Работа с запросами.
Если структура БД хорошо продумана, то исполнители, работающие с БД должны навсегда забыть, что в базе данных есть таблицы, а еще лучше, чтоб они об этом вообще ничего не знали!
Исполнители работают по запросам! Все необходимые запросы разработчик должен подготовить заранее.
В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц БД. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи из таблиц.
Виды запросов в MS Access:
1. Запросы на выборку – это самые простые запросы, они же самые распространенные.
2. Запросы с параметром – критерии отбора задаются при запуске запроса.
3. Итоговые запросы – производятся математические вычисления по заданному полю и выдается результат.
4. Запросы на изменение – позволяют автоматизировать заполнение полей.
5. Перекрестные запросы – позволяют создавать результирующие таблицы на основе расчетов, полученных при анализе группы таблиц.
6. Специфические SQL-запросы – это запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL (Structured Query Language –язык структурированных запросов).
Работа с формами.
Формы позволяют:
- вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;
- выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.
В MS Access существуют авто-формы 3-х типов:
- в столбец (все поля одной записи);
- ленточные (одновременно группу записей);
- табличные (в виде таблиц).
Структура формы.
- область заголовка
- область данных
- область примечания.
Заголовок и примечание используют для чисто оформительских задач, они не связаны с содержимым таблиц.
Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных и их ввод.
Работа с отчетами.
Отчеты во многом похожи на формы, но имеют другое функциональное назначение – они служат для форматирования вывода данных на печатающие устройства, следовательно должны учитывать параметры принтера и бумаги.
Наиболее технологичным является проектирование отчетов первоначально в Мастере отчетов с последующей доработкой в Конструкторе.
Структура отчета.
- заголовок
- примечание
- данные
- верхний и нижний колонтитулы – если отчет занимает более одной страницы, то эти разделы необходимы для печати служебной информацию
Страницы доступа к данным.
Страницы – новый объект баз данных.
Как и формы они служат для обеспечения доступа к данным, но речь здесь идет об удаленном доступе к данным через Интернет.
От прочих объектов БД страницы отличаются тем, что имеют двойную природу. Прочие объекты БД являются внутренними. Страница же представлена двумя объектами: внутренним (его можно редактировать) и внешним – файлом в формате HTML.
Проектирование баз данных.
Вопрос о проектировании БД – очень важен, поэтому его необходимо рассматривать в самом начале курса. Кроме того он позволяет затронуть многие важные темы, касающиеся структуры БД.
Различают два подхода к проектированию:
- по аналогу
- по техническому заданию.
Первый подход реализуется, когда есть аналогичная БД, в этом случае уточняется спецификация отличий между существующей БД и заказываемой.
Если же аналог не обнаружен, то приступают к составлению технического задания на разрабатываемую БД. Для этого Разработчик должен придти на предприятие и выяснить целый круг вопросов.
1. Список входных данных, поступающих на предприятие из внешних источников.
2. Список выходных данных, необходимых для управления предприятием.
3. Список выходных данных, необходимых для отчетности перед другими организациями.
После уточнения списков данных, Разработчик обязан познакомиться со структурой предприятия, функциями его отделов и функциональными обязанностями работников и заранее составить представление о потребностях на каждом рабочем месте.
Проектирование логической структура БД.
Процесс происходит в несколько этапов.
1. Составление генерального списка полей. На этом этапе на основе списков входных и выходных данных составляется список всех полей будущей БД.
2. Присвоение имен полям и выбор типов полей в зависимости от типа данных.
3. Распределение данных по таблицам. Сначала критерием деления данных служит функциональный признак, т.е. требование, что данные в одну таблицу должны вводиться в рамках одного подразделения или лучше на одном рабочем месте.
Далее, если данные в соседних записях многократно повторяются, то такие таблицы снова делятся на две взаимосвязанные таблицы с тем, чтобы одни и те же данные вводились в базу данных только один раз. Это позволит обеспечить целостность данных.
4. Выбор ключевых полей в каждой таблице. В качестве ключевого выбирается поле, значения в котором не могут повторяться. Если такого поля нет, то это может быть комбинация из двух или нескольких полей, или же вводиться специальное поле - идентификатор записи, например поле типа Счетчик.
5. Разработка связей между таблицами. Связи между таблицами осуществляются на основе общих полей. Возможны три типа связей:
- связь один-к-одному; такая связь осуществляется по ключевым полям со стороны обеих таблиц, то есть записи ни в одной, ни в другой таблицах не могут повторяться.
- связь один-ко-многим; в такой связи со стороны одной таблицы участвует ключевое поле, а со стороны другой – неключевое поле. В таком случае в первой таблице записи не могут повториться (сторона 1), тогда как во второй таблице записи могут повторяться.
- наконец, при проведении связей может появиться связь многие-ко-многим, но следует помнить, что такая связь не позволяет поддерживать целостность данных, и от нее надо избавляться путем деления данных на две связанные таблицы.
Когда связи между таблицами проведены, можно приступать к созданию объектов БД непосредственно в MS Access.
6. Согласование с Заказчиком. Готовую базу данных представляют Заказчику. Если база данных хорошо разработана, то исполнители предпочитают работать с ней, а не со старыми бумажными носителями информации. Другим критерием хорошо разработанной БД является то, что при появлении новых потребностей у Заказчика, к базе данных легко можно подключать новые таблицы.