1. Определите, и кратко опишите этапы документационного обеспечения управления в России?
2. Выделите и зафиксируйте в тетради особенности приказного делопроизводства в России XVI-XVII веков.
3. Отразите в сообщении, суть реформы документирования управленческой деятельности, проведенной Петром I.
4. Раскройте особенности документационного обеспечения управлением и
делопроизводства в советский период.
5. Опишите структуру и назначение Единой государственной системы делопроизводства.
6. Составьте список и кратко раскройте содержание основных нормативных актов, регламентирующих работу служб документационного обеспечения управления.
7. Выделите профессиональные и личные качества, которые, на Ваш взгляд,
необходимы работнику службы документационного обеспечения.
8. Составьте перечень и укажите функции организационной документации, которая используется в управлении современными организациями.
9. Составьте перечень и укажите функции распорядительной документации, которая используется в управлении современными организациями.
10. Составьте перечень и укажите функции справочно-информационной документации, которая используется в управлении современными организациями.
11. Составьте кроссворд из известных Вам терминов документоведения.
12. Проведите анализ организационного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
13. Проведите анализ распорядительного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
14. Проведите анализ справочно-информационного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
15. Составьте и оформите один из организационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
16. Составьте и оформите один из организационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
17. Составьте и оформите один из справочно-информационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
18. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) входящей документации.
19. Проведите регистрацию двух-трех входящих документов на бумажном носителе.
20. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) исходящей
документации
21. Обработайте для отправки 2-3 исходящих документа. 22. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) внутренней документации.
23. Организуйте контроль исполнения 2-3 внутренних документов (приказов, распоряжений).
24. Составьте номенклатуру дел канцелярии организации.
25. Составьте номенклатуру дел финансового отдела организации.
26. Сформируйте личное дело работника организации.
27. Выделите и раскройте основные функции экспертной комиссии на основе
«Положения о постоянно действующей экспертной комиссии
учреждения, организации, предприятия».
28. Подготовьте резюме.
29. Составьте и оформите трудовой контракт.
30. Заполните личную карточку работника формы Т2.
31. Подготовьте приказ о переводе работника на другую работу.
32. Подготовьте приказ о поощрении работников.
33. Подготовьте приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
договора (контракта) с работником.
34. Заведите личное дело работника организации.
Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
Федеральные законы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1994.
3. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" № 24-ФЗ от 20.02.95.
4. ФЗ "Об электронной цифровой подписи" №1-ФЗ от 10.01.2002.
5. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДЛД; М., 2002.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения Росархив ВПИИДАД. - М, 2000.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.
Литература
Основная:
9. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 2-е изд., - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. - 288 с. (Серия «Высшее образование»).
10. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Академия, 2010.-223 с.
11. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Практикум - М.: Академия, 2011.
12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2009. – 384 с.
полнительная:
13. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. - М.: КноРус, 2007. - 248 с.
14. Березина Н.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2008.
15. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии. - Ростов н/Д.: «МарТ», 2010.
16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: 2009.
17. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, - М.: Издательство ПРИОР, 2009.
Периодические издания:
18. Стандарты и качество.
19. Справочник кадровика.
20. Кадровый менеджмент.
Информационные ресурсы
21. Консультант Плюс: специальная подборка правовых документов и учебных материалов для студентов юридических, финансовых и экономических специальностей, 2012.
22.https://portal.chuc.ru/Library/kurs_chuc_zem-umush_otnoshen.html
Приложения
Приложение 1
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Текст распорядительной части приказа начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Указывается исполнитель (наименование должности и Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения), предписываемое ему действие и срок исполнения.
2. Текст пункта оформляется аналогично. Если одному исполнителю предписывают несколько действий, то каждое выделяют в подпункт:
2.1. Действие и срок исполнения.
2.2. Действие и срок исполнения.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 2
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Текст констатирующей части приказа перепечатывается полностью
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Из распорядительной части приказа перепечатывают тот пункт, ради которого делают выписку.
Наименование должности - И.О.Фамилия
Верно
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
Приложение 3
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00-лс
Место составления
Заголовок к тексту
(с указанием Фамилии И.О.)
ПРИНЯТЬ: (УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.)
ФАМИЛИЯ Имя Отчество, описание действий, предпринимаемых в отношении сотрудника.
Основание: наименование, автор и дата документа, послужившего основанием для издания приказа.
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности Наименование должности
Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000 00.00.0000
С приказом ознакомлен
Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
Приложение 4
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (фамилии располагают в алфавитном порядке).
или (если присутствует более 15 человек)
20 человек (регистрационный лист прилагается).
Приглашенные: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (в наименование должности включается наименование организации) – в алфавитном порядке (оформляется только в случае наличия приглашенных).
Повестка дня:
1. О чем слушался вопрос. Указывается вид выступления, наименование должности и Фамилия И.О. докладчика, тема выступления.
2. Аналогично.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в родительном падеже) – Запись текста выступления или пишут фразу "Текст доклада прилагается".
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) – Запись текста выступления.
Фамилия И.О. – Запись текста выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Указывается исполнитель, предписываемое ему действие и срок исполнения.
1.2. Аналогично.
2. СЛУШАЛИ:
Текст протокола по второму вопросу повестки дня оформляется аналогично по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
Приложение 5
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Повестка дня:
2. Перепечатывается тот пункт повестки дня, ради которого делается выписка.
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. –Запись текста выступления или "Текст доклада прилагается".
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Перепечатывается текст пункта постановления.
2.2. Аналогично.
Председатель – И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия
Верно
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
Приложение 6
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ | Адресат |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Изложение фактов, послуживших поводом для составления докладной записки.
Выводы и предложения составителя докладной записки. Обязательно оформляются в новом абзаце, при необходимости могут быть оформлены с помощью перечисления.
Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 7
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ | Адресат |
СПРАВКА
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Служебные справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя своей организации для информирования о выполнении планов, заданий, поручений.
В тексте справки приводят конкретные данные; выводов и предложений не делают. При необходимости текст справки можно оформить в виде таблицы.
Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 8
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации | Адресат (может отсутствовать) |
СПРАВКА
00.00.0000 № 00
Фамилия Имя Отчество лица, которому выдается справка, и описание удостоверяемого юридического факта.
Если в документе не указан адресат, то в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления по месту требования».
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Печать
Приложение 9
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации | Адресат |
00.00.0000 № 00-00/000
На № 00-00/000 от 00.00.0000
Заголовок к тексту
Текст письма, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной.
В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.
В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части.
Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.
Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
000 00 00
Приложение 10
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Подпись И.О.Фамилия 00.00.0000 |
АКТ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Основание: наименование, автор, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта (печатается через один интервал).
Составлен комиссией в составе:
Председатель: наименование должности Фамилия И.О.
Члены комиссии: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (список членов комиссии пишут в алфавитном порядке их фамилий или в порядке субординации).
или
1. Наименование должности Фамилия И.О.
2. Наименование должности Фамилия И.О. и т.д.
Присутствовали: список присутствующих (если они есть) при составлении акта оформляют аналогично списку членов комиссии.
Текст основной части акта. Приводят описание проделанной комиссией работы, фиксируют установленные факты, приводят выводы и предложения комиссии.
В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.
Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Присутствовали Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Приложение 11
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Передал – должность Фамилия тел.000 00 00 | Адресат Принял – должность Фамилия тел.000 00 00 |
ТЕЛЕФОНОГРАММА Время передачи: 00 час. 00 мин.
00.00.0000 № 00
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов. Следует избегать употребления труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 12
Форма журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления | Входящий номер | Корреспондент, дата и регистрационный номер документа | Краткое содержание | Резолюция или кому передан документ | Подпись исполнителя | Отметка об исполнении |
Форма журнала регистрации исходящих документов
| Дата | Регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
Форма журнала регистрации внутренних документов
| Дата | Регистрационный номер | Кто подписал | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
Приложение 13
Лицевая сторона карточки
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата поступления и входящий номер документа | Дата и регистрационный номер документа |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому передан документ | |
| Отметка об исполнении |
Оборотная сторона карточки
| Срок исполнения | ||
| Контрольные отметки | ||
| Фонд № | Опись № | Дело № |
Приложение 14
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции.
2. Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.
3. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора.
4. Ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения.
5. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.
6. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.
7. Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.
8. Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.
9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов Федерации – в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях – безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
10. Консультация письменная по вопросам использования машин – не позднее чем через 10 дней по получении запроса.
11. Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.
12. Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.
13. Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин – в 10-дневный срок.
14. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.
15. Письма-поручения и письма – запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
16. Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.
17. Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.
18. Предложение об уточнении ассортимента – не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора – не позднее 10 дней после получения предложения.
19. Предложения граждан – в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
20. Предложения и заявления депутатов Государственной думы – в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно.
21. Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в 10-дневный срок.
22. Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; в городе – не позднее чем в 10-дневный срок.
23. Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ – согласно указанному сроку.
24. Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок.
25. Рекомендации постоянных комиссий депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями.
26. Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе – не позднее чем в 7-дневный срок.
27. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.
28. Спецификация на товары годовая: согласование – не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание – не позднее 10 дней после получения.
29. Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления.
30. Телеграммы, требующие срочного решения, – до двух дней; остальные – в течение 10 дней.