Существование неформальной организации может создавать проблемы управления. Для нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количества людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Влияние неформальной организации можно контролировать, но менеджер должен иметь четкое представление о базовой мотивации функционирования неформальной группы.
- признание факта существования неформальной организации;
- выяснение ценности неформальной организации для достижения целей менеджера;
- выявление неформальных лидеров и управление ими;
- объединение цели неформальной и формальной организации;
- признание факта, что вне зависимости, от того, что менеджер делает, неформальные организации продолжают существовать.
Одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и неформальными организациями, это изначально невысокое мнение о них руководителей. Раньше считалось, что справиться с неформальной организацией - значит просто уничтожить ее. Однако сегодня многие ученые считают, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Решить этот вопрос можно следующим образом:
- признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение может уничтожить и формальную организацию. Поэтому руководству следует признать неформальную организацию, работать с ней и не угрожать ее существованию;
- выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп. Каждый руководитель должен знать неформальных лидеров в каждой группе и работать с ними, поощряя тех, кто способствует достижению целей организации. Когда неформальный лидер противостоит формальному руководителю, его широкое влияние может вызвать негативное отношение к руководству практически всех членов формальной группы;
- перед тем, как предпринять какие-либо действия, необходимо просчитать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию;
- чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, следует позволить группе участвовать в принятии решений;
- быстро выдавать точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов.
Кроме задачи управления неформальными организациями с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия, руководство, очевидно, должно также повышать эффективность командных групп и комитетов. Как и всей организации в целом, чтобы добиться эффективности функционирования, группам требуется планирование, организация, мотивация и контроль деятельности. Рассмотрим общие факторы, влияющие на эффективность работы групп.
Группа сможет более или менее эффективно идти к достижению своих целей в зависимости от влияния следующих факторов: размера, состава, психологического климата, сплоченности, статуса и функциональной роли ее членов.
1. Размер группы. Численность группы - один из важных факторов эффективности. Многочисленные исследования показали, что оптимальная численность группы находится в диапазоне от 3 до 12чел. При численности членов от 3 до 5 человек наиболее просто организовать коммуникации и общение внутри группы, однако персональная ответственность за принятие решений возрастает и члены группы выполняют, как правило, несколько ролей. Часть зарубежных исследователей считает, что оптимальная численность группы от 5 до 8 человек. Однако, в группах, имеющих от 8 до 12 чел., больше высказывается точек зрения и возможных альтернатив принятия решений. Но сроки выработки решения увеличиваются и снижается возможность коммуникаций членов между собой за счет увеличения числа связей.
2. Состав членов. Имеет немаловажное значение для эффективности работы группы и может быть рассмотрен с точки зрения пола, возраста, профессии, личностных качеств и интеллектуального уровня членов группы. Для решения многих социальных и производственных проблем предпочтительнее смешанные группы по полу, возрасту, профессии, так как они позволяют рассмотреть проблему с разных точек зрения, проанализировать больше альтернатив ее решения и выработать более качественные решения. Близость личностных качеств членов группы также нельзя считать фактором эффективности, так как включение в группу непохожих личностей часто сулит большую результативность. Также следует признать, что интеллектуальный уровень группы должен быть различным для выполнения операций с преимущественно физическим или умственным трудом
3. Психологический климат. Он в значительной степени определяется личностью лидера, нормами поведения в группе и социальным контролем. Не вдаваясь в анализ множества разновидностей климата, рассмотрим два наиболее важных состояния климата в группе: нормальный и конфликтный.
Нормальный климат соответствует единству перечисленных выше факторов и во многом определяется личностью лидера, его способностью создавать и поддерживать нормы поведения в группе. Он свойственен группам с открытым обменом мнениями, свободой дискуссии и доброжелательной обстановкой доверия в группе. Результативность таких групп максимальная, а мелкие конфликты легко гасятся.
Конфликтный климат наиболее часто появляется в группе с двумя и более лидерами или слабым либеральным лидером, размытыми нормами поведения в группе и слабым социальным контролем. В этой среде зреют конфликты между членами группы, большое значение придается слухам и наговорам, в которые оказывается активно включен и лидер группы. Конфликтные группы мало результативны и часто подвержены самораспаду. Поддержание хорошего психологического климата в группе - важная функция лидера, которому можно рекомендовать придерживаться следующих правил:
- всегда работать больше других членов группы и ежедневно подтверждать роль лидера;
- не собирать сплетни, слухи, а пользоваться общепринятыми каналами информации в группе;
- выслушивать конфликтующие стороны одновременно и стремиться погасить конфликт, исключить из группы «сцепившихся насмерть» членов для острастки других;
- проводить проверенную временем политику - «разделяй и властвуй», «кнут и пряник».
4. Сплоченность. Сплоченность группы - это мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Высокосплоченная группа - это группа, члены которой испытывают сильную тягу друг к другу и считают себя похожими. Поскольку сплоченная группа хорошо работает в коллективе, высокий уровень сплоченности может повысить эффективность всей организации в целом, если цели и той и другой согласуются между собой. У высоко сплоченных групп обычно бывает меньше проблем в общении, а те, что бывают, - менее серьезные, чем у других. У них меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия, а производительность труда их выше, чем в не сплоченных группах. Но если цели группы и всей организации не согласуются, то высокая степень сплоченности отрицательно скажется на производительности труда всей организации.
Руководство может найти возможность увеличить положительный эффект сплоченности тем, что будет периодически проводить собрания и делать упор на глобальные цели группы, а также даст возможность каждому ее члену увидеть свой вклад в достижение этих целей. Руководство может также укрепить сплоченность, разрешая периодические встречи подчиненных для обсуждения потенциальных или актуальных проблем, эффекта предстоящих перемен для производственной деятельности, а также новых проектов и приоритетов в будущем.
5. Групповое единомыслие - это отрицательное последствие очень высокой степени сплоченности. Групповое единомыслие - это тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление с тем, чтобы не нарушать гармонию группы. Члены группы считают, что несогласие подрывает их чувство принадлежности, и поэтому несогласия следует избегать. Чтобы сохранить у членов группы то, что понимается как согласие и гармония, член группы решает, что лучше не высказывать своего мнения. В атмосфере группового единомыслия первостепенная задача отдельной личности - держаться общей линии в обсуждении, даже если он или она имеет иную информацию или убеждение. Эта тенденция самоукрепляется. Поскольку никто не выражает мнений, отличных от других, и не предлагает иную, противоположную информацию или точку зрения, каждый полагает, что все остальные думают одинаково. Так как никто не высказывается, никто не знает, что другие члены могут быть тоже скептически настроены или озабочены. В результате проблема решается с меньшей эффективностью, так как вся необходимая информация и альтернативные решения не обсуждаются и не оцениваются. Когда на лицо групповое единомыслие, возрастает вероятность посредственного решения, которое никого не заденет.
6. Статус членов группы. Статус той или иной личности в организации или группе может определяться рядом факторов, включая такие как старшинство в должностной иерархии, название должности, расположение кабинета, образование, социальные таланты, информированность и накопленный опыт. Эти факторы могут способствовать повышению и понижению статуса в зависимости от ценностей и норм группы. Доказано, что члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Однако, это далеко не всегда ведет к повышению эффективности.
Человек, поработавший на компанию непродолжительное время, может иметь более ценные идеи и лучший опыт в отношении какого-нибудь проекта, чем человек с высоким статусом, приобретенным благодаря многолетней работе в руководстве данной компании. То же самое относится и к руководителю отдела, статус которого может быть ниже вице-президента. Чтобы принимать эффективные решения, необходимо учитывать всю информацию, относящуюся к данному вопросу, и объективно взвешивать все идеи. Чтобы эффективно функционировать, группе, возможно, придется прилагать совместные усилия ради обеспечения того, чтобы мнения членов, имеющих более высокий статус, не доминировали в ней.
7. Роли членов группы. Критическим фактором, определяющим эффективность работы группы, является поведение каждого из его членов. Чтобы группа функционировала эффективно, ее члены должны вести себя таким образом, чтобы способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Важную роль в работе группы играет рациональное распределение ролей между членами команды. Наблюдение и опыт проведения деловых игр показывают целесообразность четкого распределения ролей в группе и выявления лидера, который принимает на себя роль организатора группы.
Существует две основных направленности ролей для создания нормально работающей группы. Целевые роли распределены таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их. Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее поддержанию и активизации жизни и деятельности группы.
8.Групповые нормы. Нормы призваны подсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них. Нормы оказывают такое сильное влияние потому, что только при условии согласования своих действий с этими нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку. С позиции организаций можно сказать, что нормы могут иметь положительный и отрицательный характер. Положительными нормами считаются те, что поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на достижение этих целей. Отрицательные нормы имеют противоположный эффект: они поощряют поведение, которое не способствует достижению целей организации. К положительным нормам относятся: усердие работников, их преданность организации, заботу о качестве продукции, заботу об удовлетворении покупателя. Примером отрицательных норм служат те, которые поощряют неконструктивную критику компании, прогулы, низкий уровень производительности труда.
9.Сопротивление переменам. Люди часто обсуждают предполагающиеся или фактические перемены, которые могут произойти в их отделе или организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам.
Для борьбы с сопротивлением переменам, лидер должен Егоршин А.П. Управление персоналом. М.: ИНФРА-М, 2008. С. 163:
- спокойно выслушивать критику в свой адрес и различные точки зрения так же, как и конструктивные предложения;
- сначала собрать все возможные идеи, а затем обсуждать аргументы «за» и «против» по каждой идее;
- сначала выслушивать идеи членов группы (подчиненных), а затем высказывать свои;
- поощрять и вознаграждать членов группы за инновационные идеи и предложения;
- всегда обеспечивать социальную защиту членам своей группы.
Перед тем, как предпринять какие-либо действия, необходимо просчитать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию. Руководителю нельзя забывать о том, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Любое действие, предпринятое руководством, может вызвать у сотрудников организации как положительные, так и отрицательные эмоции в отношении начальства. Эти эмоции оказывают непосредственное влияние на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем. Поэтому необходимо уделять должное внимание разработке и применению на практике методов управления неформальными организациями с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия.