Для проведения сертификации СМ К в организации должен быть назначен представитель руководства. Даже в том случае, если в организации планируют не проведение сертификации СМК, а лишь улучшения в системе менеджмента, все равно преобразования могут быть введены только при наличии у руководителя проекта преобразований и достаточных полномочий на уровне высшего руководства. В должностную инструкцию назначенного руководителя или в приказ о его назначении должны быть внесены три основных требования:
• ответственность за выделение, внедрение и поддержание в рабочем со
стоянии процессов, необходимых для функционирования СМК;
• полномочия для докладов высшему руководству о функционировании
СМК и необходимости ее улучшения;
Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 335
• полномочия для доведения до всего персонала понимания важности требований потребителя.
Представителем руководства по разработке и внедрению СМК, как правило, назначают руководителя службы качества (начальника ОТК, зам. директора по качеству). Иногда в крупных организациях представителем руководства назначается руководитель рабочей группы проекта разработки и внедрения СМК. В этом случае руководителю рабочей группы предоставляются вышеуказанные полномочия, а после завершения проекта руководитель сдает разработанную и внедренную СМК высшему руководству и зам. директора по качеству.
Внутренние взаимосвязи
Реализация требований данного раздела МС ИСО 9001:2000 целесообразна не только для организаций, которые решили получить сертификат. Налаживание четких связей и взаимодействия между подразделениями является одной из главнейших задач менеджеров любой организации.
Формы представления этих взаимосвязей могут быть различными и зависят от их назначения в организации.
Представление взаимодействия в виде графических схем позволяет наглядно отобразить информационные и материальные потоки между подразделениями организации. Для этого могут быть использованы блок-схемы или методы математического моделирования. Как правило, такие схемы приходится дополнять текстовым описанием. Размещают схемы в Руководстве по качеству, Регламенте процесса, Описании процесса или Положении о подразделении. В общем виде такая схема должна быть размещена в Руководстве по качеству организации. Общие информационные потоки необходимо декомпозировать в документах нижнего уровня с достаточной степенью подробности. Пример декомпозиции взаимодействия между подразделениями в документах СМК организации показан на рис. 4.13 (глава 4).
5.6. Анализ со стороны руководства
Общие положения
Высшее руководство должно периодически контролировать и анализировать деятельность организации в области качества. Периодичность проведения таких анализов необходимо запланировать в соответствующих документах.
В масштабах организации для этих целей можно использовать ежемесячные или ежеквартальные совещания под названием «День качества». В масштабах процесса или подразделения такие совещания может проводить владелец процесса или начальник подразделения один раз в месяц.
Состав совещания: руководитель (владелец процесса), представитель руководства (ответственный по качеству подразделения), заместители, представители смежных подразделений, приглашенные лица.
Регламент совещания Дня качества: • проверка выполнения решений предыдущего Дня качества;
336__________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению
• доклады владельцев процессов о ходе выполнения плановых показателей;
• доклад представителя руководства о функционировании СМК;
• выступления участников совещания;
• обсуждение докладов и выступлений;
• принятие решений по результатам докладов и обсуждения (принятие реше
ния включает в себя заключение руководителя о результативности (эффек
тивности) СМК и каждого из выделенных процессов, а также поручения и
мероприятия по результатам выявленных отклонений и предложений).
Для ведения протокола совещания назначается секретарь, председательствует руководитель (владелец процесса). Протокол совещания имеет силу распоряжения, рассылается участникам не позднее двух дней после проведения совещания и является обязательным к исполнению как организационно-распорядительная документация. Содержание протокола изложено в п. 5.6.3. Для упорядочения деятельности организации (процесса, подразделения), как правило, оформляется Регламент проведения Дня качества, который является приложением к Руководству по качеству (для организации) или Регламенту процесса (для процесса).
В соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000 протоколы Дня качества являются записями по качеству об анализе со стороны руководства.