Вопрос 1. Система
Вопрос 2. Организация как система
Вопрос 3. Внутренняя среда организации. Внешняя среда организации
Понятие система относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях системы общим является выделение свойства целостности систем, т.е. система – это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих целостное образование с новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из её элементов. Это свойство иногда называют эмерджентностью (от англ. emergence – появление нового). В последнее время в теории управления для характеристики свойств целостности используется термин синергизм (от греч. synergeia – сотрудничество, содружество), означающий, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей.
Система управления – это совокупность элементов (подсистем), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. А это позволяет считать, что система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблем. Проблемы служат фактором, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления. Системы управления предприятиями, как правило, характеризуются сложностью, вероятностным проявлением параметров состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений.
Главные характеристики любых систем – состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно-экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать её для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.
Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе применительно к исследованию сложных систем и управлению.
Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования, проектирования и конструирования объектов как систем. По своей природе системный подход является междисциплинарным, общенаучным и в своем современном виде позволяет органически соединить задачи анализа и синтеза.
Системный подход можно рассматривать как принципиальную позицию лица, принимающего решение или предъявляющего некоторые требования, соблюдение которых позволит эффективно исследовать систему, а для систем управления ещё и разработать оптимальный алгоритм функционирования.
В качестве методологии исследования систем применяется системный анализ, применение которого позволяет выполнить требования системного подхода.
Системный анализ – наиболее ориентированное направление системных исследований, объединившее в себе методы исследования операций и системотехники, это дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях, когда выбор альтернативы требует анализа сложной информации различной природы.
Главное значение в системном подходе имеют разработка и использование представлений о целостности систем. Познать целое – значит раскрыть:
- сущность и специфику, т.е. присущие этому целому системные качества;
- состав, количественную и качественную характеристики элементов, их координацию, противоречивость, являющиеся важным источником движения и развития целого;
- структуру, т.е. внутреннюю организацию, взаимосвязь элементов, установив при этом причины их определенного сочетания и взаимодействия, отличающиеся от других систем;
- функции элементов и их влияние на функции целого;
- интеграционные (целостные) факторы, обеспечивающие целостность системы, её совершенствование и развитие, взаимодействие с внешней средой и с более общим целым, частью которого она является;
- историю данного целого, начало и источник возникновения, становления, тенденции и перспективы развития, превращение его в новую целостную систему.
Вопрос 2. Организация как система
В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства (путем соединения факторов производства и управления ими) и реализации товаров (услуг) на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуется достижение промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.
Организация – это систематизированное сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей. Основными составляющими любой организации являются задачи, люди и управление.
Любая организация реализует три процесса: получает ресурсы из внешнего окружения, осуществляет изготовление продукта и передает продукт во внешнюю среду. Для успешного существования организации необходимо поддерживать определенный баланс между этими тремя процессами. Ключевая роль в поддержании этого баланса принадлежит менеджменту.
Соединение этих элементов определенными материально-вещественными и информационными связями, порядком их взаимодействия образует структуру и целостность системы. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует её в другую.
С точки зрения системного подхода к организации и управлению ею все организации являются открытыми системами, т.е. характеризуются взаимодействием с внешней средой.
Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:
- большое число элементов;
- между элементами циркулируют не только вещество и энергия, но и сигналы (информация);
- наличие нескольких, в том числе противоречивых, целей;
- несколько уровней и способов достижения;
- несовпадение интересов групп субъектов;
- наличие элементов, функционирующих в условиях неопределенности;
- невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.
Сложность объектов управления и среды, воздействующей на них, обусловливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от неё – важные свойства организации. Они определяют открытость организации как системы.
Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части (подсистемы), которые рассматривают как самостоятельные объекты. Декомпозиция – это анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др.
В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, финансов, менеджмента и др.
Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления.
В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления.
В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды, управление развитием производства (инновациями), управление развитием комплекса и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей, например, в управлении развитием коллектива или человеческими ресурсами целями являются отбор кадров, оценка их профессиональных качеств, обучение и повышение квалификации, материальное и моральное стимулирование и т.д.
Важнейшая характеристика системы управления – её структура.
Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом управления и окружающей средой. Можно дать следующее определение:
Организационная структура (оргструктура) системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Оргструктура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления.
Совершенствование оргструктур осуществляется посредством совершенствования информационных структур управления.
Вопрос 3. Внутренняя среда организации. Внешняя среда организации
Целостность организации и её открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.
Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше её составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции (услуг) и управления.
Управляемость помимо отмеченных условий зависит от технологий.
Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды – инфраструктура, т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.
Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов. С возникновением и развитием маркетинга руководители постоянно расширяют спектр требующих учета воздействий внешней среды. На рисунке 10 приведены элементы среды прямого и косвенного воздействия.
В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы, его регулирующие.
При рассмотрении внешней среды и её влияния на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние неэкономических факторов (социокультурные факторы и др.) на экономические процессы.
Таким образом, системы управления являются сложными, характеризуются вероятностным проявлением состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений.
Для исследования систем управления применяются системный и ситуационный подходы, для разработки оптимальных условий функционирования – теория принятия решений.
Организация как система управления включает комплекс взаимосвязанных целевых и функциональных подсистем, реализующих средства достижения целей, стоящих перед организацией.
Организация – открытая система, успешное существование которой зависит от эффективного взаимодействия с внешней средой.
Внутренняя среда организации обеспечивает достижение поставленных целей и охватывает производство продукта (услуг) и управление им.
Внешняя среда прямого воздействия включает рынки, представляющие интерес для предприятия, государственные законы, регулирующие рыночные отношения, и профсоюзы.
Внешняя среда косвенного воздействия включает политические, социально-экономические факторы, развитие технологии и науки, учитываемые организацией при разработке стратегии развития.
Ситуационный подход к менеджменту предполагает:
- применение конкретных приемов, методов и концепций к определенным конкретным ситуациям для достижения наибольшей эффективности деятельности организации;
- прямое использование выводов и рекомендаций науки управления к конкретным ситуациям и условиям.
Определяющим фактором подхода выступает ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное время.
Применение ситуационного подхода предполагает:
§ Изучение и анализ конкретной ситуации;
§ Определение основных переменных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на эффективность деятельности организации;
§ Определение проблемы;
§ Адекватная реакция на ситуацию (принятие соответствующих управленческих решений);
§ Организация и контроль исполнения.