ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВАЛЮТЫНА КОМАНДИРОВКИ СОТРУДНИКАМ
НА ПРЕДПРИЯТИЯХ СФЕРЫТУРИЗМА
Предприятия, осуществляющие свою деятельность в сфере туристской индустрии, широко используют возможности изучения географии туризма посредством направления работников в заграничные командировки. В данной статье рассматриваются особенности бухгалтерского учета операций предоставления валюты в качестве суточных на такие командировки.
Инструкция ЦБ РФ от 16 сентября 2010 г. N 136-И "О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц", вступившая в силу с 1 ноября 2010 г., вносит некоторые нововведения, которые необходимо учесть предприятиям при направлении своих работников в командировки, включающие посещение зарубежных стран. В индустрии туризма такие командировки составляют подавляющее большинство, поэтому и актуальность данного изменения довольна высока.
Согласно Инструкции обменять рубли на иностранную валюту теперь возможно только в банках. При этом банкам запрещено устанавливать ограничения по номиналу и году выпуска находящихся в обращении денежных знаков иностранных государств, а также по суммам покупаемой и продаваемой валюты. По окончании проведения операции по просьбе физического лица банк должен выдать ему документ, подтверждающий проведение операции.
Работникам, направленным в командировку за рубеж, возмещаются основные и дополнительные расходы в соответствии с п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, представленные на рисунке 1.
Классификация возмещаемых затрат по заграничной
командировке
┌───────────────────────────────────┐
│Расходы по заграничной командировке│
└─────────────────┬┬────────────────┘
││
┌──────────────┐ ││ ┌──────────────┐
│ Основные │<─────────────────┘└────────────────>│Дополнительные├──┐
└──┬───────┬───┘ └──────────────┘ │
\│/ │ ┌─────────────────────────────────────┐ │
┌──────────┐ │ │Расходы на оформление загранпаспорта,│<─┤
│ Проезд │ │ │ визы и других документов │ │
└──────────┘ \│/ └─────────────────────────────────────┘ │
┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │
│Проживание│ │ Обязательные консульские, а также │<─┤
└──────────┘ │ аэропортовые сборы │ │
└─────────────────────────────────────┘ │
┌─────────────────────────────────────┐ │
│ Сборы за право въезда или транзита │<─┤
│ автомобильного транспорта │ │
└─────────────────────────────────────┘ │
┌─────────────────────────────────────┐ │
│ Расходы на оформление обязательной │<─┤
│ медицинской страховки │ │
└─────────────────────────────────────┘ │
┌─────────────────────────────────────┐ │
│ Иные обязательные платежи и сборы │<─┘
└─────────────────────────────────────┘
Рис. 1
Также работнику подлежат выплате суточные, но не в рублях, а в иностранной валюте. Размер суточных при зарубежных командировках должен быть предусмотрен в коллективном договоре (п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749). При расчете размера суточных нужно учесть особенности, установленные п. п. 17 и 18 того же Положения:
а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Таким образом, предприятие должно обеспечить своего сотрудника суточными, причем в иностранной валюте, на время его пребывания за границей.
Аванс на загранкомандировку можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях с тем, чтобы работник самостоятельно купил наличную иностранную валюту в банке.
Выдача денег под отчет может осуществляться тремя способами, представленными на рисунке 2.
Способы получения валюты для выдачи денег под отчет
┌──────────────────────────┐
│ Способы получения валюты │
│для выдачи денег под отчет│
└─────────────┬────────────┘
┌──────────────────────┴──────────────────────┐
\│/ \│/
┌─────────────────────┐ ┌─────────────────────┐
┌──┤ Валюту приобретает │ │ Валюту приобретает ├──┐
│ │ предприятие │ │ работник │ │
│ └─────────────────────┘ └─────────────────────┘ │
│ ┌──────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────┐ │
├─>│Предприятие снимает валюту ││Предприятие выдает работнику │ │
│ │со своего текущего валютного счета││рубли (из кассы или безналичным│ │
│ └──────────────────────────────────┘│расчетом) для того, чтобы он │ │
│ ┌──────────────────────────────────┐│самостоятельно приобрел │<─┘
└─>│Предприятие покупает иностранную ││иностранную валюту в банке │
│валюту в банке ││ │
└──────────────────────────────────┘└───────────────────────────────┘
Рис. 2
Пример 1. Туроператор ОАО "Лайф" отправляет сотрудника в заграничную командировку. Для выплаты суточных компания снимает иностранную валюту со своего валютного счета в сумме 400 долл. США.
