Основными задачами автоматизации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей являются:
· отражение в бухгалтерском учете фактической стоимости товарно-материальных ценностей;
· правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, использованию и остатках товарно-материальных ценностей;
· контроль за сохранностью ТМЦ в местах хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
· контроль за соблюдением необходимых норм запасов ТМЦ, обеспечивающих бесперебойное оказание услуг банком;
· своевременное выявление излишних ТМЦ с целью их возможной реализации или определения иных возможностей вовлечения в хозяйственный оборот;
· проведение анализа эффективности использования товарно-материальных ценностей.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей:
· сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ТМЦ, как в натуральном, так и в денежном выражении;
· оперативность (своевременность) учета товарно-материальных ценностей;
· соответствие данных аналитического учета синтетическому учету на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
· соответствие данных складского учета и оперативного учета движения ТМЦ данным бухгалтерского учета.
Необходимыми условиями осуществления контроля за сохранностью ТМЦ являются:
· наличие должным образом оборудованных складов или специально приспособленных площадок (для товарно-материальных ценностей открытого хранения);
· размещение ТМЦ по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типосорторазмерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида ТМЦ следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящихся товарно-материальных ценностях;
· оснащение мест хранения товарно-материальных ценностей весовыми, измерительными приборами;
· определение перечня лиц, ответственных за приемку и отпуск ТМЦ, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей;
· определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов ТМЦ, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз ТМЦ со склада;
· установление четкой системы документооборота и строгого порядка оформления операций по движению ТМЦ;
· проведение в надлежащие сроки в установленном порядке инвентаризации, а также контрольных выборочных проверок наличия ТМЦ на складе и в эксплуатации и своевременное отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации и проверок.
Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих банку ТМЦ предназначен балансовый счет 5600 «Материалы». Данный счет предназначен для учета принадлежащих банку:
· - материалов для ремонта зданий;
· - строительных материалов;
· - запасных частей и агрегатов к машинам и оборудованию;
· - автомобильных шин;
· - инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте;
· - инкассаторских сумок;
· - мешков для перевозки ценностей;
· - упаковочных материалов;
· - материалов и приборов для оборудования сигнализации;
· - средств индивидуальной защиты;
· - форменной одежды, обуви и снаряжения;
· - спортивной одежды и инвентаря;
· - горюче-смазочных материалов;
· - канцелярских принадлежностей;
· - печатной продукции;
· - продуктов питания, тары;
· -прочих материалов (материалов по эксплуатации вычислительной техники, кассового оборудования, средств связи, охраны труда и др.).
Аналитический учет ведется по лицевым счетам «На складе», «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке», «В эксплуатации» по каждому объекту ТМЦ. По лицевому счету «На складе» отражаются товарно-материальные ценности, находящиеся на складе. По лицевому счету «На складе» учет ТМЦ ведется в количественном и суммарном выражении.
По лицевому счету «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке» учитываются горюче-смазочные материалы, талоны на них, выданные водителям, а также стоимость других ТМЦ, выданных во временное пользование, в переработку, для ремонта или реализации.
По лицевому счету «В эксплуатации» учитываются инструменты, инвентарь, хозяйственные принадлежности и другие, находящиеся в эксплуатации средства труда, которые включаются в состав средств в обороте. Данные ТМЦ до передачи их в эксплуатацию учитываются на лицевом счете «На складе» балансового счета 5600 «Материалы». При выдаче со склада их стоимость переносится с лицевого счета «На складе» на лицевой счет «В эксплуатации» балансового счета 5600 «Материалы».
Для целей своевременного отражения совершенных в банке операций с ТМЦ в бухгалтерском учете в соответствующем отчетном периоде (месяце) первичные учетные документы представляются в бухгалтерскую службу не позднее дня, следующего за днем их оформления (утверждения). Первичные учетные документы, оформленные в последний рабочий день месяца, передаются в бухгалтерскую службу в тот же день.
Полученные первичные учетные документы подвергаются в бухгалтерской службе контролю по существу операций и правильности их оформления. На основании полученных первичных учетных документов бухгалтерская служба не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления, но не позднее последнего рабочего дня месяца, осуществляет отражение операций по счетам бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей, дебиторской и кредиторской задолженности по хозяйственной деятельности может вестись на открытых на балансе сборных лицевых счетах.
Для проверки равенства суммы, учитываемой на сборном лицевом счете по учету ТМЦ, дебиторской и кредиторской задолженности по хозяйственной деятельности, и общей величины частных сумм, используется Ведомость остатков товарно-материальных ценностей, Ведомость остатков дебиторской (кредиторской) задолженности и Ведомость остатков расходов будущих периодов. Проверка в обязательном порядке осуществляется на первое число каждого месяца. В случае выявления несоответствий выясняются причины и применяются меры по их устранению.
Ведение аналитического учета ТМЦ, в том числе и внесистемного учета, осуществляется в электронном виде на машинных носителях информации с использованием специального программного обеспечения по автоматизации внутрихозяйственной деятельности.