Цель упражнения: в игровой форме показать участникам, какие виды контроля над подчиненными существуют.
Необходимые материалы: скрепки, клей, бумага цветная, белая, скотч, ножницы, картинки, открытки, стакеры.
Время проведения: 20 минут.
Инструкция тренера: «Для этого упражнения нам будут нужны 10 человек. Разбейтесь на пары. Одного человека из каждой пары я попрошу выйти на 5 минут прогуляться. Каждый из пятерых оставшихся должен сделать из имеющихся материалов любую конструкцию. Через 5 минут каждому даем лист с одним из видов контроля (с описанием). Теперь задача каждого из участвующих — дать задание пришедшему напарнику построить точно такое же сооружение и контролировать его только в соответствии с тем методом, который указан на его листе».
Ход упражнения: из группы участников выбираем 10 человек, которые должны разбиться на пары. Один человек из каждой пары выходит на 5 минут, задача оставшихся —создать из имеющихся материалов любую пришедшую в голову конструкцию. Через 5 минут каждому выдаем лист с описанием одного из видов контроля (см. мини-лекцию). Пришедшие 5 человек должны повторить конструкции, контролировать их можно только с помощью того метода, который указан на листе.
Возможные трудности: «строительного» материала должно быть достаточно для создания двух одинаковых
[70]
конструкций, чтобы исключить возможность невыполнимости задания.
Комментарии: упражнение может проводиться и с большим количеством участников, тогда виды контроля будут дублироваться.
Анализ упражнения.
Вопросы для участников.
1. Легко ли было выполнить задание?
2. В каком случае было труднее всего выполнить задание? Почему?
3. Какие виды контроля вы осуществляли?
4. В чем возникали трудности?
Итоги: в игровой форме мы рассмотрели возможные виды контроля. Давайте более подробно остановимся на каждом из них, попробуем определить достоинства и недостатки каждого.
м Мини-лекция «Виды контроля. Специфика выбора»
В зависимости от особенностей подчиненного (профессиональной компетентности, личностных качеств), специфики задачи (сложности, новизны, срока сдачи) в практике управления применяют несколько видов контроля (рис. 4)*:
■ предварительный;
■ поэтапный;
■ выборочный;
■ периодический;
■ итоговый.
* Лучшие НК-решения. — М: Вершина, 2006; Лебедева Н. Как на самом деле нужно контролировать сотрудников [Электронный ресурс). — Режим доступа: Ы:1:р:/Ду\уш.1:га1П1п§-сеп1:ег.кр§.га/с1е&и11:.а8р?ас1=1пРиЫ&М=14, свободный.
[72]
Предварительный контроль — есть некоторое время до срока сдачи задачи и проверки сотрудника. Уместен в следующих случаях:
■ когда сотрудник выполнял аналогичную задачу и контроль необходим для того, чтобы убедиться, что он правильно ее понял, и при необходимости поправить его;
■ когда вы хотите предоставить сотруднику больше самостоятельности, но все же вам нужно подстраховаться и убедиться, что он все сделал правильно. Как правило, предварительный контроль осуществляется, когда до момента сдачи работы остается 1/3 общего времени, выделенного на проект. Если есть какие-то ошибки, то их еще можно успеть исправить.
Ограничения: не подходит для задач, когда высоки риски ошибки (в особенности если задача является новой, например сдача какого-то проекта под ключ), поставлены четкие требования (малейшее несоблюдение которых будет очевидно) и нет абсолютной уверенности в том, что сотрудник с ней справится (и его следует проверить).
Итоговый контроль — момент контроля совпадает со сроком сдачи задания.
Следует использовать, если вы:
■ хотите сэкономить время на проверке;
■ полностью доверяете сотруднику как человеку и профессионалу;
■ решили дополнительно стимулировать сотрудника (предоставить больше самостоятельности);
■ даете простые и краткосрочные задачи.
173]
Ограничения: задача должна быть правильно поставлена и понята сотрудником, в противном случае она будет выполнена неправильно: не сдана в срок, выполнена с ошибками.
Поэтапный контроль — осуществляется на определенных этапах выполнения задачи.
Применяется, если:
ш задача требует длительного времени, новая и сложная, поэтому менее рискованно контролировать ее поэтапно (когда от результата предыдущего этапа зависит результат следующего и соответственно итоговый);
ш сотрудник ориентирован на процесс, поэтому необходимо систематически оценивать его результаты и оказывать ему поддержку;
■ необходимо понять «проблемные зоны» сотрудника:
когда и какие ошибки он склонен допускать.
Ограничения: если сотрудник достаточно профессионален, самостоятелен, выполнял задачи подобного типа, то такой контроль может расцениваться им как недоверие и сомнение в его компетентности.
Периодический контроль — контроль осуществляется через определенные промежутки времени.
Используется, когда:
■ результаты работы предоставляются в определенный
момент времени, о котором осведомлены сотрудник
и руководитель (еженедельная сдача отчетов в пят
ницу в 17:00);
[74]
■ руководителю необходимо быть в курсе результатов деятельности отдела за конкретный период (назначенное время контроля руководитель может установить исходя из специфики работы);
■ задача однотипна и постоянна и необходимо понимать, справляется ли с ней работник, и принимать кадровые решения (переводы, увольнения и др).
Ограничения:
■ может демотивировать работников и способствовать формальному отношению к работе («главное — отчитаться», ограничивает свободу и т. д.);
■ большие затраты времени.
Выборочный контроль — контроль осуществляется неожиданно.
Применяется в случае, если:
■ сотрудник недисциплинирован, безответственен;
■ есть задачи, в которых строго должны соблюдаться стандарты (например, при изготовлении лекарственных препаратов).
Ограничения:
■ сильно демотивирует и создает атмосферу недоверия;
■ высока необъективность.