Текстовое документирование
Техническое документирование
Фотокино–видеодокументирование
Документы на машинных носителях
Документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив.
8. Дать определение понятию «распорядительные документы», охарактеризовать состав распорядительных документов, выделить особенности и отличия от других документов.
Распорядительная документация — совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.
Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить выполнение поставленных перед ним задач.
К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.
Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.
Оформляется на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.
9. Дать определение понятию об официальном и личном документе, документе личного происхождения, охарактеризовать их, определить признаки и отличия, выделить особенности.
10. Дать определение понятия «формуляр документа», дать характеристику и выделить особенности оформления обязательных и дополнительных реквизитов документа.
Формуляр документа — модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу- наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись. Дополнительные- придают юридическую силу документу в определенных условиях: печать- финансовым документам; отметка о заверении копии- при отправке копии документа в другие организации.
11. Дать определение понятия «приказ», охарактеризовать приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, выделить состав реквизитов, определить особенности констатирующей и распорядительной частей.
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.
В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах), и овопросам основной и административно-хозяйственной деятельности.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и принципы издания приказа. Она начинается со слов «В связи», «В целях» и т.д.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением приказа возложить на...» (указывается структурное подразделение или физическое лицо).
Перед текстом приказа располагают заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чем?». Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи отглагольных существительных, например: «О создании комиссии», «Об организации отдела маркетинга».
Проект приказа до подписания подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования нанервом экземпляре проекта.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. В случае несогласия с проектом составляется мотивированное заключение. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право, и вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.
12. Дать определение понятий указание, распоряжение, определить их состав реквизитов, выделить структуру и особенности данных документов.
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.
Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.
13. Дать определение понятий выписки из приказа и протокола, охарактеризовать состав реквизитов, выделить особенности и отличительные черты выписки из приказа и протокола.
Выписка - это копия части документа, например, выписка из приказа, выписка из протокола. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.
Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующаячасть в выписке воспроизводится полностью. Заверяется выписка по правилам, установленных для заверений копий.
14. Дать определение понятию «унификация документов», перечислить, охарактеризовать цели унификации, выделить особенности.
Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Объекты унификации:
· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
· системы документации;
· тексты документов;
· виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.
15. Дать определение понятию «совместные распорядительные документы», дать им характеристику, определить особенности оформления совместных распорядительных документов нескольких организаций.
В соответствии с Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2003 № 359, государственные органы и иные государственные организации могут издавать:
· проекты совместных документов министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
· проекты совместных документов Национального банка и Совета Министров Республики Беларусь или министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
· проекты совместных документов Национальной академии наук Беларуси и министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
· проекты совместных документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов в форме решений.
Не допускается принятие совместных документов министерствами, иными республиканскими органами государственного управления и местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами.
Не допускается принятие совместного документа организациями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другой.
Название вида документа указывают прописными буквами без разрядки центрованным способом.
Указание даты
Дата совместного документа одна и соответствует дате подписания документа последней организацией.
Регистрационный индекс
Регистрационный индекс создаваемых документов, состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел. На документах, составленных совместно двумя и более организациями, регистрационные индексы авторов документа проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания (слева на право) авторов в документе. Например: 25/32.
Место издания
Реквизит «Место составления или издания» указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Место составления или издания документа указывают центрованным способом.
Заголовок
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210×297) должны иметь заголовок. Заголовок формулируется составителем документа. К совместному документу составляется заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа и грамматически согласовываться с его названием. Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается.
Текст документа
Текст совместных документов имеет свою особенность, которая заключается в том, что текст излагается от первого лица множественного числа (постановляем, приказываем).
Подпись
Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
В реквизите «Подпись» указывается фактическая подпись лица, подписавшего документ. Совместные документы подписываются руководителями организаций, а в их отсутствие — лицами, исполняющими их обязанности. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Но не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Подписи руководителей, подписавших совместный документ, располагаются ниже текста на одном уровне таким образом: если наименование организации расположено слева, то и подпись руководителя этой организации размещается слева, соответственно справа будет находиться наименование другой организации и подпись ее руководителя.
При подписании совместного документа подписи руководителей располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.
16. Дать определение понятию «информационно-справочные документы», общую характеристику, определить состав и особенности информационно-справочных документов.
К справочно-информационным документам относятся: акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным. Данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае распорядительных документов), а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.
Докладная записка — документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Служебная записка — документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации, кроме прямых руководителей.
Объяснительная записка — справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Письмо — обобщенное название различных но содержанию документов, пересылаемых по почте.
Письма оформляются па специальных бланках (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма. Имеют отличительные коммуникационные и коммерческие реквизиты.
17. Перечислить форматы бумаги для создания управленческих документов, определить сущность и принцип построения системы потребительских форматов бумаги, выделить особенности различных форматов.
Для всех форматов бумаги серии A длина листа равна его ширине, умноженной на квадратный корень из двух (1.4142). Размеры бумаг серии A строятся от листа A0, площадь которого равна 1 кв. м. Формат A1 равен половине A0 и получен путем разрезания А0 на две равные части. А1 имеет длину, равную ширине А0 и ширину равную половине длины А0. И далее размеры всех форматов этой серии получаются путем деления пополам старшего по линии, параллельной короткому краю.
Бумага A0,A1 — чертежи, постеры и плакаты (также чертежные и архитектурные американские форматы бумаги)
Бумага A2,A3 — чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы
Бумага A4 — письма, журналы, бланки, каталоги, офисная бумага, расходные материалы для принтеров и копиров, рекламные материалы
Бумага A5 — записные книжки, блокноты, идентификационные карточки, бланки, листовки, поздравительные открытки, рекламные материалы
Бумага A6 — почтовые открытки, карточки
Бумага B5,A5,B6,A6 — книги, брошюры, буклеты
Форматы C4,C5,C6 — конверты для писем формата A4: несложенные (C4), сложенные вдвое (C5), сложенные втрое (C6)
Бумага B4,A3 — газеты, расходные материалы для копировальных машин в дополнение к A4.
18. Дать характеристику СТБ 6.38-2004 как основному документу, регламентирующему требования к оформлению управленческой документации, определить его структуру, требования и выделить принципы оформления управленческой документации.
СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.
19. Перечислить виды писем, дать характеристику коммерческим и некоммерческим письмам, выделить особенности оформления некоммерческих и коммерческих писем.
• Все письма делятся на служебные и личные. Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции. Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.
• Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные.
• Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.
• Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.
Виды некоммерческих деловых писем- п исьмо-просьба, сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.
Коммерческие - запрос и ответ на него, оферта и ответ на нее, письмо-претензия (рекламация) и др.
20. Дать определение понятию «реквизит документа», определить состав и охарактеризовать реквизиты, используемые при оформлении документов, определить их взаимосвязь.
Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Всего- 32 реквизита.. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.
Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.
При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов — общий бланк и бланк для письма.
На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.
Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов.
Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год
На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.
21. Перечислить обязательные и дополнительные реквизиты, охарактеризовать реквизиты справочно-информационных документов, выделить особенности оформления обязательных и дополнительных реквизитов справочно-информационных документов, оформляемых на общем бланке.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование организации и (или) структурного подразделения – автора; дата;
регистрационный индекс; подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
• Для оформления писем(справочно-информационных документов) применяются реквизиты- Реквизит «Почтовый адрес отправителя».
• Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
• Например:
• ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск
• Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные
• Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.