Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:
- формулировка функций подразумевает одновременную постановку задач для их достижения;
- обозначение функций в документе осуществляется в убывающем порядке (от основных к побочным);
- функции разных структурных подразделений не должны пересекаться между собой и повторяться;
- если у звена есть определенные связи с другими структурными единицами, то их функции должны быть согласованы во избежание противоречий;
- все функции подразделений должны иметь четкое числовое или временное выражение, чтобы обеспечить возможность оценки качества работы;
- при разработке функций нужно обращать внимание на то, чтобы они не выходили за рамки полномочий или прав руководства.
Делегирование полномочий (четкое распределение обязанностей и ответственности) в структурном подразделении (бригаде). Содержание форм стимулирования труда. Способы поощрения членов команды (бригады), мотивация работников.
Организация – процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность персоналу предприятия работать совместно для достижения целей предприятия.
Два аспекта организационного процесса:
- деление предприятия на подразделения в соответствии с целями и стратегией (часто ошибочно считается, что этим ограничивается организационный процесс)
- распределение полномочий, связывающих высшее руководство с исполнителями, обеспечивающих распределение и координацию задач
Средством распределения полномочий является делегирование.
Делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Полномочия – право использовать ресурсы (трудовые, информационные, финансовые др.) организации и направлять усилия работников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. «Честь отдается мундиру, а не человеку».
Линейные и аппаратные (штабные) полномочия. Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника подчиненному, и далее другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления. Цепь команд, созданных делегированием полномочий, является отличительной чертой любых организаций, кроме мелких.
Штабной аппарат. Сложность командовать людьми во время боя, и одновременно разрабатывать стратегию боя.
Консультативный аппарат – консультирование руководства в определенной предметной сфере деятельности (юридические, современные технологии, работа с кадрами). Могут работать на постоянной и временной основе.
Обслуживающий аппарат – выполнение определенных услуг для данной организации. Отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансовое планирование, материально-техническое снабжение.
Личный аппарат – исполнение того, что требует руководитель. Разновидность обслуживающего аппарата. Личный секретарь - референт, помощник руководителя.
Полномочия штабного аппарата весьма разнообразны.
Распределение полномочий не может быть постоянным и застывшим. Оно изменяется с изменением внешних и внутренних факторов.
Стимулирование труда - это, прежде всего, внешнее побуждение, элемент трудовой ситуации, влияющий на поведение человека в сфере труда, материальная оболочка мотивации персонала. Одновременно оно несет в себе и нематериальную нагрузку, позволяющую работнику реализовать себя как личность и как работника одновременно. Стимулирование выполняет экономическую, социальную и нравственную функции.
Стимулы могут быть материальными и нематериальными.
К первой группе относятся денежные (заработная плата, премии и т.д.) и не денежные (путевки, бесплатное лечение, транспортные расходы и др.). Ко второй группе стимулов можно отнести: социальные (престижность труда, возможность профессионального и служебного роста), моральные (уважение со стороны окружающих, награды) и творческие (возможность самосовершенствования и самореализации).
Формы стимулирования персонала
К формам стимулирования относятся материальное вознаграждение и дополнительные стимулы.
Заработная плата - важнейшая часть системы оплаты и стимулирования труда, один из инструментов воздействия на эффективность труда работника. Среди форм материального стимулирования кроме заработной платы можно отнести бонусы. Нематериальные стимулы также приобретают значение не только потому, что ведут к социальной гармонии, но и предоставляют возможность ухода от налогов.
Мотивация персонала - это один из основных способов повышения производительности труда на производстве и является главным в направлении кадровой политики предприятия.
Необходимо выделить три вида мотивации персонала:
Материальная мотивация - является одной из самых эффективных способов поощрения сотрудников, подталкивая их к тому, чтобы они стремились выполнять свои задания качественно и быстро.
К материальным мотивациям относятся: система доплат и поощрений. Материальная мотивация может быть прямая или косвенная.
Психологическая мотивация представляет собой совокупность потребностей, интересов, намерений работника,связанных с его трудовой деятельностью.
В ресторане «Шафран» так же имеется материальная мотивация и психологическая.
Планирование выполнения работ исполнителями
4.1. Принципы и виды планирования работы бригады (команды).
Планирование работы бригады в форме дневных заданий. Методика составления рациональных графиков работы членов бригады (команды)
Планирование как управленческая функция представляет собой процесс выработки множества различных взаимосвязанных решений, касающихся будущей деятельности организации. Оно предполагает принятие управленческих решений относительно того, что должно быть сделано, где и каким образом. В итоге планирование представляет собой процесс подготовки решений о задачах, средствах и действиях работников предприятия путем целенаправленной сравнительной оценки различных вариантов действий при изменяющихся условиях.
Планирование базируется на следующих принципах:
1. Участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на ранних этапах его составления.
2. Непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности фирмы
3. Гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.
4.Единство и взаимосвязанность отдельных частей организации требует соблюдения такого принципа как согласование планов.
5.Экономичность.
6.Создание необходимых условий для выполнения плана: организационных, ресурсных, идеологических и т.д.
7.Полнота планирования – т.е при осуществлении планирования должны учитываться все ситуации и события.
8.Точность планирования – для её достижения используются все современные методы, средства и процедуры прогнозирования.
9. Ясность планирования – т.е поставленные цели должны быть простыми, легкими, доступными всем членам организации.
Бригада – это группа людей, совместно работающих над одной проблемой, оказывающих один вид услуг.
Существуют следующие виды бригад:
- комплексные бригады, объединяющие рабочих различных профессий
- сменные бригады целесообразны при условии, когда производственный цикл равен сменному рабочему времени или меньше его и нет необходимости создавать определенный задел для следующей смены.
- сквозные бригады целесообразно создавать при длительном цикле ремонта машин и многосменном режиме предприятия
Все виды бригады подразделяются на типы:
- укрепленной считается бригада, выполняющая как правило технологически законченный цикл работ и по численности равная или превышающая установленные нормы управления для мастеров.
Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:
1.Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2.В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3.В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4.Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5.Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.
Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12. Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.
Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.
Порядок заполнения табеля
При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:
-название организации (на основании учредительных документов),
-наименование структурного подразделения;
-номер табеля;
-дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
-период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).
Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:
-номер п/п (графа 1);
-ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
-табельный номер – графа 3;
-графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
-графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
-графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
17 – общее число нерабочих дней за месяц.
Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.
Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.
Учёт рабочего времени в табеле:
-Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).
В ресторане «Шафран» график выхода на работу составляет администратор сплошным способом. Фиксируются все явки и неявки работников, в конце месяца – количество отработанных смен.