| № п/п | Документ | Каким документом регламентируется | Примечание | Срок хранения |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Статья 189 ТК РФ | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | Постоянно | |
| Положение о защите персональных данных работников | Статья 86 ТК РФ | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | Постоянно | |
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) | Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | Постоянно | |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании | Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Постоянно | |
| Положение о системе обучения | Статьи 196, 197 ТК РФ | При наличии системы обучения в организации. | Постоянно | |
| Положение об аттестации работников | Статья 81 ТК РФ | При проведении аттестации по решению работодателя. | Постоянно | |
| График отпусков | Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | 1 год | |
| Трудовой договор | Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ | Заключается в письменной форме с каждым работником. | 75 лет | |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям | – | Принимаются по решению работодателя. | Постоянно | |
| Приказы о приеме на работу | Статья 68 ТК РФ | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | 75 лет | |
| Приказы о переводе на другую работу | Статья 72.1 ТК РФ | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | 75 лет | |
| Приказы об увольнении | Статья 84.1 ТК РФ | 75 лет | ||
| Приказы по основной деятельности | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». | 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | ||
| Приказы о предоставлении отпусков | Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | 5 лет | |
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | Статья 128 ТК РФ | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | 5 лет | |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. | Ведется на каждого работника. | 75 лет | |
| Трудовая книжка | Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив | |
| Договоры о полной материальной ответственности | Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | 5 лет | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности | Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | 5 лет | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу | То же | 75 лет | ||
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении | То же | 75 лет | ||
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков | То же | 50 лет | ||
| Журнал регистрации командировочных удостоверений | То же | 5 лет | ||
| Табель учета рабочего времени | Часть 3 статьи 91 ТК РФ | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | 75 лет | |
| График сменности | Статья 103 ТК РФ | Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. | 1 год | |
| Журнал учета проверок инспектирующих органов | Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» | Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица | Постоянно | |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий | Положение об аттестации работников предприятия | Оформляются аттестационной комиссией | 15 лет | |
| Табели и наряды работников вредных профессий | Часть 3 статьи 91 ТК РФ | Составляются ежемесячно. | 75 лет | |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | 75 лет | |
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | |||
| Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; - льготной пенсии | То же. | 5 лет 10 лет | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел 10 ТК РФ | Постоянно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) | Раздел 10 ТК РФ | 10 лет | ||
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) | 5 лет | ||
| Акты о несчастных случаях | Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» | 45 лет | ||
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 45 лет |