На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем, заключительном этапе, проводится:
- арифметическая проверка, состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
6. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов
по назначению:
· Распорядительные(содержат распоряжение,разрешение,указание на проведение хоз.операций)
· Оправдательные (составляются в момент совершения операции,отражая ее исполнения)
· Комбинированные (сочетают в себе разрешательный и оправдательный характер)
· Учетное оформление (заполняются в учетных целях для обеспечения и ускорения работы)
По содержанию хозяйственных операций:
· Материальные (отражают движение товарно-материальных ценностей)
· Расчетные (оформляют расчетные взаимоотношения с партнерами по возникновению обязательствам)
· Денежные (оформляют операции с наличными и безналичными денежными средствами)
По степени обобщения учетной информации:
· Первичные (составляют в момент совершения хозяйственных операций)
· Свободные (обобщают учетную информацию из первичных документов)
По способу охвата операций:
· Разовые (отражают одну или несколько однородных хозяйственных операций)
· Накопительные (регистрируют и накапливают однородные хозяйственные операции, совершенные в разное время)
По числу учитываемых позиций:
· Однострочные (содержат одну учетную позицию)
· Многострочные (содержат две (или более) учетные позиции
По месту составления:
· Внутренние (для оформления операций, совершаемых внутри предприятия)
· Внешние (поступают извне – от других организаций)
По способу заполнения:
· Вручную
· Автоматизировано
По основанию носителя:
· Бумажные
· Электронные
7. Порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов
Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит их следующих этапов:
1. таксировка;
2. группировка;
3. котировка;
4. гашение.
Таксировка - проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.
Т.е. таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.
Контировка - указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.).Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.
Т.е. контировка - это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм на документах.
8. Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации
В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):
- Первичные учетные документы,
- регистры бухгалтерского учета,
- бухгалтерская (финансовая) отчетность
подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
- Документы учетной политики,
- стандарты экономического субъекта,
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи
подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013 г.) (далее Закон № 125-ФЗ).
Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 (далее – Перечень). Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую. Приведем сроки хранения отдельных документов:
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов - не менее 10 лет)).
б) годовая - пост.
в) квартальная - 5 лет, при отсутствии годовой - пост.
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
- Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним - пост.
- Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) - 5 лет.
- Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
- Счета-фактуры - 4 года.
- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - пост.
- Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.
- Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.
- Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.