1. Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI – XVII вв.
2. Основные черты и отличия делопроизводства в учреждениях РоссииXVIII в.от делопроизводства предшествующего периода.
3. Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX в.
4. Становление и развитие делопроизводства в советских государственных учреждениях.
5. Организация службы документационного обеспечения управления на современном этапе.
В сообщениях обязательно указать следующую информацию (для
анализа разных периодов истории делопроизводства)
| Параметры сравнения системы делопроизводства | Делопроизводство в XVI – XVII вв. | Делопроизводство в XVIII в | Делопроизводство в XIX – начале XX в | Делопроизводство всоветских государственных учреждениях |
| Система центральных и местных государственных учреждений России | Период с XVI-XVII вв. получил название «Приказного делопроизводства» по названию первых учреждений - приказов. Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской Думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. Они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения – приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определённой системой делопроизводства. | В 1699 г. при Боярской Думе была учреждена Ближняя канцелярия по финансовому контролю за приходом и расходом денежных средств всех приказов. Вскоре компетенция этой канцелярии возросла. Она стала местом заседаний членов Боярской Думы. С 1704г. здесь стали собираться начальники приказов. С 1708г. эти постоянные заседания именуются Консилией министров, где обсуждались различные вопросы управления государством. Заседания Консилии министров проходили в Кремле или на генеральном дворе. С учреждением Сената Консилия министров прекратила своё существование. Ограниченная функцией государственного контроля. Ближняя канцелярия просуществовала до учреждения Ревизионной коллегии. Усиление власти царя выразилось в создании Кабинета Петра I –учреждения, имевшего характер личной канцелярии по многим вопросам законодательства и управления. Аппарат Кабинета состоял из кабинет-секретаря А.В. Макаров (с 1722 г. он стал называться тайным кабинет-секретарём) и нескольких подьячи, именовавшихся с введением коллегий канцеляристами, подканцеляристами и копиистами. 22 февраля с 1711г. был утвержден указ об учредении Правительствующего Сената,которого, по-видимому, вначале предполагается царем как временный орган («для отлучек наших»), но вскоре превратился в постоянно действующее правительственное учреждение. | ||
| Структура и функции делопроизводственных служб | Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки»(средних), «молодших»(младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах – коллегиальный или единоначальный- до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались ещё в XIX веке. Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например: дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами на проезд по территории государства и т.д. учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.;хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах. | С целью изменить старые порядки при Сенате была учреждена особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал их членам присутствия. По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. | ||
| Должностные обязанности служащих органа делопроизводства | Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При получении на документе делали отметку о дате получения(обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе пометку (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа; средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридической силы. Документ обретал её после «приписи» дьяка. | 25 января 1721 г. Петр I утвердил «Духовный регламент», по которому учреждалась Духовная коллегия, преобразованная вскоре (14 февраля) для придания большего авторитета в Святейший правительствующий Синод. В его ведении находились чисто церковные дела: истолкование церковных догм, распоряжения о молитвах, церковных службах, утверждения жития святых, мощей «чудотворных» икон, цензура духовных книг, борьба с ересями и расколами, заведования учебными заведениями и т.д. Синод также имел функции духовного суда; судил представителей духовенства, а также мирян по некоторым категориям гражданских дел (бракоразводные дела, сомнительные духовные завещания, а из угловых – дела по вероотступничеству) Коллегия иностранных дел поддерживала дипломатические отношения с иностранными государствами, вела дипломатическую переписку с представителями иностранных государств и русскими послами за границей, руководила приемом, содержанием и отправлением иностранных послов, дипломатическими и придворными церемониями. Военная коллегия управляла регулярной армией, которая сложилась в ходе Северной войны. Адмиралтеств-коллегия ведала предприятиями по строительству и оснащению флота(верфями, полотняными и канатными фабриками),а также корабельными делами; осуществляла подготовку и обучение личного состава: матросов и офицеров; их вооружение и снабжение. Все порядки в русском флоте были регламентированы в «Московском уставе»1720 г. Камер-,Штатс-контор-,Ревизии заведовали финансовой системой государства. Камер-коллегия занималась сбором налогов и других поступлений в казну, т.е. приходной частью бюджета. Расходами ведала штатс-коллегия. Само название Ревизион-коллегия указывает на её название: она контролировала финансовую деятельность государственного аппарата. При создании коллегий учитывалось возросшее значение торговли и промышленности. Коммерц-коллегии вменялись в обязанность торговые дела. Берг-коллегии – горная промышленность, а Мануфакутр-коллегии прочие отрасли промышленности. Юстиц-коллегия занималась судебной системой, высшей судебной инстанцией был Сенат. | ||
| Законодательные акты, регламентирующие создание и оформление документов | Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключения составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, … для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. | Тетради, обычно состоящие обычно из листов бумаги, сложенные пополам и сшитые ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Введение делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегий. Однако, основным документом, на два столетия вперед, опередившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся, делопроизводствен ным обслуживанием, стал «Главный регламент или Устав, которому Государственные Коллегии, також и все оных принадлежащих к ним Канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и в отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом, почти десятилетнего опыта работы новых учреждений. генеральный регламент стал обобщающим и первым законодательным документом, в котором был прописан не только весь порядок работы коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. | ||
| Виды и формы управленческой документации | Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов. От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской Думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. | Для ведения финансовой отчетности и бухгалтерской отчетности были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находился унтер-камерир и камор-штрейберы. Генеральный регламент устанавливал точное расписание заседаний коллегий: по понедельника,вторникам,средам, и пятницам; в четверг президенты заседали в Сенате. Основной формой деятельности коллегии являлись заседания ее общего присутствия. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию её ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. | ||
| Технология работы с документами | В 16-17 вв. сложилась система общего документирования. Царские грамоты, приговоры (царя и Боярской Думы), наказы,отписки, челобития, доклады, памяти. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см). на одной стороне; оборотная сторона использовалась проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м.), которая скатывалась в свиток, получивший название столбец.Место склеивания листов называли «сстав». Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которыми подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В тоже время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системе по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства». Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в тетрадях велись боярские книги (списки бояр),писцовые книги. Ветхие книги переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом,который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ. |