1. Информационная технология приспосабливается к существующей структуре. Модернизируются рабочие места сотрудников офиса, задействованных в документообороте и принятии решений. Могут перераспределяться некоторые функции между ними. Структура офиса, обязанности, методы и содержание работы сотрудников существенно не изменяются.
2. Информационная технология изменяет существующую структуру. Максимально развиваются телекоммуникации. Перераспределяются некоторые функции между сотрудниками, и может произойти их сокращение. (Так, например, должность юриста может быть сокращена, а его функции переданы секретарю-референту, имеющему юридическое образование.) Модернизируются рабочие места практически всех сотрудников офиса.
Таким образом, первый подход ориентируется на существующую структуру офиса или фирмы. При этом степень риска ошибочных решений и затраты минимальны. Второй подход ориентирован на будущую структуру офиса или фирмы. При том и другом подходе средства автоматизации (прежде всего компьютеры) максимально приближены к рабочим местам сотрудников.
Для информационных технологий характерно следующее:
- Непрерывная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе объединенной базы данных. Она предусматривает единую унифицированную форму представления, передачи, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных.
- Безбумажный процесс создания документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимая информация записаны на электронные носители (например, жесткий диск) и, при необходимости, могут просматриваться на экране монитора.
- Возможность работы в диалоговом режиме при обработке информации на компьютере.
- Возможность коллективного создания документов на основе группы компьютеров, объединенных каналами передачи данных, и другие.
Очень важно, чтобы применение информационных технологий не создавало пользователю при работе на компьютере новых неудобств, не заставляло его менять привычные методы работы. Одним словом, важно, чтобы при работе на компьютере пользователь чувствовал себя комфортно и уютно.
В дальнейшем мы с вами на примере персонального компьютера убедимся в том, насколько эти требования к удобству в работе на ПК реализованы на практике. Так, например, это и имитация на экране монитора ПК «письменного стола» пользователя, и возможность с помощью многооконного интерфейса просматривать, редактировать и создавать любые документы, и многое другое.
А сейчас на простейших примерах уясним, какие новые возможности дает нам применение компьютерных информационных технологий по сравнению с традиционными.
Пример 1. Напечатать текст документа (табл. 1.1).
Таблица 1. Сравнение возможностей пишущей машинки и персонального компьютера
| Возможности обычной пишущей машинки | Возможности современного персонального компьютера |
| В случае возникновения ошибок при печати используется замазка, лезвие и старательная резинка (ластик) или перепечатывается целая страница | - Ошибку можно легко исправить в электронном варианте документа - В случае возникновения ошибок при вводе исходных данных, расчетах и подготовке отчетных документов их легко устранить в электронном варианте документа - При создании часто используемых документов можно создать их шаблоны (заготовки) |
| Копирование страниц и документа в целом (только с использованием копировальной бумаги) | Появляются новые возможности при распечатке документа на принтере: - автоматическая нумерация страниц; - выбор параметров страницы (например, печатать ее в альбомном или книжном формате); - быстрое копирование страниц и документа в целом (на матричных принтерах возможно применение копировальной бумаги) и др. - Можно создавать архивы документов в электронном виде |
Еще больший эффект от применения новых информационных технологий достигается тогда, когда для решения той или иной практической задачи на ПК имеется программа (например, программа расчета заработной платы), которая позволяет полностью автоматизировать процесс.
В настоящее время используются такие виды информационных технологий, как управление, поддержка принятия решений, автоматизированный офис и другие.
К новым (современным) компьютерным технологиям относится использование возможностей:
- текстовых редакторов;
- табличных редакторов;
- графических редакторов;
- телеконференций и презентаций;
- систем управления базами данных;
- компьютерных сетей и др.
Наряду с этими технологиями дальнейшее развитие в офисе получили и некомпьютерные: использование факса, ксерокса, аудио- и видеоаппаратуры, проекторов и др.