Описание документов и дел досоветского периода

Состав и содержание документов, созданных в предшествую­щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­производстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом спе­цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.

Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­жают функциональное назначение каждого документа, его быто­вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­ция понятий и терминов, а также применение современных ана­логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­росов.

Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так как в них отображается самобытный облик Российского государ­ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­управления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным с точки зре­ния приема их описания. Однако если своеобразие документов XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­ванных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­пускаются, например:

Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.

Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.

При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.

При описании комплексов документов, состоящих из одного и того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например:

Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.

Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.

При описании документов и дел XVIII-XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к

произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени, например:

«доношение», а не «донесение»;

«наставление», а не «инструкция»;

«объявление», а не «информация»;

«рапорт», а не «служебная записка».

При описании документов и дел предшествующих историчес­ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:

неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ­ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследо­вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.

правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.

Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­тивостояния. В равной степени это относится как к представите­лям правящих классов и сословий, так и к их подданным. В последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих докумен­тов, например:

неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег, 1775 г.;

правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;

неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;

правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­му генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях по­встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­селения. 1774 г., 21 июля.

Архивные описи

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описа­ния каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­димой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с историчес­ки сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­си. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждени­ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­реработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг.