Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Автоматизированное делопроизводство — делопроизводство с применением программного обеспечения, автоматизирующего согласование, регистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.
Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Авторский признак - группировка в деле документов одного автора.
Адресат — лицо или организация — получатель документа.
Адресование документа — указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события или действия.
Акцепт - принятие предложения о заключении договора (контракта) одной из его сторон.
Архив — организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивное хранение — хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.
Б
Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
В
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Владелец сертификата ключа электронной подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ — документ, поступивший на предприятие.
Выписка из документа — заверенная копия части документа.
Г
Гарантийное письмо — служебное письмо, подтверждающее обещание выполнить взятые обязательства (по оплате, предоставлению услуг и т.п.).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Директивный документ — документ, поступивший из вышестоящей организации и содержащий указания к действию.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка - документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним термина "делопроизводство".
Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование - запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения - документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Ж
Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: "эмблема организации", "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату документа", "заголовок к тексту".
Запрос - документ, содержащий просьбу предоставить информацию по какому-либо вопросу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.
И
Индекс (номер) дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, а также порядок работы с ними на предприятии.
Исковое заявление - заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
К
Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент - одна из сторон контракта, договора.
Контракт - см. договор.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа: заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Н
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
О
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа - отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта - письменное предложение о заключении договора (контракта) на определенных условиях.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
П
Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Постановление - правовой акт, изданный коллегиальным органом управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие Порядок документирования.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа - предварительный вариант будущего документа, предназначенный для рассмотрения, согласования, утверждения, подписания.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Р
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регистрационно-контрольная карточка (РКК) — карточка, содержащая основные сведения о документе, контроле его исполнения и работе с ним.
Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Рекламация - письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
С
Система документирования — совокупность документов, взаимосвязанных по назначению, сфере деятельности и единым требованиям к их оформлению.
Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебная записка - документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Справка - Документ, содержащий информационно-справочные, аналитические или отчетные сведения, представляемый руководству..
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандартизация документов — установление и применение единых форм (образцов) служебных документов.
Структура и штатная численность - документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.
У
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, устанавливающая единый комплекс видов документов для стандартных управленческих ситуаций, содержащая правила составления и оформления документов, образцы и трафаретные тексты документов.
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Ф
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.
Ш
Штатное расписание - унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.
Э
Экспедиция — структурное подразделение организации, осуществляющее прием и отправку корреспонденции.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Электронная регистрационная карточка (ЭРК) — электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий основные сведения о документе и работе с ним и хранящийся в единой базе данных предприятия.
Ю
Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.