Поступление товарно-материальных ценностей осуществляется по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с законодательством, а также в результате:
· внесения в счет вклада в уставный фонд банка;
· получения банком безвозмездно (включая договор дарения);
· изготовления товарно-материальных ценностей сотрудниками банка;
· оприходования неучтенных товарно-материальных ценностей, выявленных в процессе инвентаризации;
· ликвидации основных средств, объектов незавершенного строительства и товарно-материальных ценностей;
· демонтажных работ во время проведения всех видов ремонта и реконструкции зданий и сооружений.
Для получения у поставщиков (грузоотправителей) товарно-материальных ценностей, бухгалтерской службой лицу, состоящему в штате обособленного подразделения, выдаются доверенности установленной формы.
Перечень лиц, которые могут получать по доверенности материалы от поставщиков (грузоотправителей), определяется приказом руководителя обособленного подразделения. Журнал учета выданных доверенностей должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.
Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, и заверяется печатью. Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководителем и главным бухгалтером, оформляется приказом руководителя обособленного подразделения.
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза ТМЦ, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Не позднее следующего дня после получения материалов или истечения срока действия доверенности лицо, получившее доверенность, представляет в бухгалтерскую службу документы о выполнении поручения либо возвращает неиспользованную доверенность.
Лицо, ответственное за регистрацию доверенностей, осуществляет контроль за своевременным представлением в бухгалтерскую службу соответствующих первичных учетных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании. Главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, осуществляет контроль за соблюдением правил оформления, регистрации и выдачи доверенностей, информирует лиц, получающих доверенности, о порядке представления в бухгалтерскую службу документов о выполнении поручения по доверенности.
Работники, на которых возлагается получение товарно-материальных ценностей по доверенности, несут полную материальную ответственность за полученные ценности.
На товарно-материальные ценности, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, ответственное лицо при приемке материалов получает от поставщика (грузоотправителя) сопроводительные документы (ТТН-1 или ТН-2, спецификации, сертификаты и др.) и удостоверяет своей подписью получение (прием) ТМЦ. При этом в обособленном подразделении необходимо осуществить следующее:
· зарегистрировать сопроводительные документы в журнале учета поступающих грузов;
· проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству товарно-материальных ценностей, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
· принять и оприходовать поступающие товарно-материальные ценности на склад;
· представить документы в бухгалтерскую службу в установленные сроки.
Приемка и оприходование поступающих товарно-материальных ценностей оформляется путем составления приходных ордеров при отсутствии расхождения между данными поставщика (грузоотправителя) и фактическими данными (по количеству и качеству).
При установлении несоответствия поступивших товарно-материальных ценностей ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика (грузоотправителя), а также в случаях, когда их качество не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов. Оформление акта о приемке материалов осуществляется с обязательным участием представителя поставщика (грузоотправителя).
Акт о приемке материалов утверждается руководителем обособленного подразделения и является первичным учетным документом для оприходования товарно-материальных ценностей на склад. Один экземпляр акта о приемке материалов передается в бухгалтерскую службу для отражения материалов в бухгалтерском учете, второй экземпляр – передается в заинтересованное структурное подразделение и служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.
В случае составления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.
Приходные ордера и акты о приемке материалов составляются в день поступления соответствующих товарно-материальных ценностей на склад. Они должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.
Учет товарно-материальных ценностей, находящихся на складе, ведется на карточках складского учета материальных ценностей по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточка складского учета материальных ценностей открывается на каждый номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.
На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных учетных документов (приходных ордеров, требований, ТТН-1, ТН-2, других приходных и расходных документов) ответственное лицо делает записи в карточках складского учета материальных ценностей.
Записи в карточках складского учета материальных ценностей делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки товарно-материальных ценностей (при наличии операций).
Цветы, ритуальные принадлежности могут поступать непосредственно подотчетному лицу на счет 5600 «Материалы» (лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»), минуя склад.
Строительные материалы (конструкции и детали), подлежащие передаче подрядчику, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя склад, и отражаются в учете как поступившие на склад и переданные подрядчику для производства работ.
Передача строительных материалов обособленными подразделениями (заказчиком) подрядчику оформляется:
· если материал заказчика до передачи подрядчику находится (находился) на объекте строительства (строительной площадке) или доставляется (доставлялся) на объект непосредственно от поставщика, то передача оформляется товарной накладной формы ТН-2;
· если материал заказчика до передачи подрядчику находится (находился) на складе заказчика, местонахождение которого не совпадает с местонахождением объекта строительства, то передача оформляется товарно-транспортной накладной формы ТТН-1. В строке ТТН-1 (ТН-2) «Цель приобретения продукции (товара)» указывается: «материал заказчика для производства работ на объекте (приводится наименование объекта) согласно договору (указывается номер договора)».
Стоимость материалов, израсходованных подрядчиком для производства работ, на основании первичных учетных документов, подтверждающих объем и стоимость работ в отчетном месяце, оформленных в установленном законодательстве порядке, включается в стоимость строительных работ (работ по монтажу оборудования).
ТМЦ, закупленные за наличный расчет, подлежат сдаче на склад. Их оприходование производится в общеустановленном порядке на основании документов, подтверждающих покупку, которые прикладываются к авансовому отчету об израсходованных суммах.
В тех случаях, когда в товарно-материальных ценностях содержатся драгоценные металлы и драгоценные камни в карточке складского учета материальных ценностей указываются данные по драгоценным металлам – наименование, содержание (масса в граммах), по драгоценным камням – наименование, содержание (масса в каратах).
Данные о содержании драгоценных металлов и драгоценных камней заносятся на основании сведений об их содержании, указанных в технической документации (паспортах, формулярах, руководствах по эксплуатации, этикетках и других документах). При отсутствии сведений о содержании драгоценных металлов, драгоценных камней в технической документации данные об их содержании определяются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Сдача товарно-материальных ценностей на склад оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда осуществляется их возврат или сдача ТМЦ, полученных в результате ликвидации основных средств и прочего имущества.
Вторичное сырье, не пригодное для повторного использования, полученное в ходе выполнения работ, связанных с поддержанием основных средств и товарно-материальных ценностей в рабочем состоянии, демонтажных работ во время проведения всех видов ремонта и реконструкции зданий и сооружений, в результате разборки списанных основных средств, передается ответственному лицу и учитывается внесистемно.
Не реже одного раз в год вторичное сырье, не пригодное для повторного использования, должно быть сдано специализированным предприятиям, в функции которых входит сбор такого сырья. Ответственным лицом осуществляется контроль за поступлением средств от сдачи вторичного сырья специализированным предприятиям.
На непригодное вторичное сырье, не подлежащее сдаче заготовительным и специализированным предприятиям, комиссией составляется акт об уничтожении непригодного имущества.