Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.




 

22. Перечислить виды справок, дать характеристики различных видов справок, выделить особенности оформления внутренних и внешних справок, определить типичные особенности.

Справка— документ информационно-справочного, ана­литического или отчетного характера, представляемый ру­ководству.

Справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую ин­формацию без выводов и предложений. Справки, выдавае­мые по требованию вышестоящего органа, подписывает ру­ководитель. Данные документы оформляют на общих блан­ках. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением и составом докладных записок, однако в отли­чие от последних справки не содержат мнения автора но су­ществу излагаемых вопросов. Число подразделов документа определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Если справка включа­ет сведения финансового характера, то ее подписывают руко­водитель и главный бухгалтер и, кроме того, ставится пе­чать. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они оформляются па трафаретных блан­ках, подписываются руководителем и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.

Справкидокументы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.

Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат».

Справки информационно характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.

 

 

24. Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.

 

Докладная запискадокумент, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.

Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

25. Перечислить виды актов, дать характеристики актам, определить порядок оформления актов, выделить особенности оформления различных видов актов.

Актдокумент, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

26. Дать определение понятия «протокол», охарактеризовать особенности и способы записи, составления и оформления.

Протоколдокумент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

27. Дать определение понятия «бланк документов», охарактеризовать виды бланков, используемых в организации, учреждении, выделить назначение каждого вида и особенности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.

28. Дать определение понятию «решения и постановления»,перечислить этапы составления и оформления решения и постановления, выделить различия и особенности.

 

Ilocmановление— правовой акт, принимаемый высши­ми органами коллегиального управления и общественными объединениями в целях разрешения наиболее важных и при­нципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальны­ми или совещательными органами в целях решения наибо­лее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Ре­шениями оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов — коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и т.п.

Решениями именуются также совместные акты, издавае­мые несколькими неоднородными органами (коллегиальны­ми и действующими на основе единоначалия).

Данные распорядительные документы составляются и оформляются аналогично приказу по основной деятельности.

Ключевыми словами распорядительной части являются «Постановили» и «Решили».

Целый ряд организационно-распорядительных докумен­тов имеют статус нормативных правовых актов согласно За­кону Республики Беларусь «О нормативных правовых актах республики Беларусь» от 10 января 2000 г. № 361-3 (в ред. от 4 января 2002 г. № 81 -З).

Пример.

Постановления республиканского органа государствен­ного управления и Национального банка Республики Беларусь — нормативные правовые акты, принимаемые коллеги­ально на основе и во исполнение нормативных правовых ак­тов большей юридической силы в пределах компетенции со­ответствующего государственного органа и регулирующие общественные отношения в сфере исполнительно-распоря­дительной деятельности.

Решения органов местного управления и самоуправле­ния — нормативные правовые акты, принимаемые местны­ми советами депутатов, исполнительными и распорядитель­ными органами в пределах своей компетенции с целыо реше­ния вопросов местного значения и имеющие обязательную силу на соответствующей территории.

 

29. Перечислить реквизиты общего и бланка письма, определить их состав, выделить отличия реквизитов общего и бланка письма.

 

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

 

30. Дать определение понятию «организационные документы», охарактеризовать состав группы организационных документов, выделить состав реквизитов организационных документов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Уставправовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

· наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

· местонахождение (почтовый адрес);

· предмет и цель деятельности;

· порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

· порядок распределения прибыли;

· порядок образования учреждения (организации, предприятия);

· порядок управления и прекращения деятельности;

· органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

· для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

· для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

· Общие положения.

· Акционерный капитал (уставной фонд).

· Порядок деятельности.

· Управление.

· Учет и отчетность, распределение прибыли.

· Прочие накопления.

· Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

· наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

· наименование вида документа – УСТАВ;

· дата;

· регистрационный номер, место издания (город);

· гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

· текст;

· подпись.

Положенияправовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.


Текст положения включает следующие разделы:

· Общие положения;

· Цели и задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкцияправовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

· Общие положения;

· Должностные обязанности;

· Права;

· Ответственность;

· Взаимоотношения.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-08-26 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: