С первой четверти ХVIII в. начинается новый этап в развитии архивного дела. Это явилось следствием коренных реформ, проведенных правительством Петра 1. Преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживаются по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявшей справочное значение. В процессе этой работы учитывался опыт некоторых стран Западной Европы (Нидерландов, Пруссии и особенно Швеции). В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярий и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что юридически было закреплено в Генеральном Регламенте 1720 г. Комплекс важных источников сложился при кабинете его императорского величества (1704-1727). Большое научное значение имеют фонды сенатских архивов Москвы и Петербурга. В 1713 г. Сенат переводится в Петербург, где создается его новая канцелярия. В 1719 г. здесь учреждается должность архивариуса. Но сам архив как самостоятельная структурная часть учреждения был создан лишь в 1763 г. Московский сенатский архив хранил менее важные документы, что отразилось на его положении. В 1721 г. был создан святейший правительствующий Синод. В Синоде отлагались материалы об управлении церковью, деятельности духовенства, состоянии церквей и монастырей, эксплуатации крестьян, доходах церквей и монастырей, заведовании учебными заведениями, борьба церковников с расколами и ересями, документы цензурного и юридического характера.
В архиве Верховного тайного совета откладывались указы Совета, журналы и протоколы заседаний, переписка с высшими, центральными и местными учреждениями, мнения членов Совета в основном по внешнеполитическим делам и др. До нас дошло небольшое количество дел этого высшего органа власти.
Крупный комплекс документов сложился в результате деятельности Кабинета министров (1731-1741). Важные материалы сконцентрировались в архиве Конференции при высочайшем дворе (1756-1762), которая была создана для руководства военными действиями против Пруссии и рассмотрения внешнеполитических вопросов, но затем сосредоточила также управление внутренней жизнью страны. С 1741 г. существовал еще один высший орган власти – Кабинет ее величества, восстановленный Елизаветой Петровной. Но в 60-е годы значение Кабинета резко упало, он стал учреждением, которое заведовало в основном личным имуществом Екатерины П. При Екатерине П зародилась, а при Павле 1 оформилась личная канцелярия носителей верховной власти. В архиве канцелярии откладывались важные документы, восходившие на рассмотрение царя: донесения Сената, мнения крупных сановников, жалобы, прошения и др.
Вместо приказов с 1717 г. стали создаваться коллегии. В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», в котором архивам посвящена 44 глава. По «генеральному регламенту» создавались самостоятельные структурные части в учреждениях – архивы. Вместо многочисленных приказов с нечеткими функциями в 1719-1721 гг. было создано 12 коллегий, что способствовало более компактному отложению однородных или близких по своему характеру фондов в коллежских архивах.
В фонде КИД отложились документы о взаимоотношениях России с другими странами. Характерной чертой архива Военной Коллегии являлось то, что сюда передавались наиболее важные (в основном секретные) документы местных военных учреждений и частей. Материалы о финансовом положении России ХVIII в. концентрировались в архивах ревизион- и Камер-коллегий. Фонд Юстиц-коллегии содержал сведения о судебной деятельности правительственных учреждений и охватывал 1701-1787 гг. В архиве Вотчинной коллегии концентрировались царские указы о раздаче дворянам земель и крестьян, документы о купле-продаже и мене крепостных крестьян и земель, податях и повинностях крестьян, их побегах от помещиков, крестьянских восстаниях и др.
Фонд коллегии Экономии хранил документы об огромных богатствах церковников, состоянии церквей и монастырей, эксплуатации крестьян, их участии в Крестьянской войне 1773-1775 гг. и других восстаниях.
В XVIII в. произошли значительные изменения в архивном деле. Под влиянием развития книгопечатания и в целях улучшения сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. В ряде указов и инструкций давались указания о необходимости правильного ухода за документами различных видов и форм. Случаев сознательного уничтожения документов в ХVIII в. было мало. Однако в широком плане вопрос об оценке документов с целью их хранения или уничтожения еще не ставился. Для учета велись журнальные ежедневные записи, за более длительные промежутки времени составлялись отчеты. В ХVIII в. Сенат выпустил ряд указов, направленных на улучшение архивного дела. Фактически же работа в архивах не считалась престижной, и их сотрудниками являлись, как правило, бесперспективные чиновники. В ХVIII в. выявились два подхода к организации хранения документов. В «текущих» архивах действующих учреждений в основном сохранялся прежний порядок классификации архивных дел, выработанный еще в канцеляриях. В исторических архивах начинает проявляться иной подход, который в своей основе можно назвать библиографическим. В начале ХVIII в. в состав России вошла почти вся Прибалтика Архивы этого региона имели специфические черты. Комплексы документов складывались при различных учреждениях Левобережной Украины.
Общей чертой для архивного дела Правобережной Украины, Литвы и Белоруссии было то, что в архивы, созданных в конце XVIII в. учреждений (губернских правлений, судебных палат и др.) передавалось большое количество актовых книг, в основном ХVI-ХVIII вв.
Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц считалась основной в деятельности архивов. Масштабы справочной работы зависели от исторических условий. С первой четверти XVIII в. стала проводиться работа по собиранию исторических документов. Работа по собиранию источников проводилась Н.И. Новиковым и И.И. Голиковым в 70-90-е годы, Академией наук и Московской синодальной типографией в 80-90-е г. XVIII в.
В 80-е годы была предпринята попытка опубликовать материалы церквей и монастырей. Положительное значение имела публикация архивных документов.