Заглада Т.П.
Тайм – менеджмент
Содержание
Введение…………………………………………………………………………. 2.
ПРИЧИНЫДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ…………………………………………..3
ФАКТОРЫ, ПРИВОДЯЩИЕ К ПОТЕРЯМ ВРЕМЕНИ………………………3
ИЗУЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ………………………………………….6
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ …………………………………..7
МЕТОДЫИ ПРИНЦИПЫПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ …..9
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ………………………….13
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….14
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………14
Введение
Всем известная истина – «Время - деньги», похоже начинает изменять свое значение. По словам Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.
Многие известные специалисты, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно доделать дела, если условия, в которых они решаются поменялись.
При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.
Здесь было бы уместно процитировать высказывания других авторов о значении времени: Алан Лэкейн:
«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»;
Питер Друкер:
«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»;
Ульрих Зиверт:
«Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».
Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.
В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.
ПРИЧИНЫДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ
Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:
- Постоянная спешка.
При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
- Нагромождение работ.
При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
- Постоянные доработки дома.
При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
- Переутомление.
Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
- Суетливость.
Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
- Бесплановость работы.
Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
- Слабая мотивация труда.
Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.
ФАКТОРЫ, ПРИВОДЯЩИЕ К ПОТЕРЯМ ВРЕМЕНИ
Факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя
К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, -плохо налаженный в организации обмен информацией,
- отсутствие четкого распределения работ по степени их важности,
- выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными,
- слабая мотивация труда.
Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.
Рассмотрим эти факторы.
- Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого
руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.
- Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения.
-Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.
- Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации.
- Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.