Цель: Научится правильно использовать реквизиты в управленческих документах, рассмотреть особенности оформления и составления управленческих документов.
| № п/п | Задание | Содержание | |||||||||||||||
| 1. | Дать определение «договор» | Договор (контракт) -документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений. | |||||||||||||||
| 2. | Какие особенности оформления и составления договоров Вы знаете | Основным правовым документом, регулирующим и регламентирующим взаимоотношения между организациями является коммерческий договор (контракт). Договорные отношения могут быть установлены следующими путями: 1. путём направления оферты (письменного предложения о заключении договора). 2. путём предоставления одной из сторон проекта договора, другая сторона рассматриваем проект, если нет возражений принимает любая сторона получает свой экземпляр договора. В договоре отражаются характер сделки, качество товаров и услуг, сроки, цена сделки,, оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров. Обмен документа между сторонами может происходить посредством: - почтовый - телеграфный - телетайпной - факсимильной - электронной или иной связи позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ГК 434 ТК РФ). Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде. Подписи сторон должны быть поставлены разборчиво синими или фиолетовыми чернилами и на каждом листе договора. Договоры оформляются на бланке или на стандартных листах. Датой договора объявляется дата его подписания. Присвоение номера документа происходит в валовом порядке в течение года. При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение. | |||||||||||||||
| 3. | Дать определение «приказ» | Приказ- важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителями организации в условиях решения, возникающих в процессе деятельности стратегических и практических задач. | |||||||||||||||
| Какие особенности оформления и составления приказов Вы знаете | Текст приказа состоит из двух частей, констатирующих и распорядительных. Если приказ издаётся на основании другого документа, то указывается наименование этого документа, дата, номер и заголовок в конце. Преамбула завершается словом «приказываю». Пункты строятся по схеме исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия, структурное подразделение или организации)-действие-срок. В приказ не следует включать в пункт «Приказ довести до сведения» т.к. подразделение указывается в списке рассылки, которое готовит вместе с приказом. Если приказ изменяют, то один из последних пунктов должен содержать ссылку на новый документ с указанием даты, номера и заголовка («Признать утратившим силу»). Последний пункт приказа: контроль за исполнением приказа возложить на (наим. долж. границ и форм). Если руководитель сам осуществляет контроль, то последний пункт не указывается. Подписывают приказ руководители организации, в его отсутствие заместитель. | ||||||||||||||||
| 4.1 | Из как их составных частей состоит приказ. В чем состоит функциональное назначение каждой из них | Констатирующая часть - кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказов. Распорядительная часть – должна содержать перечисления предписываемых действии с указанием исполнителя действия и сроков исполнения. | |||||||||||||||
| 4.2 | Составить распорядительный документ - Приказ по основной деятельности по предложенным реквизитам
| ||||||||||||||||
| 5. | Дать определение «протокол» | Протокол –документ, фиксирующийход обсуждении вопросов и принятии решений на собрании, на совещании, конференции и др. формах работы коллективных органов оформляется на бланках организации и содержит реквизиты (08. наименование предприятия; 10. наименование вида документа; 11. дата документа; 12. регистрационный номер документа; 14. указание на место составления или издания документа; 18. заголовок к тексту; 20. текст документа; 22. подпись.) | |||||||||||||||
| 6. | Какие особенности оформления и составления протоколов Вы знаете | Текст состоит из двух частей: 1. вводная 2. основная Вводная часть имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная: «председатель», «приглашен». Фамилии членов коллегии организации располагаются в алфавитном порядке, через запятую в строку (для приглашенных указывается должность и название организации). Вводная часть заканчивается разделом «Повестка дня»: (все прописные, слева). Вопросы о повестке дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от первого положения таблицы (располагаются по степени важности и сложности). Основная часть строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили) по каждому вопросу отдельно. Протокол подписывают председатель и секретарь. Дата – дата проведённого заседания 12 – 14.03. 2007. | |||||||||||||||
| 6.1. | Составить организационно-распорядительный документ - Протокол
