1.3.1. Регистры бухгалтерского учета (ведомости учета хозяйственных операций, ведомости учета сгруппированных показателей активов, обязательств и собственного капитала) составляются в формате, предусмотренном программой 1С 7.7, на базе которой ведется бухгалтерский учет в АО «АДЗ».
1.3.2. Для оформления фактов хозяйственной деятельности АО «АДЗ» применяет Типовые формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 21.06.2007 года № 216, и формы первичных документов, предусмотренные в программе 1С 7.7.
1.3.3. Перечень работников, имеющих право подписи на организационно-распорядительных, финансово-расчетных документах, приведен в приложении 2.
1.3.4. На исправление ранее допущенных неправильных записей составляется бухгалтерская справка об исправительной проводке (в произвольной форме с описанием содержания хозяйственных операций). Бухгалтерская справка должна быть подписана составившим ее исполнителем (бухгалтером) и главным бухгалтером.
1.3.5. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком (приложение 3).
1.3.6. Для хранения определенных документов создаются дела (единицы хранения) за каждый отчетный месяц. Допускается подшивать в одно и то же дело пачки документов, созданных в течение двух или более месяцев. Ответственность за сохранность при хранении в бухгалтерском архиве возлагается на заместителя главного бухгалтера.
Установлены следующие сроки хранения:
- годовые финансовые отчеты - постоянно;
- квартальные – 5 лет;
- материалы по переоценке ОС - постоянно;
- ведомости начисления зарплаты – 75 лет;
- все остальные документы – 5 лет.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Инвентаризация
1.4.1. Инвентаризации подлежит:
- имущество АО «АДЗ», независимо от места его нахождения;
- имущество, не принадлежащее АО «АДЗ», но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное);
- все виды финансовых обязательств.
Плановая, ежегодная инвентаризация имущества и обязательств производится в строгом порядке в следующие сроки:
- запасы (ТМЦ, готовая продукция, товары) 31 декабря;
- основные средства, капитальное строительство, незавершенное производство 31 декабря;
- незавершенный капитальный ремонт, нематериальные активы, расходы будущих периодов, расчеты с дебиторами, кредиторами 31 декабря.
- денежные средства на счетах, в пути, финансовые вложения, расчеты по обязательствам 1 января;
Денежные средства в кассе, запасы подлежат инвентаризации Ежемесячно.
Для проведения инвентаризации и оформления ее результатов создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначаемая приказом Президента АО «АДЗ».
Внезапные (внеплановые) инвентаризации в АО «АДЗ» производятся по приказу руководителя.
1.4.2. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
- излишки запасов приходуются по цене приобретения;
- суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости.
1.4.3. В случае выявления фактических недостач применяются нормы естественной убыли, а недостача сверх этих норм при наличии виновных лиц, от которых потребуются необходимые объяснения, возмещаются ими. При неустановлении виновных лиц суммы выявленной недостачи списываются на расходы.
1.4.4. По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию АО «АДЗ» для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.
Результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Результаты инвентаризации сообщаются материально ответственному лицу в 10-дневный срок со дня завершения инвентаризации.
1.4.5. Основания, по которым результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными:
- отсутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;
- не оговоренные исправления в инвентаризационных описях.
1.4.6. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
1.4.7. При инвентаризации нематериальных активов проверяются правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете и наличие документов, подтверждающих право АО «АДЗ» на их использование.