Окружение проекта. Проект имеет ряд свойств:
-проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;
-состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития, в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые его элементы;
- проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи.
Схематичное изображение проекта и его окружения приведено на рис. 1.10.
Рис. 1.10. Проект и его внешняя среда
Несколько более развернутое представление о проекте и его окружении дает рис. 1.11.Также, как и на рис. 1.10 здесь между проектом и внешней средой показана переходная зона, через которую между ними осуществляется связь и перемещение элементов, тем или иным способом участвующих в работе по его реализации.
Рис. 1.11. Проект и его окружение
Внешнее окружение оказывает существенное влияние на проект как через предприятие так и непосредственно. Причем, чем крупнее масштабы проекта, тем более существенно влияние внешнего окружения.
Рассмотрим факторы внешнего окружения, которые могут оказывать решающее или весьма ощутимое воздействие на проект.
Политические характеристики и факторы:
- политическая стабильность;
- поддержка проекта правительством;
- торговый баланс со странами-участницами;
- участие в военных союзах.
Экономические факторы:
-структура рационального хозяйства;
- виды ответственности и имущественные права, в том числе на
землю;
- тарифы и налоги;
- страховые гарантии;
- уровень инфляции и стабильность валюты;
- уровень развития банковской системы;
- источники инвестиций и капитальных вложений;
- степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности;
- уровень развития рыночной инфраструктуры;
- уровень цен;
- состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья, продуктов, услуг, рабочей силы и др.
Общество — его характеристики и факторы:
- условия и уровень жизни;
-уровень образования;
- свобода перемещений, «въезд-выезд»;
- трудовое законодательство, запрещение забастовок;
- здравоохранение и медицина, условия отдыха;
- общественные организации, средства массовой информации;
- отношение местного населения к проекту.
Законы и право:
- права человека;
- права предпринимательства;
- права собственности;
- законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.
Наука и техника:
- уровень развития фундаментальных и прикладных наук;
- уровень информационных технологий и компьютеризации;
- уровень промышленных и производственных технологий; --
- энергетические системы;
- транспортные системы;
- связь, коммуникации и др.
Природные и экологические факторы:
- естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.;
- природные ресурсы;
- законодательство по защите окружающей среды.
Участники проекта. Участники проекта—основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла. В зависимости от типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда—сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу. Вместе с тем все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.
Основные участники проекта. Главный участник— Заказчик —будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком может быть как одна единственная организация, так и несколько организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.
Не менее важная роль принадлежит Инвестору —стороне, вкла-дывающей средства в проект. Очень важно понимать, что иногда это—одно лицо с Заказчиком. Если же Инвестор и Заказчик—не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.
Инвесторами на Украине могут быть:
- органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом;
- организации и предприятия, предпринимательские объединения, общественные организации и другие юридические лица всех форм собственности;
- международные организации, иностранные юридические лица;
- физические лица—граждане Украины и иностранные граждане.
Отметим важнейшую роль Банка —одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необхо-димых средств.
Проектно-сметную документацию разрабатывают специали-зированные проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса этих работ обычно является одна организация, называемая Генеральным Проектировщиком (Генпроек-тировщиком).
—это лицо или организация, имеющие право профессионально, на основе соответствующим образом офор-мленной лицензии выполнять работу по созданию проектно-сметной документации, спецификаций, требований к проведе-нию торгов и даже общее управление проектом.
Материально-техническое обеспечение проекта (закупки и по-ставки) обеспечивают организации—поставщики, которые объединим названием Генеральный Поставщик.
Подрядчик(Генеральный Подрядчик, Субподрядчик) -- юри-дическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.
Этим исчерпывается круг привычных для отечественного спе-циалиста участников проекта.
Однако реалии рыночной экономики и традиции “Мира уп-равления проектами” заставляют упомянуть о некоторых других участниках проекта.
В первую очередь это фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации (фазам жизненного цикла). Их обобщенно называют Консалтинговые фирмы.
Особое место в реализации проекта занимает Руководитель Проекта (в принятой на Западе терминологии— Менеджер проекта). Это—юридическое лицо, которо-му заказчик (или, может быть, инвестор или другой участник проекта) делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта (менеджера проекта) определяется контрактом с заказчиком
Под руководством Руководителя (менеджера) Проекта работает Команда Проекта —специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта. Пример структурной схемы типовой команды проекта представлена на рис. 1.12.
Администрирование проекта. Широко используемый на Западе институт администраторов проекта предполагает, что администратор проекта снимает с плеч руководителей проекта административное бремя (но не 
Рис. 1.12. Пример структурной схемы типовой команды проекта
ответственность), связанное с использованием на практике системы управления проектами.
Подсчитано, что плановая и отчетно-учетная службы, находящиеся в ведении администратора проекта, дают возможность руководителю проекта дополнительно уделять от 20 до 50% времени его непосредственной деятельности по управлению проектами. Квалифицированный администратор в состоянии оказать поддержку (в плановых и учетных делах) до 150 участникам проекта, которые могут работать в различных или на одном проекте.
Обязанности администратора. Администратор проекта должен:
-использовать современные средства и приемы управления проектами для предоставления руководителям проектов административных услуг в области планирования, составления графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;
- обеспечить взаимопомощь и наилучшее использование ресурсов проекта;
- обеспечить руководителей проектов и компаний, выполняющих проект, компактной информацией, дающей возможность контроля за проектами, ресурсами и приоритетами.
Для того чтобы решать эти задачи, администратор должен уметь:
- разрабатывать планы проекта, с которыми все участники работ были бы согласны;
- готовить ресурсно сбалансированные планы, отвечающие целям руководства;
- разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту;
-составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возожность руководителям проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков. Администратор проекта, в силу специфики своей деятельности, равноправен с руководителями проектов (неподотчетен им). По этой же причине он должен поддерживать рабочие отношения с руководителями и участниками проекта всех уровней. Показатель успешности администрирования. Что же является показателем успешности работы администратора проекта?
Прежде всего—удовлетворенность руководителей компаний состоянием (степенью детализации, частотой) отчетности. Руководители должны быть в состоянии, используя информацию администратора, контролировать проекты и принимать по ним обоснованные решения. Что касается руководителей проектов, то если им нравится пользоваться услугами Администратора проекта (не использовать собственные источники информации), значит он “на месте”.
Опасности администрирования. На практике нужно помнить что несмотря на очевидные преимущества административного управления проектами, возникает ряд опасностей, которых следует избегать:
- слишком много времени уходит на оценку и решения;
планирование осуществляется “сверху вниз”;
-план прорабатывается недостаточно детально (разумеется ру-ководитель проекта, а не администратор знает лучше все “болевые точки” проекта);
участники разработки плана нередко держат в секрете от администратора важные детали;
-отчетность о состоянии проекта не полезна ни для проектных групп, ни для руководства компании;
-отслеживание работ по проекту вместо контроля за проектом.