В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах.
С х е м а м и п о с т р о е н и я о б з о р о в архивного фонда являются:
1) структурная;
2) отраслевая (функциональная);
3) тематическая;
4) хронологическая;
5) номинальная.
Для тематического обзора документов используются следующие схемы:
1) отраслевая (функциональная);
2) тематическая;
3) хронологическая.
Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.
Разберем на конкретном примере сущность каждой из названных схем.
Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час-171
тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненное™. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и со-подчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем.
Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.
В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.
Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.
Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообра-зователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.
Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.
Применение хронологических схем при составлении тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться правильным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов.
Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.
Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам.
При разработке схем характеристик серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов,
подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены:
а) в систематическом порядке:
1. Промышленность, транспорт и связь, торговля;
2. Сельское хозяйство;
3. Наука, культура, быт;
б) в хронологической последовательности:
1. Январь;
2. Февраль;
3. Март;
4. Апрель;
5. Май и т.д.;
в) в алфавитном порядке:
1. Авиационная промышленность;
2. Медицинская промышленность;
3. Химическая промышленность.
Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. А н н о т а ц и я может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.
В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя.
Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом.
Необходимо помнить, что обзор должен информировать о содержании документов, подробный же пересказ фактов и событий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подобное «описание» может превратить обзор из архивного справочника в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся.
При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует.
Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится.
При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.
И с т о ч н и к о в е д ч е с к а я характеристика документ о в помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.
Именно в этом состоит информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информационно-поисковых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность.
В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность источников по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов.
В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными п о и с к о в ы м и д а н н ы м и, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.
Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.
Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник).
В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ.
Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.