Трудовой договор с бывшим госслужащим
Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ при приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего согласно Перечню существуют свои особенности.
Обратите внимание! Перечень федеральных государственных служащих утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 г. N 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 г. N 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции").
Если с момента увольнения такого работника со службы не прошло двух лет, то о заключении с ним трудового договора следует сообщить по последнему месту службы. Сделать это необходимо в течение 10 дней с момента заключения трудового договора. Порядок сообщения о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего регламентирован Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 700. В частности, сказано, что в адрес бывшего работодателя следует отправить специальное письмо, оформленное на бланке организации, подписанное руководителем (либо уполномоченным сотрудником, подписавшим трудовой договор со стороны работодателя) и заверенное печатью организации (кадровой службы). Такое письмо должно содержать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина (если изменялись, указываются прежние);
- число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, республика, край, область, населенный пункт);
- должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке);
- наименование организации (полное, а также, если имеется, сокращенное);
- дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;
- дату заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае заключения срочного трудового договора - срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора);
- наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии);
- должностные обязанности (указываются основные направления поручаемой работы).
Учтите, если обязанность по уведомлению бывшего работодателя не будет выполнена, организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности. Так, ст. 19.29 КоАП за такое нарушение предусмотрены штрафы:
- для организации - от 100 до 500 тыс. руб.;
- для должностных лиц - от 20 до 50 тыс. руб.
Ознакомление работника с локальными нормативными актами
При подписании трудового договора важно ознакомить работника под подпись со всеми локальными нормативными актами, действующими у работодателя и связанными с трудовой деятельностью работника. Такие правила установлены ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Согласно требованиям трудового законодательства обязательными для ознакомления являются:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 68 Трудового кодекса РФ);
- правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 Трудового кодекса РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 Трудового кодекса РФ). Данный раздел может быть включен и в правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и инструкция по охране труда (ст. 212 Трудового кодекса РФ).
Кроме того, у работодателя могут действовать и иные локальные нормативные акты, не обязательные в силу законодательства, с которыми также следует ознакомить работника. Например, это могут быть:
- должностная инструкция.
Обратите внимание! Если перечень трудовых обязанностей не отражен в полном объеме в трудовом договоре и имеется ссылка на должностную инструкцию, то данный документ является неотъемлемой частью трудового договора;
- коллективный договор;
- положение о социальном обеспечении работников;
- положение об информационной безопасности;
- положение о коммерческой тайне;
- положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
- положение о документообороте;
- иные документы.
Имейте в виду, не ознакомив работника с локальными нормативными актами, работодатель в будущем может столкнуться с ситуациями, когда доказывание нарушений со стороны работника будет затруднительно.
1.3. Составление приказа о приеме на работу
Следующим этапом после заключения трудового договора работника и ознакомления его с действующими у работодателя локальными нормативными актами будет издание приказа о приеме на работу.
Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ о приеме на работу оформляют по унифицированной форме N Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Кроме того, можно воспользоваться формой N Т-1а, утвержденной тем же Постановлением, в том случае, если на работу принято сразу несколько работников.
Рассмотрим порядок заполнения данной формы и трудности, с которыми может столкнуться работодатель:
1) вначале указывается наименование организации-работодателя. Данная строка заполняется в соответствии с учредительными документами и указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
2) далее проставляется дата издания приказа и его номер. При этом дата издания приказа совпадает с датой заключения трудового договора. Различия возможны только в ситуации, когда до подписания трудового договора работник был фактически допущен к работе работодателем;
3) далее указываются сроки действия трудового договора. Важно учитывать, что заполнить графу "Принять на работу по" можно только в случае заключения срочного трудового договора. Если договор заключен на неопределенный срок, то данная графа либо не заполняется, либо проставляется прочерк;
4) далее заполняются сведения о работнике, указываются фамилия, имя, отчество и табельный номер работника (он присваивается работнику при приеме на работу и не изменяется, даже если работник переводится в другое подразделение организации), подразделение и должность, на которую работник принят согласно штатному расписанию;
5) в графе "условия приема, характер работы" нужно отразить данные о том, заключен ли срочный трудовой договор на время отсутствия работника или договор на неопределенный срок, является ли работа основным местом для работника или это работа по совместительству. Также указывается (при наличии) факт того, что работник принят на работу на неполный рабочий день или в порядке перевода из другой организации и другие особенности приема, отраженные в трудовом договоре;
6) заполнение строки "с тарифной ставкой (окладом)" должно соответствовать данным, указанным в трудовом договоре с работником и штатному расписанию. Если, помимо этого, работнику установлены надбавки трудовым договором, локальными нормативными актами, с которыми работник был ознакомлен, то их размер также следует указать в соответствующей строке приказа;
7) запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор. Если работник принят без испытательного срока, то данная графа остается не заполненной или проставляется прочерк;
8) если приказ подписывает не руководитель организации, а другое уполномоченное лицо, делается ссылка на документ, предоставляющий данные полномочия (например, доверенность).
Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись, которая ставится внизу текста приказа. Кроме того, как сказано в ст. 68 Трудового кодекса РФ, по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию данного приказа.
Пример. ООО "Вектор" принимает на работу менеджера по продажам Сидорова Ивана Николаевича в отдел продаж. Трудовой договор N 15/09 между работником и работодателем заключен 15 сентября 2011 г. Согласно трудовому договору оклад работника - 40 000 руб. Испытательный срок - 2 месяца. Дата начала работы - 15 сентября 2011 г. Работник был ознакомлен с приказом 16 сентября 2011 г. Пример заполнения приказа о приеме на работу - в приложении N 2.
1.4. Трудовые книжки. Оформление и учет
Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется, в случае если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Такие правила предусмотрены ст. 65 Трудового кодекса РФ.
Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Об этом сказано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).
Имейте в виду, каких-либо сокращений слов в трудовой книжке не допускается.
Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, об изменениях в наименовании должностей, о награждении за успехи в работе, об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.
Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:
- фамилия, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;
- дата рождения (число, месяц и год);
- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:
- основное общее (окончены девять классов);
- среднее общее (окончены 11 классов);
- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).
Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, "неоконченное высшее". Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.
После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).
Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.
Пример. Сидоров Иван Николаевич впервые принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел продаж ООО "Вектор". Работнику была заведена трудовая книжка, которую заполнила работник кадровой службы Николаева А.С.
Пример заполнения трудовой книжки (фрагмент)
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТК N 0108763
Сидоров
Фамилия ----------------------------------------------------------
Иван
Имя --------------------------------------------------------------
Николаевич
Отчество ---------------------------------------------------------
01 февраля 1980 г.
Дата рождения ----------------------------------------------------
(число, месяц, год)
Высшее профессиональное
Образование ------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
экономист
Профессия, специальность -----------------------------------------
15 августа 2011 г.
Дата заполнения --------------------------------------------------
(число, месяц, год)
Сидоров
Подпись владельца книжки -----------------------------------------
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
Николаева
---------------------------------------
(разборчиво)
Сведения о работе
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| Общество с ограниченной | |||||
| ответственностью | |||||
| "Вектор" (ООО "Вектор") | |||||
| Принят в отдел продаж | Приказ | ||||
| на должность менеджера | от 15 сентября | ||||
| по продажам | 2011 г. N 25/09 |
Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Это установлено п. 21 Правил N 225. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.
Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился). Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.
Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, как сказано в п. 29 Правил N 225, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.
А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Такой вывод можно сделать на основании п. 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, и п. п. 16, 28 Правил N 225. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.
В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки. Это предусмотрено п. 47 Правил N 225.
Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".
Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:
- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;
- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;
- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить не законно.
Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.
В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении. Такие правила следуют из положений п. п. 34 и 48 Правил N 225.
Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Этому посвящен разд. VI Правил N 225. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).
Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.
Пример. Сидоров Иван Николаевич при приеме на работу в ООО "Вектор" представил трудовую книжку. Документ принял работник кадровой службы Зайцева А.В., которая и сделала запись в книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. с. 30).
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
| N п/п | Дата приема на работу, заполне- ния трудовой книжки или вкладыша в нее | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее | Долж- ность, профес- сия, спе- циаль- ность ра- ботника, который сдал тру- довую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкла- дыш в нее | Наиме- нование места работы (с указа- нием струк- турного подраз- деления), куда принят работник | Дата и N приказа (распо- ряжения) или ино- го реше- ния ра- ботода- теля, на основа- нии которого произве- ден при- ем ра- ботника | Расписка ответ- ственно- го лица, приняв- шего или запол- нившего трудовую книжку | Полу- чено за за- полне- нные тру- довые книжки или вкла- дыши в них (руб.) | Дата вы- дачи на руки трудовой книжки при увольне- нии (пре- краще- нии тру- дового догово- ра) | Расписка работни- ка в по- лучении трудовой книжки | ||
| число | ме- сяц | год | ||||||||||
| 28 | 15 | 09 | 2011 | Сидоров Иван Николаевич | АТ-IX N 0108763 | Менеджер по продажам | Отдел продаж | Приказ N 25/09 от 15 сентября 2011 г. | Зайцева |
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).
Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в п. 42 Правил N 225.
1.5. Заполнение личной карточки работника
После внесения записи в трудовую книжку на работника заполняют личную карточку. Данный документ оформляется по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Учтите, личные карточки на работников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (пп. 1.1 п. 1 и п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Обратите внимание! Для работников, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы, предусмотрена форма N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего". А на научного и научно-педагогического работника ведется, помимо общей личной карточки по форме N Т-2, еще и форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".
Важно иметь в виду, что личную карточку работника следует вести в бумажном виде, а не в электронном. Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке. В личной карточке также предусмотрена графа "Работник кадровой службы", в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, эти условия не будут выполнены, а это может классифицироваться как нарушение законодательства о труде.
Личная карточка работника заполняется на основании приказа о приеме на работу, а также документов, представленных работником при приеме на работу. А именно:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- иных документов, представленных работником при приеме на работу.
Помимо информации из представленных документов, в личной карточке отражаются иные данные: контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками. Такую дополнительную информацию работник сообщает о себе сам.
Рассмотрим порядок и особенности заполнения личной карточки работника по форме N Т-2.
Вначале в личной карточке, как и в приказе о приеме на работу, указывают наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами, а также проставляют код организации по ОКПО.
Далее следует таблица, в которую заносят следующие данные:
1) дата заполнения. Проставляется дата заполнения личной карточки. Законодательство не содержит указания на то, в какой срок должна быть заполнена личная карточка работника, поэтому целесообразно оформлять ее сразу после издания приказа о приеме на работу и внесения записи в трудовую книжку;
2) табельный номер (он присваивается работнику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
3) идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Данная графа остается незаполненной, если ИНН работнику не присваивался;
4) номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При этом если работник поступает на работу впервые, то организация обязана самостоятельно оформить ему пенсионное свидетельство, а значит, графу в этом случае до получения свидетельства можно оставить пустой;
5) алфавит. Указывается первая буква фамилии работника;
6) характер работы. Здесь следует указать, постоянно или временно принят работник;
7) вид работы. Здесь указывают, основная ли это работа или работа по совместительству;
8) пол (мужской, женский).
Пример заполнения личной карточки по форме N Т-2 (фрагмент)
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0301002│
Общество с ограниченной ответственностью ├────────┤
"Вектор" │ │
----------------------------------------------- по ОКПО │13171656│
наименование организации └────────┘
| Дата состав- ления | Табель- ный но- мер | Идентифи- кационный номер на- логопла- тельщика | Номер страхо- вого свиде- тельства го- сударственного пенсионного страхования | Ал- фа- вит | Харак- тер работы | Вид ра- боты (основ- ная, по совмес- титель- ству) | Пол (муж- ской, жен- ский) |
| 16 сентября 2011 г. | 096 | 774312345643 | 027-420-337-64 | С | постоянно | основная | мужской |
Далее нужно заполнить каждый из 11 разделов формы. Некоторые из них заполняются в процессе работы или по увольнении. Рассмотрим особенности оформления разделов, заполняемых при приеме на работу.
Прежде всего, отметим, что вся информация, указываемая в личной карточке, подлежит кодированию, для чего и выделены специальные графы в форме. Однако в настоящее время система кодирования информации потеряла актуальность. Раньше она использовалась для автоматизированного статистического учета. Сейчас такая обработка данных на основании кодов применяется редко. Организация вправе не заполнять ячейки для кодов, но удалять их из унифицированной формы нельзя.
1. Раздел I "Общие сведения".
Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество", п. 3 "Место рождения" и п. 11 "Паспорт" оформляются на основании паспорта работника. При этом при указании фамилии рекомендуется оставить место, ведь работники женского пола могут выйти замуж и поменять фамилию, эти изменения придется отразить в личной карточке.
