Процесс участия туристской фирмы в работе выставок можно условно подразделить на ряд взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов:
1. Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях.
2. Определение целей участия фирмы в выставочных мероприятиях.
3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.
4. Подготовительно-организационный период..
Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях уже само по себе свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей деятельности. Это связано прежде всего с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Она вряд ли поможет фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.
Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия. В качестве таковых могут быть:
· представление фирмы и ее продуктов;
· изучение рынков сбыта;
· поиск новых рынков;
· расширение числа клиентов;
· внедрение нового продукта на рынок;
· формирование благоприятного имиджа фирмы;
· непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.
Для достижения желаемого результата необходимо параллельно с определением целей установить и параметры каждой из них в отдельности, а именно: содержание цели, масштабы цели, продолжительность ее ействия.
Для достижения указанных и других возможных целей определяющим является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Сделать же этот выбор достаточно непросто хотя бы потому, что ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий. Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей туристского предприятия следующих аспектов:
· время и место проведения выставки;
· авторитет выставки;
· численный и качественный состав участников и посетителей;
Для турфирм возможны различные способы участия в выставочных мероприятиях. Предприятие может принимать участие в ярмарках и выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны или за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный национальный стенд). От способа участия зависят методы подготовки, организации. бюджет расходов, а часто и конечный результат.
Опыт свидетельствует, что на зарубежных выставках и ярмарках наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают потенциальных партнеров и клиентов.
После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно-организационный период. В первую очередь туристская фирма путем подачи соответствующей заявки информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:
· разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;
· составление перечня выставляемых продуктов;
· отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);
· разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;
· выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;
· определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;
· подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;
· разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);
· заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.
После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. На подготовительном этапе очень важное значение приобретает реклама участия, которая предусматривает:
· включение фирмы в официальный каталог выставки (ярмарки), для чего необходимо своевременно подать специальную заявку;
· публикации в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы посетителей;
· рассылку компаниям, в контактах с которыми заинтересована туристская фирма, факсов и писем с приглашением посетить стенд.