НАБЛЮДЕНИЕ ЗА НКО И УЧАСТНИКАМИ ФЕСТИВАЛЯ
Во время фестиваля можно и нужно наблюдать, как реализуются различные его элементы.
Чтобы наблюдение стало эффективным методом оценки и помогло получить полные и сравнимые данные, важно задать для него стройную процедуру.
Например, нам важно понимать, как работают НКО и как ведут себя участники фестиваля (жители) в ответ на их работу. Для этого можно использовать таблицы, приведенные ниже.
Первая таблица будет полезна для оценки работы НКО во время акций по привлечению товарных и денежных пожертвований в торговых центрах (ТЦ). На ее основе можно сделать форму оценки работы НКО и во время других акций и мероприятий в рамках благотворительного события.
Вторая таблица позволит вести учет и отслеживать реакцию жителей на те или иные действия или бездействие НКО.
Обе таблицы были созданы в разные годы руководителями фестиваля «Добрый Питер» для:
· повышения эффективности и улучшения качества фестиваля – например, на один из фестивалей «Добрый Питер» была поставлена цель повысить эффективность фестиваля, в том числе увеличить сборы не за счет придумывания новых «фишек» и технологий, а за счет более качественной работы по уже имеющейся схеме. Таблица 1 позволила увидеть «западающие» вещи в работе НКО на акциях, изменить и улучшить их прямо во время фестиваля. Это позволило 90% НКО достичь своих специально поставленных на этот фестиваль достаточно амбициозных целей по сборам. Также в этот год сборы за весь фестиваль увеличились в 2 раза в сравнению с прошлым. И это при том, что мы ничего не меняли, а просто доработали до совершенства «имеющиеся мощности».
· технологизации процессов управления фестивалем – например, данные по таблице 2 НКО должны были ежедневно предоставляться организаторам фестиваля «Добрый Питер». С одной стороны, это позволяло нам в режиме реального времени быстро и удобно контролировать ситуацию со сбором пожертвований и понимать, насколько мы приближаемся к поставленным финансовым индикаторам. С другой стороны, это дисциплинировало НКО вовремя сдавать даже минимальную отчетность, а также стимулировало к более качественной работе, чтобы достичь поставленных ими финансовых и товарных целей.
Таблица 1.
| Критерии оценки НКО-участников Фестиваля | ||
| Название организации | ||
| Название ТЦ, в котором были проведены благотворительные акции | ||
| Интервал времени наблюдения | ||
| Количество добровольцев | ||
| Критерии | Балл (1-7) | Комм., почему такой балл |
| Соблюдение всех требований к оборудованию рабочего места(стол, скатерть, баннер и т.п.) | ||
| Наличие необходимых документову куратора (договоры, приказ и т.п.) | ||
| Работа добровольцев при входе в торговый зал(насколько разговаривают с людьми, а не просто «пихают» листовки или «попрошайничают») | ||
| Работа добровольцев по приему товаров(насколько оперативно принимают, доброжелательно, четко сразу сгружают в коробки/тележки) | ||
| Работа добровольца, раздающего шарики (насколько эффективно их раздает, экономно ли, коммуницирует ли при этом с людьми или просто «пихает» в руки) | ||
| Работа добровольца по привлечению внимания к банке/ящику для пожертв. (есть ли специальный человек на эту роль, насколько корректны его предложения сделать пожертвование, делает ли он их постоянно для всех или больше молчит, чем говорит) | ||
| Работа добровольца по учету пожертвований в специальной форме (есть ли в принципе такой человек, насколько он корректно и относительно незаметно для покупателей ведет учет, насколько все графы верно и своевременно заполняет) | ||
| Работа добровольца, работающего с возражениями и "трудными" покупателями (есть ли эта функция в принципе в команде добровольцев, предлагают ли покупателям оставлять свои контакты на листочках, рассказывают ли подробно про свою НКО, говорят ли про то, куда пойдут средства, где и когда можно будет увидеть отчетность) | ||
| Сплоченность команды добровольцев и их доброжелательность | ||
| Активное участие куратора во всем процессе (его роль - пассивная, активная, направляющая, участвующая и т.п.) | ||
| Общее впечатление от работы НКО |
Таблица 2.
Форма ежедневной отчетности о собранных товарных и денежных пожертвованиях НКО
Общая информация
| Полное наименование НКО | |
| Название ТЦ, в котором были проведены благотворительные акции | |
| Адрес ТЦ | |
| Дата проведения | |
| Время проведения |
Учет сделанных товарных пожертвований
| Наименования всех товаров, которые собираются | Количество покупателей ТЦ, пожертвовавших каждый товар(ставить черточки) | Итого число покупателей ТЦ, сделавших товарное пожертвование |
| Комментарии по реакциям покупателей ТЦ на работу фестиваля |