Вопрос 24. Понятие документооборота организации. Объем. Характеристика документопотоков.




Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.*

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необ­ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

 

Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

--Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.

 

--Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.

 

 

Электронный документооборот. Юридическая сила электронного документа: характеристика и основные положения ФЗ «Об электронной подписи».

Регистрация документов: цель, назначение, виды. Журнальная и карточная формы регистрации. Типы информационно-поисковых систем. Принципы организации и использования ИПС.

Значение и задачи регистрации документов.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения.

 

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — важнейшая задача службы делопроизводства.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помо­щью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной карто­теки, накапливаться в течение года.

--Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

--Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

--Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.13

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

  • справочные, контрольно-справочные;
  • картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др

Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:

1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.

2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.

Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: