1. Ознакомиться с деятельностью предприятия. Изучить предмет деятельности, организационную структуру и документооборот организации, познакомиться с работой ИТ-подразделения.
2. Построить модели AS-IS (в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3). Можно исправить замечания по моделям в курсовом проекте. Провести стоимостной анализ (АВС- Activity Based Costing). Создать организационных диаграммы, FEO, и диаграммы Swim Lane.
3. Построить модели TO-BE.
Результат работы оформить в виде отчета по производственной практике. В содержании отчета описать ход анализа предметной области, примеры диаграмм в соответствующих нотациях. Титульная страница отчета представлена в соответствующем файле.
Организация документооборота и исполнения документов.
8.1. Общие правила организации документооборота.
8.1.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации.
8.1.3. Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).
8.2. Прием, регистрация, отправка документов.
8.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.
8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе Увалобитиинского сельского поселения Саргатского района.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.
8.2.5. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело» (при её наличии).
8.2.6. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы «Дело» (при её наличии).
8.2.7. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
8.2.9. Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации, регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.
8.2.10. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
8.2.11. При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.
8.2.12. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 часов 30 минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются Главе Увалобитиинского сельского поселения Саргатского района. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.
8.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации Увалобитиинского сельского поселения.
8.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.
8.2.15. Рассылка документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы «Дело», в случае отсутствия системы «Дело» -нарочно или по электронной почте.
8.2.16. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Омской области, Законодательного Собрания Омской области, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе Увалобитиинского сельского поселения Саргатского района.
8.2.17. Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении в папке исходящей корреспонденции.
Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой Увалобитиинского сельского поселения Саргатского района, передаются исполнителем для хранения.
8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.
8.4. Архивом осуществляются:
сохранность документов, справочная работа по переданным документам,
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.