| ||||||||||||||||
| 7. | Дать определение «акт» | Акт – документ составленный несколькими лицами, подтверждающей установленного факта, события или действия (инвентаризация, передача материальной ценности). | |||||||||||||||
| 8. | Какие особенности оформления и составления актов Вы знаете | Процесс подготовки акта достаточно жестко регламентирован. Отметим прежде всего, что для подготовки акта, как правило, требуется участие не менее трех работников, один из которых — по обстановке — берет на себя функцию ответственного исполнителя и по этой причине подписывает акт первым. Второе обстоятельство, на которое следует обратить внимание — сроки подготовки акта. В зависимости от обстоятельств, в акте может быть зафиксирована или какая-то частная ситуация, или цепочка событий, предшествовавших возникновению это ситуации. В последнем случае для выяснения обстоятельств случившегося обычно назначается комиссия с соответствующими полномочиями во главе с председателем. Такие акты, как правило, подлежат утверждению руководителем предприятия (иным уполномоченным лицом). Третье обстоятельство, заслуживающее особого упоминания - преобладание в содержании акта фактической информации. К такой информации, как правило, относятся сведения о времени, месте и сути (характере) события, персональный состав участников событий, зафиксированных в документе, описание действий, выполненных участниками этих событий, результат (итог) предпринятых действий и т. д. Наконец, четвертое обстоятельство, характеризующее акт как управленческий документ — обязательность соблюдения определенной формы документа. Заметим, что для подготовки большинства актов используются бланки, а в остальных случаях, как правило — типовые (унифицированные) образцы, позволяющие произвести подготовку документа правильно и быстро. Общие требования к подготовке актов определены Типовой инструкцией по делопроизводству. При этом особенности содержания и порядка оформления отдельных видов актов регулируются требованиями нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов федеральных, территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления. В содержании вводной части акта указываются сведения: о нормативном, распорядительном (ином) документе, на основании которого документируется соответствующий факт (событие, действие и т. п.); о дате и месте составления акта; о должностных лицах, участвующих в подготовке акта, а также о наименованиях их должностей, наименованиях представляемых ими предприятий, если должностные лица представляют разные предприятия. В содержании констатирующей части акта указываются сведения: о целях и задачах работы комиссии (иных лицах, составивших акт); о характере работы комиссии (основных этапах или мероприятиях, выполненных в процессе работы); о результатах работы комиссии (установленных фактах и сделанных комиссией на их основе выводах и заключениях). | |||||||||||||||
| 9. | Дать определение «служебная записка» | Служебная записка– форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами не находящиеся в прямом подчинение. | |||||||||||||||
| 10. | Какие особенности оформления и составления служебных записок Вы знаете | Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. Служебные записки могут готовиться в инициативном порядке, во исполнение требований руководящих документов (указаний руководства предприятия), а также в ответ на поступившие ранее документы. Порядок их подготовки во многом сходен с порядком, установленным для подготовки деловых писем. Тем не менее, содержание, структура, стиль изложения и оформление служебных записок имеют свои особенности. В общем случае содержание служебной записки состоит из двух частей — вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросе, группой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся: - аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения — то есть обоснование этого решения; - основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения; - расчеты, подкрепляющие обоснование (также могут быть представлены в приложении к документу); - предложения и выводы (в последних, как правило, содержится прогноз ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта). Структуру служебной записки обычно образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже — пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем. Оформление служебных записок производится на листах писчей бумаги. Сведения об основаниях для разработки документа целесообразно указывать в его первом предложении или под заголовком к тексту. Если к служебной записке прилагаются расчеты, справки - то об этом в обязательном порядке делается упоминание – по тексту документа или в его заключительном предложении. Документ подписывается его разработчиком с указанием наименования должности, подписи, ее расшифровки и даты. |