Для части ИП и компаний электронная подпись — не только удобный инструмент для работы, но и необходимость.
§ Плюсы использования электронной подписью (ЭП) для ИП и организаций:
ü экономя времени и расширение географии бизнеса;
ü отлаженный электронный документооборот внутри компании и с внешними партнерами;
ü простота и скорость сдачи отчетности в контролирующие органы: не придется ехать в учреждения лично или переживать о том, дойдет ли письмо;
ü получение расширенного набора государственных услуг на порталах федеральных и региональных органов власти (без ЭП не получится через интернет сдать статистическую и бухгалтерскую отчетность, подать декларации, участвовать в электронных торгах).
§ Электронная подпись — это набор символов, в которых зашифрована информация о ее владельце. Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность (изменить или подменить документ, скрепленный ЭП, уже не получится). Все это позволяет использовать электронную подпись удаленно, в режиме онлайн, чего не сделаешь с подписью рукописной.
Например, договоры, акты или счета-фактуры с ЭП, отправленные онлайн, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, собственноручно подписанные документы.
§ ЭП обязательна для крупных компаний (100 и более работников) и всех плательщиков НДС. Они сдают налоговую отчетность только в электронном виде, приложив к документам усиленную квалифицированную электронную подпись. В ПФР и ФСС установлен более низкий порог для численности работников. Если в компании более 25 человек, сдавать отчетность в эти фонды придется только в электронном виде и с квалифицированной усиленной ЭП.
§ Электронные подписи бывают трех видов:
1. Простая ЭП - это комбинация из логина и пароля. Она подтверждает, что документ подписан конкретным лицом. Такую подпись могут получить физические лица и ИП.
2. Усиленная неквалифицированная ЭП свидетельствует о том, что документ после подписания не менялся.
3. Усиленная квалифицированная ЭП - самая защищенная разновидность ЭП. Юридически эквивалентна собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
Если Вы ИП или владеете компанией, то Вам, в зависимости от сферы, в которой ЭП будет использована, потребуется одна из разновидностей усиленной подписи.
Для сдачи отчетности в Росстат, ФНС, Пенсионный и другие внебюджетные фонды потребуется самая защищенная — усиленная квалифицированная подпись.
Для участия в электронных торгах, заключения сделок с клиентами и партнерами, электронного документооборота внутри компании подойдет и усиленная неквалифицированная ЭП.
Частью услуг на Едином портале госуслуг предпринимателям можно воспользоваться с помощью простой электронной подписи.
| Вид подписи | Где и как получить ЭП | |
| Простая ЭП | Подходит только для ограниченной работы на портале госуслуг. Срок действия простой подписи - пожизненный. Получить такую подпись можно в МФЦ бесплатно по паспорту и СНИЛС. · Заполните заявление и Вам выдадут ЭП в тот же день. · Получите бумажное уведомление, содержащее логин и пароль. · Введите их в личном кабинете на сайте госуслуг и измените по своему желанию. | |
| Усиленная ЭП | Подходит для участия в электронных торгах, внутреннего документооборота организации (ИП), для отправки электронных документов из одной компании (ИП) в другую. · Срок действия усиленной ЭП — 1 год. · Стоимость услуги варьируется от 1500 рублей. · Подпись записывается на флешку или другой накопитель и его придется вставлять в компьютер каждый раз, когда надо подписать бумаги. · Получить ее можно в специализированных государственных или коммерческих структурах — в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минкомсвязи России. А программное обеспечение, необходимое для работы с ней, сертифицирует ФСБ. | |
| Усиленная квалифицированная ЭП | Самый полный аналог личной подписи и печати компании. С ней можно всё: отправлять любую отчетность в госорганы, подписывать договоры и даже участвовать в системе госзакупок. · Срок действия подписи — 1 год с момента изготовления. · Стоимость услуги от 2 000 рублей. · Выдают в аккредитованном удостоверяющем центре. · Список документов для получения усиленной квалифицированной ЭП: o Для физических лиц: ü Паспорт; ü СНИЛС; ü возможно ИНН. o Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (берите с собой оригиналы или нотариально заверенные копии): ü свидетельство или уведомление о госрегистрации; ü устав (для юрлиц); ü выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (со сроком давности не более 30 дней); ü ИНН; ü Паспорт; ü СНИЛС того лица, на чье имя изготавливается ЭП; ü нотариально заверенная копия приказа о назначении руководителя или доверенность на работника, заверенная подписью руководителя и печатью (для юрлиц). · После заполнения заявления и оплаты услуги, Вам выдадут сертификат и ключи усиленной квалифицированной ЭП. · Их запишут на электронный носитель — токен, карту памяти или флэш-накопитель (можно принести свои). Этот носитель присоединяется к компьютеру каждый раз, когда Вам нужно применить ЭП. |