Лекция 1
Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ) документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специальной службой – службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
На предприятиях с численностью персонала до 100 человек и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников.
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.
Основные задачи службы ДОУ:
1) Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
2) Осуществление методического руководства организацией работы с документами структурных подразделений предприятия;
3) обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
4) совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия:
Конституция РФ;
Гражданский кодекс РФ;
ФЗ от 28.08.1995г. №154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»;
ФЗ РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»;
Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.200 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской федерации»;
ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи»;
ФЗ от 27.12.2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»;
Закон РФ от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов РФ»;
Указ президента РФ «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента РФ, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства РФ;
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 г. №1009 с послед. Изменениями);
Распоряжение правительства РФ «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины»;
ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации»;
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССр 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г.);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. №37);
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. №299).
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях;
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест по ДОУ;
нормами времени по выполнению работ по ДОУ;
документами планирования и отчетности;
должностными инструкциями персонала службы
Организационная структура службы ДОУ управления делами:
Обеспечение потребности в документированной информации министерств (ведомств) РФ и иных организаций предписывается возлагать на управления делами, в составе которых находятся:
1) Секретариат, включающий:
Приемная;
Секретариат министра;
Секретариаты заместителя министра;
Секретариат коллегии;
Протокольное бюро.
2) Инспекция при министре, включающая:
Канцелярия (бюро переписки);
Бюро учета и регистрации документов;
Экспедицию;
Машинописное бюро;
Копировально-множительное бюро;
Телетайпную.
3) Отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации).
4) Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств механизации и автоматизации) делопроизводственных процессов;
5) Центральный архив (архив).
Организационная структура отдела ДОУ государственного предприятия.
Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, высших учебных заведений, научно-исследовательских и проектных организаций предписывается возлагать на отделы ДОУ (канцелярии) в составе которых находятся:
Группа учета и регистрации;
Группа контроля;
Группа совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
Группа рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия;