Порядок работы с носителями ИОД информации




Занятие № 5

 

Тема 3. Порядок работы с носителями ИОД информации

Тема 3-1. Требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) информация ограниченного доступа.

Трудоемкость темы

2 часa.

Цель и задачи темы

Формирование у студентов достаточных знаний и практических навыков при рассмотрении порядка работы с носителями ИОД информации. Изучить требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) информация ограниченного доступа.

Порядок работы с носителями ИОД информации

Организация приема, регистрации (учета), выдачи, рассылки, оформления, хранения и экспедирования носителей сведений с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами ДОУ учреждений или лицами, ответственными за ведение делопроизводства (секретарями), в соответствии с нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях.

Носители ИОД информации, кроме реквизитов, установленных нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ, регламентирующими документационное обеспечение управления, должны иметь следующие реквизиты:

ограничительную пометку "Для служебного пользования";

номер экземпляра документа (для документов на бумажном носителе);

ссылку на пункт Перечня сведений, в соответствии с которым на носителе сведений проставлена ограничительная пометка "Для служебного пользования";

срок действия ограничения на доступ к ИОД информации (согласно соответствующему пункту Перечня сведений).

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к носителю ИОД информации.

Реквизиты "ссылка на пункт Перечня сведений" и "срок действия ограничения на доступ к сведениям" проставляются только на документах, исполненных на бумажном носителе. Данные реквизиты проставляются на всех экземплярах, на оборотной стороне последнего листа документа ниже реквизита "отметка об исполнителе". Например:

Инициалы Фамилия

телефон

п. 2.11 ПС[1]; 5 лет

Указанные реквизиты не проставляются на нормативных и распорядительных документах ОРГАНИЗАЦИИ, распорядительных документах учреждений, экземпляре документа, направляемого иностранному корреспонденту или в стороннюю организацию.

Машинные и другие технические носители сведений, предназначенные для обработки ИОД информации, кроме ограничительной пометки "Для служебного пользования", содержат реквизит "инвентарный номер носителя ИОД информации". Ограничительная пометка и инвентарный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя ИОД информации.

На проекте документа, содержащего ИОД информацию, также проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. На оборотной стороне последнего листа проекта документа указывается количество подготовленных экземпляров проекта документа, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Заказчики программного обеспечения автоматизированной обработки ИОД информации на средствах вычислительной техники должны предусматривать автоматическое формирование ограничительной пометки «Для служебного пользования» на выходных распечатках формализованных видов документов, в том числе формах банковской отчетности, в которых содержатся ИОД информация. Это требование должно быть отражено в техническом задании на разработку программного обеспечения.

В существующих электронных технологиях, в которых автоматическое отображение ограничительной пометки не реализовано, проставление ограничительной пометки и других реквизитов осуществляется пользователем.

Рабочие тетради, методическая и справочная литература, документы длительного пользования (тиражированные копии нормативных, распорядительных документов, технические, технологические документы и иные), содержащие ИОД информацию, которые не приобщаются в дела, предусмотренные номенклатурой дел, а также машинные носители информации, используемые для обработки ИОД информации и, в силу служебной необходимости, находящиеся в длительном пользовании у служащего учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, подлежат инвентарному учету.

Необходимость постановки на инвентарный учет отдельных документов на бумажных носителях определяется руководителем структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ.

Журнал инвентарного учета документов и машинных носителей информации ведется в структурных подразделениях учреждения ОРГАНИЗАЦИИ лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем) и включается в номенклатуру дел этого структурного подразделения. Передача документа, машинного носителя информации инвентарного учета в структурном подразделении учреждения ОРГАНИЗАЦИИ от одного служащего другому должна оформляться соответствующими записями в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.

 
Документы и дела, имеющие ограничительную пометку "Для служебного пользования", уничтожаются в порядке, установленном нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях ОРГАНИЗАЦИИ.

Уничтожение носителей ИОД информации с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", учтенных по журналу инвентарного учета документов и машинных носителей информации, производится по акту. Указанные материалы уничтожаются по истечении практической надобности и с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, назначенными руководителем структурного подразделения учреждения ОРГАНИЗАЦИИ. Акт утверждается вышеуказанным руководителем. Отметки об уничтожении носителей ИОД информации, включенных в акт, производятся в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.

Если срок действия ограничения на доступ к ИОД информациям, содержащимся в документе или на машинном носителе информации, истек, а он продолжает использоваться в работе и уничтожению не подлежит, то ограничительная пометка на таком носителе ИОД информации. В журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации делается соответствующая отметка за подписями (с расшифровкой и датой) лица, ведущего данный журнал, и служащего учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, у которого находится в пользовании указанный носитель сведений.

Сроки хранения документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" должны определяться в соответствии с "Перечнем документов, образующихся в деятельности ОРГАНИЗАЦИИ, с указанием сроков хранения", который устанавливает сроки хранения документов независимо от вида носителя.

Документы и дела с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» хранятся в служебных помещениях структурных подразделений учреждений ОРГАНИЗАЦИИ, в которых созданы условия, исключающие бесконтрольное проникновение посторонних лиц и гарантирующие сохранность находящихся в них носителей ИОД информации.

Требования к организации хранения, использования и уничтожения завершенных делопроизводством документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", переданных на хранение в архивы учреждений ОРГАНИЗАЦИИ, устанавливаются нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях ОРГАНИЗАЦИИ.

Выдача дел, имеющих ограничительную пометку "Для служебного пользования", из архива оформляется заявкой на выдачу дел во временное пользование, согласованной с руководителем структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ, передавшим эти дела на хранение, или руководителем структурного подразделения, являющегося преемником, а в случае отсутствия преемника – с разрешения руководителя службы ДОУ.

Документы и дела с не снятой ограничительной пометкой "Для служебного пользования" на постоянное хранение в государственные архивы не передаются.

При увольнении служащего ОРГАНИЗАЦИИ, имеющего в пользовании носители информации ИОД, производится проверка наличия всех числящихся за ним носителей, содержащих информации ИОД, и в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации делается отметка о возврате носителей информации ИОД. Передача носителей информации ИОД другому должностному лицу производится в порядке, установленном нормативными актами Банка России, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях ОРГАНИЗАЦИИ.

Проверка наличия носителей информации ИОД, в том числе стоящих на инвентарном учете, производится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения ОРГАНИЗАЦИИ. В состав комиссии в обязательном порядке включаются лица, ответственные за их учет и хранение, а также администратор информационной безопасности структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других носителей информации с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", проверка их наличия проводится не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом проверки наличия носителей ИОД информации, который утверждается руководителем структурного подразделения, назначившим проверку.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-20 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: