Численность персонала службы управления персоналом зависит от множества факторов: размера организации, вида его деятельности, ценностей и традиций, финансового состояния, стадии развития и т.д.
Для расчета численности кадровой службы существуют два нормативных документа, которые можно взять за основу:
1. Постановление Минтрудсоцразвития России от 26.03.2002 № 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти". Как следует из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет.
2. Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров". Данный документ носит рекомендательный характер и может быть использован в качестве основы для разработки систем нормирования труда, устанавливаемых в организациях. В соответствии с ТК РФ системы нормирования труда определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаются коллективным договором.
Численность сотрудников службы по управлению персоналом колеблется по результатам различных исследований от 30 до 2000 человек на одного сотрудника службы управления персоналом. В среднем на одного специалиста приходится 200 работников организации. Например, в США один специалист по управлению персоналом приходится на 115 работников организации, в Японии – на 38 человек.
Количество сотрудников службы по управлению персоналом (человек), необходимых для выполнения работ по управлению персоналом, можно рассчитать по следующей формуле:
где Ч – численность сотрудников службы управления персоналом; Т, – суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (месяц); Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (месяц).
Нормативная численность работников управления персоналом также осуществляется по формуле
где Чфакт – фактическая численность работников организации, человек; 250 – подушевой норматив на одного специалиста по управлению персоналом; Кдоп = 1,36 – дополнительный коэффициент, учитывающий работу по представлению установленной отчетности, проведению консультационно-разъяснительной работы по пенсионному и трудовому законодательству, анализу проблем текучести кадров, организации обучения, участию в рассмотрении жалоб, писем, заявлений и прочую работу с входящей почтой, осуществление руководящих функций.
В этот расчет численности входит единица начальника управления персоналом организации.
Качество функционирования системы управления персоналом зависит не только от профессиональной подготовки ее работников, но и от нагрузки, приходящейся на одного специалиста, т.е. от интенсивности и напряженности его труда.