В п. 2 "Дата рождения" справа следует указать дату рождения в цифровом формате, а слева месяц рождения пишется буквами.
Пункт 4 "Гражданство" оформляется согласно ОКИН:
- код по ОКИН 1 - "Гражданин Российской Федерации";
- код по ОКИН 2 - "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)";
- код по ОКИН 3 - "Иностранный гражданин";
- код по ОКИН 4 - "Лицо без гражданства".
Формулировка должна соответствовать данным кодам ОКИН. При этом если работник имеет двойное гражданство, то страну второго гражданства допустимо указать в скобках.
В п. 5 "Знание иностранного языка" указывается степень знания языка: "владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем". Здесь также используется кодировка по ОКИН. Если организация кодирует информацию, то проставляется код соответственно "1", "2" или "3".
Пункт 6 "Образование" также заполняется согласно формулировкам из ОКИН. Они приведены в таблице вместе с кодом, который следует проставлять в случае кодировки информации:
| Уровень образования | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | |
| Основное общее образование | |
| Среднее (полное) общее образование | |
| Начальное профессиональное образование | |
| Среднее профессиональное образование | |
| Неполное высшее образование | |
| Высшее образование | |
| Послевузовское образование |
Пункт 7 раздела "Общие сведения" - "Профессия". В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет работник. Информация может быть извлечена из данных трудовой книжки или записана со слов работника. Профессии также подлежат кодированию, для этого используется ОКПДТР.
Пункт 8 "Стаж работы" (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Стаж рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и других документов).
При этом общий трудовой стаж рассчитывается согласно правилам, содержащимся в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.
Понятие "непрерывный трудовой стаж" в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в п. 8 (в графе "непрерывный стаж") укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными актами для каждого отдельного ведомства.
Пункт 9 "Состояние в браке" заполняют на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов работника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:
- код по ОКИН 1 - "Никогда не состоял (не состояла) в браке";
- код по ОКИН 2 - "Состоит в зарегистрированном браке";
- код по ОКИН 3 - "Состоит в незарегистрированном браке";
- код по ОКИН 4 - "Вдовец (вдова)";
- код по ОКИН 5 - "Разведен (разведена)";
- код по ОКИН 6 - "Разошелся (разошлась)".
В п. 10 "Состав семьи" указывают ближайших родственников. К ним относятся:
- родители;
- супруги;
- дети;
- родные братья и сестры;
- лица, на воспитании которых находился или находится работник.
Пункт 12 "Адрес места жительства" заполняют на основании данных о регистрации в паспорте. Фактический адрес указывают со слов работника.
Пример заполнения личной карточки по форме N Т-2 (фрагмент)
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
┌───────┬────────────┐
Трудовой договор │ номер │ 15/09 │
├───────┼────────────┤
│ дата │ 15.09.2011 │
└───────┴────────────┘
Сидоров Иван Николаевич
1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -------------------
┌──────────┐
│ Код │
├──────────┤
1 февраля 1980 г. │01.02.1980│
2. Дата рождения ----------------------------------------------- │ │
день, месяц, год ├──────────┤
│ │
г. Москва │ │
3. Место рождения ------------------------------------- по ОКАТО │ │
├──────────┤
Гражданин Российской Федерации │ │
и иностранного государства (Кипр) │ 2 │
4. Гражданство ---------------------------------------- по ОКИН │ │
├──────────┤
читает и │ │
переводит │ │
со │ 1 │
английский словарем │ │
5. Знание иностранного языка ----------------- --------- по ОКИН │ │
наименование степень │ │
знания ├──────────┤
_________________ _______ по ОКИН │ │
├──────────┤
высшее │ 18 │
6. Образование ---------------------------------------- по ОКИН │ │
среднее (полное) общее, └──────────┘
начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное
┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐
│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │
│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│
│ учреждения │ специальных знаний │чания│
├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤
│ Московская финансово- │наименование │ серия │ номер │ │
├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ 2010│
│ юридическая академия │ диплом │ СВД │0682010│ │
├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤
│Квалификация по доку- │ Направление или специальность │
│менту об образовании │ по документу │
├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼───────────┐
│ экономист │Финансы и кредит │ │
├───────────────────────┤ Код по ОКСО │ │
│ │ │ │
└───────────────────────┴───────────────────────