Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, определил правила оформления первичных учетных документов.
Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.
Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
--Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов.
.Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
1) Указы, распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
2) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
3) Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
4) Государственные стандарты на документацию;
5) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
6) Государственную систему ДОУ. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
7) Законодательные акты РФ и субъектов РФ в сфере документации;
8) Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Понятие унификации и стандартизации. Характеристика унифицированных систем документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение, состав.
Стандартизация -процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
В ее состав входят: типизация, унификация, агрегирование.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»;это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.
Унифицированные с истемы документации-это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления они делятся на межотраслевые системы документации, исп на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне: стандартов и технических условий, проектно-конструкторской и технологической документации, проектной документации по капитальному строительству, - плановой документации, - статистической отчетности…
Унифицированная система организационно-распорядительной документации является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации,
- предприятий, организаций
Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- требования к оформлению реквизитов;
- требования к бланкам и оформлению документов;
- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.