Все хозяйственные операции, совершаемые в предприитии, оформляются документами.
Документация – это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Бухгалтерские документы составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.
Бухгалтерские документы подразделяются на первичные документы, учетные регистры и отчетные документы.
Первичные документы отражают достоверные данные и оформляются в момент совершения операции.
Все первичные документы можно разделить на группы:
- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности);
- оправдательные (накладные, требования, приходные и расходные ордера, акты и т.п. документы);
- документы бухгалтерского оформления (различные расчеты и справки)
К учету принимается только правильно оформленные документы, в которых заполнены все реквизиты. Основными реквизитами документа являются: название документа, его номер, показатели, характеризующие документ, наименование организации, дата, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное выражение, подписи лиц, отвечающих за данную хозяйственную операцию их расшифровка.
При отсутствии одного из этих реквизитов документ может быть признан недействительным.
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета[10].
Учетные регистры - технические средства, предназначенные для фиксации информации. При ручном учете под словом «регистр» понимают различные виды таблиц, в которые записывают данные из первичных документов.
Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются: наименование регистра; наименование экономического субъекта, составившего регистр; дата начала и окончания ведения регистра, за который составлен регистр; хронологическая группировка объектов бухгалтерского учета; величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения; наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра; подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов.
Регистры бухгалтерского учета можно классифицировать по различным основаниям:
- по объему и степени обобщения учетной информации: синтетические, аналитические и совмещенные. Различие этих регистров в том, что они содержат разную степень подробности содержащихся в них сведений;
- по назначению: хронологические, факты записывают по времени их совершения, систематические факты записывают в разрезе синтетических счетов без пояснительного текста и комбинированные;
- по внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, машинные носители и др.;
- по технике ведения записей: линейные (суммы операции по кредиту счета отражаются на той же стороне, где зафиксирована соответствующая ей сумма в дебете) и шахматные (запись производится один раз, причем одновременно по дебету и кредиту определенной графостроки).
Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Исправление ошибок в счетных записях производят следующими способами: корректурным, сторнировочной записи, дополнительной записи.
Корректурный способ состоит в том, что неправильную запись зачеркивают, а сверху вписывают правильные данные с оговоркой «исправлено» и указанием даты исправления и подписей лиц, ранее подписавших документ. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое.
Если ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов, исказила суммовые итоги, то применяют способ сторнировочных записей(отрицательные числа). Их пишут красным цветом и при подсчете суммовых данных из их итогов вычитают суммы, записанные красным цветом. Таким образом, ошибочная проводка, повторенная красной записью, уничтожается.
Способ дополнительных записей. Бухгалтерская проводка отражена в учетном регистре правильно, но в меньшей сумме, чем следует из первичного документа. Если итоги перенесены в Главную книгу, то выявленная ошибка оформляется справкой бухгалтера и дополнительной записью обычными чернилами непосредственно в Главной книге на сумму положительной разницы.
Такой порядок исправления допускается и в том случае, если какая-то хозяйственная операция вообще не нашла отражения в бухгалтерском учете.
На основе данных содержащихся в регистрах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложений к ним)
Инвентаризация - с пецифический прием первичного наблюдения, служит для регистрации хозяйственных фактов, которые не могут быть выявлены и зарегистрированы обычными способами первичного учета (потери материальных ценностей в результате естественной убыли, ошибки при оформлении и проведении операций и др.).
Инвентаризации подлежат активы и обязательства[11]
Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и изменения.
Инвентаризации могут быть классифицированы по различным основаниям, в частности по полноте охвата (полные, частичные и выборочные), по цели проведения, по способу проведения (плановые и внеплановые) и др.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при смене формы собственности;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче ценностей;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на рабочую или постоянно действующую комиссию, которая создается и утверждается руководителем организации из представителей администрации, специалистов.
Члены рабочих комиссий отвечают за своевременность и правильность проведения инвентаризации; полноту и точность внесения в описи данных.
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания и обмера.
Наименование проверяемых ценностей и объектов и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Результаты инвентаризации обобщаются в сличительных ведомостях, где отражаются выявленные расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, а также порядок регулирования этих расхождений.
Излишнее имущество приходуется по рыночным ценам на финансовые результаты.
Недостача и порча товарно-материальных ценностей в пределах действующих норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли по рыночным ценам списывается на материально-ответственное лицо.
Если материально-ответственное лицо не установлено или судом отказано в взыскании (частично или полностью) недостачи, убытки списываются на финансовые результаты предприятия.
Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Контрольные вопросы
1. Дате определение, что такое документирование
2. На какие группы поразделяются первичные документы?
3. Что такое первичный учетный документ?
4. Какие обязательные реквизиты должны содержаться в документе?
5. Кто подписывает первичные документы
6. Дайте определение понятию «учетный регистр».
7. Перечислите виды учетных регистров
8.Перечислите и охарактеризуйте способы исправления ошибок.
9. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно?
10. Каков порядок проведения инвентаризации?