описания фактов. Информация излагается точно, кратко, без искажений и субъективных оценок. Краткость достигается во многом за счет использования преимущественно терминологической лексики, а также применения нетекстовых средств лаконизации языка (таблиц, формул, иллюстраций).
Методика работы над рефератом состоит главным образом в отборе ключевых фрагментов. Понятие ключевого фрагмента прежде всего связано с термином «ключевое слово», пришедшее из информатики.
Ключевыми словами могут быть основные, стержневые слова и словосочетания, составляющие основу любой информации, любого научного или научно-технического документа. Основными чертами ключевых слов является их номинативность (это существительные или
словосочетания, группирующиеся вокруг существительного), воспроизводимость (эти слова не создаются автором текста, но используются как готовые компоненты текста), постоянство значения и непроницаемость (ключевые сочетания не допускают расширения за счет введения в них новых элементов).
Логика изложения в реферате часто не совпадает с логикой изложения материала в первоисточнике. Реферат - это самостоятельный текст со своей собственной логикой изложения. Он строится на материале ключевых
фрагментов. Некоторые из них заимствуются из оригинала без изменений. Использование того или иного предложения или словосочетания может повлечь за собой его трансформацию. В связи с этим требуется введение
ряда связующих переходных элементов, позволяющих обеспечить связность нового текста. Они не заимствуются из оригинала и лишь дают возможность объединить заимствованные фрагменты в целостное произведение. При
составлении реферата самое широкое применение находят все виды языковых трансформаций, таких как перифразирование (перифраз), обобщение, абстрагирование.
Содержание реферата:
1) библиографическое описание первичного документа (название публикации, автор, издающая организация, год № (место издания), количество страниц, рисунков, таблиц, ссылок на литературу, язык);
2) собственно реферативная часть (текст реферата);
3) методология и оборудование;
4) последовательное изложение содержания со ссылками на иллюстрации, выводами формул;
5) результаты исследований.
Заглавие реферата не должно повторяться в тексте. Как и в аннотации следует избегать лишних фраз.
В рефераты произведений чисто технического характера включаются краткие описания и основные технические данные, характеризующие: организацию работ, технологические процессы, конструкции машин, приборов, оборудования и т.д. В текст вводятся необходимые цифровые данные.
В рефератах научных материалов указывается назначение работы, если его нельзя уловить из заглавия, излагаются основные положения теории, описываются методика и техника исследования, примененная аппаратура, приводятся наиболее значительные результаты работы и выводы. Если речь идет о чем-то новом, это отмечается во вводной фразе.
Включение таблиц в рефераты допускается только в крайнем случае в виде выдержек из них.
Рекомендуется делать перевод названия только после того, как сделан реферат и когда полностью уяснена сущность работы. При переводе названия разрешается вставлять дополнительные русские слова, т.к. не всегда можно перевести нужное слово адекватно.
Объем реферата зависит от значимости реферируемого материала, в среднем 1/8, или 10-15% объема реферируемой статьи. При необходимости объем может быть больше указанного.
Как работать над рефератом
Для составления реферата необходимо просмотреть статью минимум два раза: первый раз - ознакомиться со структурой и темой статьи (по заголовкам, подзаголовкам, иллюстрациям); во второй - выделить (фиксация) основные моменты, главные положения, отрывки, абзацы.
Порядок работы:
1) просмотр текста с целью ознакомления с его содержанием и суждения о необходимости дальнейшей обработки;
2) просмотр графических изображений (рисунков чертежей, таблиц) с целью уточнить понятое при
чтении текста;
3) выделение абзацев, содержащих информацию, которая подтверждает, раскрывает и уточняет заглавие текста;
4) чтение абзацев, выделенных при просмотре текста;
5) лексико-грамматический анализ и перевод непонятных предложений;
6) трансформация сложных синтаксических конструкций и замена их простыми;
7) составление плана реферата;
8) обобщение разрозненных сведений и нанизывание их
в единый связный текст;
9) редактирование полученной информации;
10) фиксирование сокращенной информации оригинала
в форме реферата.
Также как и при аннотировании конкретная тема реферируемого научно-технического текста обычно излагается в первом или одном из начальных предложений введения и, реже, заключения.
Составление деловых писем, резюме, заявлений.
С интенсивным развитием предпринимательской деятельности в последнее время в нашей стране и созданием совместных предприятий растет число внешнеэкономических и научно-технических связей с фирмами зарубежных стран. Любая форма делового сотрудничества предполагает постоянный обмен информацией. Несмотря на внедрение и развитие таких средств коммуникации, как телефакс, телекс, электронная почта, самым доступным и надежным средством общения продолжает оставаться письмо. Переписка с деловым партнером является важной частью любого бизнеса. Необходимость написать письмо возникает постоянно - будь то при заключении выгодной сделки и устройстве на работу или поздравлении с юбилеем компании. Поскольку английский язык является общепринятым языком делового общения, особый интерес для офисных работников представляет письмо на английском языке. В Великобритании и США существуют определенные традиции оформления и написания письма, в том числе делового. Очень важно правильно составить и оформить деловое письмо, так как именно по нему у адресата складывается впечатление о Вас, как о деловом партнере. Грамотно составленное письмо является залогом успеха в бизнесе.
Структура делового письма
Business Letter Structure
1. Шапка письменного бланка для делового письма
The Notepaper
Как правило, шапка фирменного бланка изготавливается на писчей бумаге типографским способом или закладывается в компьютер и воспроизводится при печати. В ней должны быть обязательно указаны название компании, ее полный адрес, номера телефонов, факса, телекса и адрес электронной почты. Здесь же должны быть отражены регистрационный номер фирмы и фамилия руководителя компании.
2. Адресат или лицо, которому адресовано письмо
The Addressee
Если письмо направляется частному лицу, являющемуся сотрудником конкретной организации, то ссылка на него обязательна. Фамилию адресата нужно указать как на конверте, так и в письме. В письме фамилию обязательно обозначают в начале адреса в левом углу, отступив примерно пять строк от верхнего края страницы.
Как видно из примеров, сначала указывается титулу затем имя, потом фамилия. Обратите внимание на то, что точка ставится после сокращенной формы титула в американском варианте английского языка, а в британском она отсутствует.
Имя адресата и следующий за ним адрес выглядят примерно так
Т.М. White
Grey, Black & White
Solicitors
265 High Holborn
London WC1H 8BA
United Kingdom
В случае, если вы не указываете имени адресата, то следует обязательно обозначить его должность в компании и далее указать полный адрес компании:
The Manager
Devonshire Bank
12 Market Street
Henton GV22 6DE
United Kingdom
Как видно из приведенных выше примеров, адрес состоит из следующих последовательных компонентов:
1. Титул и имя адресата.
2. Должность в компании (если необходимо).
3. Номер или название дома и название улицы.
4. Название города, поселка или деревни.
5. Почтовое управление (прописными буквами).
6. Название графства (или его сокращенное название).
7. Почтовый индекс (прописными буквами, без знаков препинания).
Автор письма
The Letter Writer
Имя автора письма и его адрес указываются в правом верхнем углу страницы.
| 1 Delfield Gardens Caddington Luton LU1 4ES Beds B. Richardson |
Обратите внимание на то, что имя автора указывается после адреса.
Дата
The Date
В английском языке приняты два вида обозначений даты, различающиеся последовательностью компонентов} месяц - число - год или число - месяц - год. Имейте в виду, что перед указанием года запятую можно поставить, а можно и опустить:
March 8th 1986 8th March 1986
March 8th, 1986 8th March, 1986
В настоящее время более распространено обозначение числа без букв th, кроме того, возможно употребление названия месяца в сокращенной форме:
March 8, 1986 8 March, 1986
Sept. 15th 1997 18 Nov. 1995
Число также обозначается цифрами.
Обозначение же цифрами всей даты может внести путаницу, так как последовательность ее компонентов различна в британском и американском вариантах английского языка. Сравните следующие примеры:
8.3.85 = 8 March 1985 (в британском варианте английского языка)
8.3.85 = 3 August 1985 (в американском варианте английского языка)
Следует помнить, что в американском варианте английского языка принята следующая последовательность компонентов: месяц - число – год.
Ссылка
The Reference
Перед отправлением письмо обычно регистрируется в соответствии с принятыми в офисе стандартами. Чаще всего письму присваивается так называемый «исходящий номер». Ссылка может также состоять из букв, обозначающих инициалы лица, подписывающего письмо, или секретаря. Например, JAS/DS - John Anthony Stevens/Dorothy Singleton. Ссылка на исходящий номер делового документа или другая ссылка, используемая для регистрации писем, необходима для систематизации исходящей корреспонденции. Единого мнения, однако, по поводу обязательности такой ссылки в деловом письме нет.
Обращение или приветствие
The Salutation
Собственно текст письма, как правило, начинается с обращения к адресату типа: Dear Sir, Dear Mrs Jones, за исключением открыток, мемо, пригласительных карточек и ответов на приглашения, в которых обращение отсутствует. Степень формальности обращения зависит от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом. Обращаясь к адресату в первый раз, следует быть крайне внимательным к формулировкам и постараться выбрать золотую середину между чрезмерной формальностью и фамильярностью.
При составлении делового письма на английском языке лучше придерживаться сложившихся норм. Если письмо начинается с обращений Dear Sir(s) или Dear Madam, его лучше закончить фразой Yours faithfully. Если Вы начинаете письмо с фамилии и титула Dear Mrs Jones, его следует завершить фразой Yours sincerely или менее формально формулой вежливости Yours. Обращаясь к другу, можно написать Dear John и закончить письмо формулой See you/Love Обращения Dear Sir(s) или Dear Madam используются в тех случаях, когда Вы не знаете имени адресат или пишете очень формальное письмо. Если, например Вы прочли объявление о рабочей вакансии в газете, только не начинайте письмо словами Dear Personnel Managed даже если Вы не знаете имени менеджера по персоналу, - это не корректно.
Иногда имя и фамилия адресата указываются полностью, а его титул опускается. Предпочтительнее, однако, все-таки указывать титул адресата, так как некоторые люди ожидают, что к ним обратятся формально, особенно если они старше Вас на 30 или 40 лет.
Имейте в виду, что в письмах к членам королевской семьи, пэрам, лицам духовного звания и государственным чиновникам используются особые формы обращения.
Обращение располагается слева под адресом, от которого делается отступ, по меньшей мере, в две строки. В Великобритании в деловой переписке более принято совокупное обращение к компании типа Dear Sir, чем обращение к какому-либо конкретному лицу. В британском варианте языка после обращения обычно ставится запятая: Dear Sir, хотя в последние годы в деловой корреспонденции наблюдается тенденция к исключению пунктуации: Dear Sir (). В американском варианте английского языка принято обращение Gentlemen:. Как видно из примера, у американцев принято ставить двоеточие.
Формула вежливости, или комплиментарная концовка
The Complimentary Close
Фраза, завершающая письмо, называется формулой вежливости, или комплиментарной концовкой. Существует целый ряд таких концовок, каждая из которых, как правило, употребляется в конкретной ситуации.
В формальных письмах чаще всего встречается фраза Yours faithfully. Концовка Yours sincerely используетсяпри обращении к корреспонденту, которого вы встречали и с которым уже разговаривали. Концовка Yours truly в настоящее время выходит из употребления. Your obedient servant используется при обращении к людям определенного ранга. В менее формальных ситуациях используются другие выражения. Концовка Sincerely употребляется в формальном письме другу, а фраза Regards - в записке к соседу, родственнику или близкому коллеге. Концовку With kind regards можно встретить в письме соседу, близкому коллеге; With best wishes употребляется как в выше указанных приветствиях, но в особых случаях. Закончить письмо словами With love, All my love, Love from, Ever yours можно, обращаясь к близкому родственнику, близкому другу или подруге.
Заголовок письма
The Letter Heading
Большинство деловых писем в английском языке следует начинать с заголовка, подчеркнутого или выделенного. Заголовок должен отражать тему, содержание письма и состоять из двух или трех слов, не более. Перед заголовком часто используется сокращение Re: (Reference, т. е. касательно).
Текст письма
The Body Text
Деловое письмо должно быть кратким и состоять из трех частей: вступления, основной части и заключения.
В первом абзаце следует сообщить, почему Вы обращаетесь с письмом, в последующих абзацах, как правило, Развивается идея письма, а в заключительном абзаце подводится итог или делается вывод. В случае если Вам необходимо дать подробную информацию, но какому-либо вопросу, лучше сделать это на отдельном листе с подходящим заглавием, обозначив его как приложение.
Грамматические сокращения типа I'm, don't, we'v в деловых письмах недопустимы. Все указанные и подобные им слова нужно писать полностью.
Фамилия и подпись
The Surname & the Signature
Как правило, в Великобритании и США подписывает письмо то лицо, которое его составило или продиктовало. Однако, поскольку подписи чаще всего бывают неразборчивы, фамилию автора письма принято печатать. А для того, чтобы адресату было ясно служебное положение лица, вступившего с ним в переписку, укажите свою должность под фамилией:
Dr John Brown Managing Director
Иногда автор письма не имеет возможности его подписать; в таких случаях ответственность ложится на лицо напечатавшее письмо. Тогда перед подписью ставится обозначение рр (per procurationem = for and on behalf of = по доверенности):
pp Jane Robinson Dr John Brown Managing Director
Приложение
The Enclosures
Если имеется приложение, то в конце письма делается соответствующая пометка: Enc(s). - Enclosure(s) и указывается количество страниц.
Копия
The Copy
Нередки случаи, когда автор письма хочет, в порядке информации, ознакомить с ним определенное лицо. Для того, чтобы об этом знал и адресат, в нижней части письма ставят пометку ее.: Dr В. Brown (cc.- carbon copy), которая имеет также целью проинформировать значительный круг лиц или служб о существовании этого документа. Пометка bc. - blind copy ставится, если автор хочет отправить письмо каким-либо лицам, но они не упоминаются в письме. В подобных случаях данная пометка обязательна.
Постскриптум
Postscriptum
Этот раздел документа служит для того, чтобы можно было включить информацию, которая выпала из поля зрения при написании основной части письма. Правда, благодаря возможностям компьютера, такая необходимость возникает гораздо реже, соответственно, PS в конце письма встречается не так часто.
Продолжение письма на других страницах
The Continuation
Если письмо занимает несколько страниц, то для того, чтобы дать об этом знать, в нижней части каждой страницы ставится любая из следующих пометок: РТО, MORE, Continues, или порядковый номер страницы.
Иностранцам, изучающим деловую корреспонденцию на английском языке, следует обратить внимание на различие стилей писем американского и британского вариантов. Разумеется, между ними больше сходства, чем различия: так, американцы не испытывают трудностей при чтении британских деловых писем, и наоборот. Поэтому для ведения переписки лучше хорошо владеть одним из стилей и следовать ему, чем смешивать разные стили. Следует заметить, что деловые письма на английском языке пишутся не только американцами и британцами, но и представителями других народов мира, использующих его как язык между народного общения.
Любое деловое письмо состоит из следующих обязательных компонентов:
1. Шапка бланка (The Notepaper)
2. Ссылка (The Reference)
3. Дата (The Date)
4. Адресат (The Addressee)
5. Обращение (The Salutation)
6. Текст письма (The Body Text)
7. Комплиментарная концовка (The Complimentary Close)
8. Фамилия и подпись (The Surname & the Signature)
Остальные компоненты, упомянутые выше, включаются в письмо по мере необходимости