Компания подает в банк письмо на получение иностранной валюты, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком, где присутствуют следующие реквизиты (рисунок 3):
- наименование турфирмы;
- дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;
- номер банковского счета;
- Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;
- реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя;
- наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.
Образец заполнения письма на получение иностранной валюты
в банке
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│"26" января 2011 г. N 112 В филиал N 587 г. Москва│
│ банка ОАО "БМП"│
│ │
│ О получении наличной иностранной валюты │
│ │
│ 28 января 11 ОАО│
│ Просим выдать "--" ------ 20-- г. с корреспондентского счета ---│
│"Лайф" 0987654321 400 долл. США │
│----- N ---------- наличную иностранную валюту в сумме -------------, в│
│том числе: │
│ │
│┌───────────────────────┬─────────────────────────┬─────────────────────┐│
││ Номинал банкнот │ Количество банкнот │ Сумма по номиналу ││
│├───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────┤│
││ 100 │ 2 │ 200 ││
│├───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────┤│
││ 50 │ 2 │ 100 ││
│├───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────┤│
││ 20 │ 4 │ 80 ││
│├───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────┤│
││ 5 │ 3 │ 15 ││
│├───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────┤│
││ 1 │ 5 │ 5 ││
│└───────────────────────┴─────────────────────────┴─────────────────────┘│
│ │
│ кассиру ОАО "Лайф" Ворониной Елене Юрьевне │
│ ------------------------------------------, предъявителю │
│ паспорта РФ серия 7707 номер 777001 │
│ -----------------------------------, │
│ выданного Северным РОВД г. Орла 12.07.2001, код подразделения 777-01 │
│ -------------------------------------------------------------------- │
│ │
│ Ворониной Е.Ю. │
│Подпись -------------- ___________ подтверждаем.│
│ │
│ Директор Самов С.А. │
│ ----------- ___________ -------------------│
│ (должность) (подпись) (инициалы, фамилия)│
│ │
│ Нач. отдела кадров Норина М.Н. │
│ ------------------ ___________ -------------------│
│ (должность) (подпись) (инициалы, фамилия)│
│ │
│ М.П. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 3
В бухгалтерском учете снятие денег с валютного счета ОАО "Лайф" компании оформляется проводкой (курс ЦБ РФ на дату снятия - 30 руб/долл.):
- отражено снятие денег с валютного счета в кассу для выдачи суточных (400 долл. США x 30 руб/долл.):
Дебет счета 50 "Касса", субсчет "Валютная касса",
Кредит счета 52 "Валютные счета" 12 000 руб.
Получив из банка наличную валюту, кассир должен оформить приходный кассовый ордер, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и отразить операцию в кассовой книге.
Пример 2. Турфирма ООО "ТФ-тур" покупает валюту для выплаты суточных у банка ОАО "ТемпИндастри". Сумма валюты составляет 1200 евро, курс ЦБ РФ - 40 руб/евро на 11 января 2011 г., 39 руб/евро. - на 14 января 2011 г. Банку дано поручение 11.01, а зачисление валюты произведено 14.01.
Турфирма обязана дать банку поручение на покупку валюты, перечислив ему необходимую сумму в рублях (рисунок 4).
Образец заполнения поручения на покупку
иностранной валюты в банке
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ПОРУЧЕНИЕ НА ПОКУПКУ ВАЛЮТЫ│
│ 007 11 января 11 │
│ N --- от "--" ------ 20-- г. │
│ │
│┌──────────────────────────┬────────────────────────────────────────────┐│
││ Наименование организации│"ТФ-тур" ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ ИНН│0278030984 ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ ОКПО│03257345 ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Адрес│г. Орел, пл. Мира, 3/5 ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Ф.И.О. сотрудника│Волков Артем Сергеевич ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Контактный телефон│8-999-123-45-67 ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Поручаем банку│ОАО "ТемпИндастри" ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Средства в российских│40702810747000110777 ││
││ рублях списать с нашего│ ││
││ счета│ ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Поручаем купить валюту│по курсу банка ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ наименование валюты│евро ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Сумму в валюте│1200 (одна тысяча двести) ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ зачислить на наш счет│40817840809100002803 ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Комиссию и расходы банка│списать со счета 40702810747000110777 ││
││ │в соответствии с тарифами банка ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Поручение действительно│до 14 января 2011 г. включительно. ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Дополнительные условия│ ││
│├──────────────────────────┴────────────────────────────────────────────┤│
││ Информация для валютного контроля ││
│├──────────────────────────┬────────────────────────────────────────────┤│
││ Договор, контракт│N 123 от 10 января 2011 г. ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Паспорт сделки│ ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ ГТД│ ││
│├──────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┤│
││ Дополнительно│ ││
│└──────────────────────────┴────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ Руководитель предприятия ____________ Савина Е.Л. │
│ │
│ М.П. │
│ │
│ Главный бухгалтер ____________ Уварова М.В.│
│ │
│┌───────────────────┬────────────────────────┬──────────────────────────┐│
││ Отметки │ Валютный контроль │Дата валютирования ││
││ операциониста │ │11.01.2011 ││
││ │ │Курс сделки 40 руб/евро ││
││ │ │Сумма рублей 48 000 руб. ││
││ │ │ ││
││ │ │Подпись исполнителя ______││
│└───────────────────┴────────────────────────┴──────────────────────────┘│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 4
В бухгалтерском учете "ТФ-тур" будут сделаны проводки:
- перечислены денежные средства на покупку валюты (1200 евро x 40 руб/долл.):
Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кредит счета 51 "Расчетные счета" 48 000 руб.;
- валюта зачислена на специальный валютный счет 14 января (1200 евро x 39 руб/долл.):
Дебет счета 52
Кредит счета 76 46 800 руб.;
- отражены отрицательные курсовые разницы:
Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
Кредит счета 76 1200 руб.
Необходимо учесть, что банки осуществляют покупку-продажу валюты по курсу, отличающемуся от курса ЦБ РФ. Так возникнет разница между перечисленными в рублях средствами и рублевым эквивалентом купленной валюты, рассчитанным по официальному курсу.
Если валюта куплена по курсу выше официального, то по данной операции у компании возникнет расход, который включается в бухгалтерском учете в состав прочих (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете - в состав внереализационных (пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Если же валюта куплена дешевле, то в бухгалтерском учете возникнет прочий доход (п. 7 ПБУ 9/99), в налоговом учете - внереализационный доход (п. 2 ст. 250 Налогового кодекса РФ). Кроме того, банки зачастую берут комиссию за приобретение валюты, которую следует включать в состав прочих расходов в бухгалтерском учете (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете - в состав внереализационных (пп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
Если валюту покупает сам работник, туристская фирма выдает ему аванс в рублях. Работник, приобретая валюту в банке, берет оправдательный документ, свидетельствующий о факте свершения сделки. Данный документ необходим турфирме для признания расходов по обмену в учете.
Аванс на приобретение валюты можно выдать двумя способами:
- наличными из кассы;
- безналичным способом.
Выдача наличных средств из кассы возможна согласно Постановлению Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. N 10840/07. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с зарубежными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся работникам на эти цели. Выданная сумма отражается в бухгалтерском учете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4 и 6 ПБУ 3/2006).
Аванс по безналичному расчету возможен на банковскую карту, если она оформлена на юридическое лицо. Если банковская карта оформлена на работника, то предприятие не может выдавать под отчет денежные средства согласно Письму ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408.
Пример 3. Туристское агентство "Ланта-вояж" направляет своего сотрудника в заграничную командировку. Для суточных предприятие выдает работнику аванс в рублях в сумме 6000 руб., а он самостоятельно приобретает валюту в банке. Курс ЦБ РФ на дату покупки - 30 руб/долл.
В бухгалтерском учете "Ланта-вояж" будут сделаны проводки:
- из кассы работнику выданы под отчет денежные средства на покупку валюты:
Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кредит счета 50 "Касса" 6000 руб.;
- на дату утверждения авансового отчета отражаются расходы на командировку:
Дебет счета 44 "Расходы на продажу"
Кредит счета 71 6000 руб.
Таким образом, командировочные затраты включаются в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет.
Если у работника произошел перерасход валюты, то сумма утвержденного валютного перерасхода включается в состав расходов по курсу на дату утверждения авансового отчета. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру в рублях с письменного согласия работника.
Также может возникнуть ситуация, когда работником не израсходована в полном объеме валюта, которую он должен сдать в кассу в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в валютную кассу, пересчитав ее в рубли по курсу на день возврата работником (п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
При этом необходимо учесть курсовые разницы, отнеся их в состав прочих доходов или расходов.
Е.Ф.Марков
Экономист
Подписано в печать
28.01.2011
"Кадровый вопрос", 2011, N 6
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ
ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Для расчетов по оплате труда с работниками организаций применяются следующие формы первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Формы документации по учету кадров:
- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу". Форма N Т-1 применяется при оформлении приема на работу на одного работника, форма N Т-1а - при оформлении группы работников. В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Трудовой договор может быть срочным (на определенный срок) или бессрочным. Если в приказе срок действия договора не указан - реквизит "дата" в форме N Т-1 или строка "Период работы" в форме N Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок;
- N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего". Формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на основании данных формы N Т-1 (или N Т-1а), а также личных документов работника - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется также форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника". В бухгалтерии организации ведется лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), в котором, помимо сведений, необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;
- N Т-3 "Штатное расписание". Форма N Т-3 не является обязательной к ведению всеми хозяйствующими субъектами и применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В штатном расписании указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Размер должностного оклада может быть указан в пределах от минимального до максимального. В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Как правило, размер надбавок зависит от персональных данных работника (непрерывного стажа работы, стажа работы в соответствующих условиях, наличия ученой степени и т.п.). В твердом размере (в процентах к тарифной ставке либо должностному окладу) могут быть указаны только надбавки, которые фактически являются повышениями, т.е. увеличивают должностной оклад или тарифную ставку, из которых впоследствии рассчитываются прочие надбавки. К таким повышениям, в частности, относятся районный коэффициент за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, за вредные или тяжелые условия труда и т.п. Для целей бюджетирования, экономического и финансового анализа, а также для планирования денежных потоков и управления ими целесообразно оформлять приложением к штатному расписанию смету расходов, в которой учитываются фактические размеры выплат - с учетом персональных данных конкретных работников, занимающих соответствующие должности;
- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" и N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" - оформляются при переводе на другую работу в той же организации, вместе с организацией в другую местность соответственно одного работника и группы работников. Особое внимание следует уделять указанию оснований перевода. Данный реквизит имеет, в частности, существенное значение при переводе на нижеоплачиваемую работу - для определения правомерности сохранения среднего заработка (в том случае, когда такой перевод осуществляется в порядке дисциплинарного взыскания, средний заработок на время перевода не сохраняется);
- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков". На основании данных перечисленных унифицированных форм бухгалтерией производится расчет отпускных;
- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)". Формы N Т-8 и N Т-8а оформляются соответственно при расторжении трудового договора с одним работником и группой работников. Для целей расчетов с работниками данные приказов используются для расчета выходного пособия и прочих выплат, связанных с увольнением;
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Формы применяются при осуществлении командировочных расходов, которые непосредственно к суммам оплаты труда не относятся, но общий порядок их выплаты регулируется трудовым законодательством;
- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Формы