Создание собственного архива
Как уже было сказано выше, собственный архив – это одно из структурных подразделений компании.
Из «технического оснащения» для его организации потребуется отдельное помещение, размер которого зависит от объема документов в компании, и оснащенное системами пожарной сигнализации и пожаротушения, специальные короба, в которых будут храниться документы, промышленные стеллажи, выдерживающие большой вес бумаги, канцелярские принадлежности для обеспечения правильного хранения: скоросшиватели, файлы и т. д. С точки зрения кадрового обеспечения деятельности этого подразделения, компании следует нанять профессиональных архивистов. Количество работников в архиве должно зависеть от объема находящихся там документов.
Плюсы собственного архива:
– документы всегда находятся в непосредственной близости от их пользователей – специалистов
– качество хранения документов напрямую зависит от самой компании
Минусы собственного архива:
– содержание архива достаточно затратно, так как связано с использованием площадей (цена за аренду), оборудование этого помещения: системы противопожарной сигнализации и пожаротушения, стеллажи, короба и т. д. (покупка и обслуживание), найм сотрудников (зарплата) и т. д.
– на современном этапе нанять грамотных архивистов не просто в силу малого количества специалистов в этой сфере
Основные ошибки компаний при организации собственного архива:
– под архив отдают либо подвальное, либо чердачное помещение, не оборудованное ни противопожарной сигнализацией, ни системой пожаротушения. В этом случае, обычно, в итоге компания платит приличный штраф пожарным. Кроме того, существует возможность гибели архивных документов, например, из – за прорыва труб в подвале или возникновения пожара;
– компания не организует архив, а хранит документы в тех структурных подразделениях, которые их создают. Такая ситуация, во – первых, нарушает один из основных принципов целостности документооборота, который состоит в том, что в финальной его части документы должны быть переданы в архив, а во – вторых, обычно ведет к утере документов или невозможности их найти;
– компания не нанимает профессиональных архивистов, а берет на работу тех, кому можно платить по минимуму. Например, студентов. Не обладая специальными знаниями в области архивной деятельности, такие работники не хранят документы, а складируют их. В итоге, обычно, это приводит к утере документов, их повреждению, а также, из – за отсутствия адекватной системы поиска, в таком «архиве» ничего нельзя найти.
Привлечение сторонней компании на аутсорсинг архивной деятельности
Если компания не хочет тратить время, силы и деньги на организацию собственного архива, то она может обратиться к сторонней компании, передав ей на аутсорсинг функцию ведения архивной деятельности. Для этого надо найти подходящую компанию – аутсорсера, заключить с ней договор аутсорсинга и создать График взаимодействия, в соответствии с которым компания – заказчик будет передавать компании – исполнителю документы для хранения и получать их назад, в случае необходимости. Договор аутсорсинга в этом случае заключается стандартный. Самое важное в нем – это определить права и обязанности сторон, из которых должно быть предельно ясно, что конкретно обе стороны должны делать в процессе реализации договора аутсорсинга.
Плюсы привлечения сторонней компании:
– компания – заказчик оплачивает только цену договора аутсорсинга и не несет больше никаких дополнительных затрат
Минусы привлечения сторонней компании:
– документы не находятся в непосредственной близости от их пользователей – специалистов и в случае возникновения необходимости в получении информации, содержащейся в документах, переданных в архив, на это уйдет некоторое время. Кроме того, для того, чтобы вообще получить такие документы в разумный срок необходимо оговорить это в договоре аутсорсинга и Графике взаимодействия
– всегда существует риск ошибки при выборе контрагента, то есть подписания договора с компанией, которая не соответствует требованиям заказчика. Такая ситуация может привести к утере или порче документов.
Основные ошибки компаний при использовании аутсорсинга архивной деятельности:
– компания выбирает контрагента по принципу наименьшей цены. В этом случае услуги могут
оказаться дешевы, потому что они некачественны. Такая ошибка может привести в порче или утрате документов.
– компания – заказчик не подписывает с компанией – аутсорсером График взаимодействия. В итоге документы передаются исполнителю «как Бог на душу положит», а получить их при необходимости назад вообще невозможно – компания – заказчик подписывает договор аутсорсинга архивной деятельности, но при этом обладает еще и собственным архивом. В этом случае вероятно столкновение с налоговой инспекцией из – за непризнания расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, по договору аутсорсинга.
Смешанный вариант
Одной из самых распространенных ситуаций на практике является следующая: у компании есть собственный архив и она не собирается от него отказываться в силу специфики своей деятельности или по каким либо еще причинам, но не хватает площадей для хранения всех документов, переданных в архив. В этом случае компании нужен не договор аутсорсинга, а договор хранения с внешним контрагентом, который сможет обеспечить необходимое количество площадей и соблюдение правил хранения документов. Такие услуги обычно предоставляют те же компании, что и полный аутсорсинг архивной деятельности. С таким контрагентом компания – заказчик подписывает гражданско – правовой договор. Обратите внимание, что целесообразно подписывать не договор хранения, а договор возмездного оказания услуг, так как это позволит возложить на компанию – исполнителя такие обязанности как, например, предоставление документов из архива по требованию компании – заказчика в определенный срок, услуги по уничтожению документов и т. д.
Обратите внимание, что плюсы и минусы смешанного варианта, а также ошибки, допускаемые компа ниями при его использовании, которые весьма схожи с теми, что возникают при заключении договора аутсорсинга. Если бы существовало такое понятие (а его не существует), то такой способ организации архивной деятельности можно было бы назвать «частичным аутсорсингом».
Плюсы смешанного варианта:
– такой способ организации архива позволяет обеспечить полноценное и качественное хранение документов, при этом не разорившись на аренде площадей и иных затратах, связанных с организацией архива
Минусы смешанного варианта:
– частично архив не находится в непосредственном доступе для пользователей – специалистов, и,
в случае необходимости, получить нужную информацию из этих документов сразу не удастся. Этот минус, на самом деле, не так уж существенен, так как на внешнее хранение обычно передается та часть архива, которая уже мало кого интересует в силу «возраста», но уничтожению пока не подлежит;
– существует вероятность ошибки в выборе контрагента, что может привести к порче или утрате документов.
Основные ошибки компаний при использовании смешанного варианта:
– компания – заказчик выбирает контрагента по принципу дешевизны услуг, что может быть при-
знаком их не качественности;
– компания – заказчик не подписывает с компанией – исполнителем Графика взаимодействия, в следствие чего возникает путаница с передачей документов и получением их в случае необходимости назад;
– заключая договор с контрагентом, компания – заказчик называет этот договор договором аутсорсинга. В этом случае, из – за наличия у компании собственного архива, могут возникнуть трения с налоговой инспекцией из – за расходов по договору с контрагентом, предоставляющим услуги по хранению и обслуживанию архивных документов.
Таким образом, любая компания может самостоятельно, взвесив все плюсы и минусы, выбрать тот вариант организации архива, который наиболее ей подходит.
В завершении только хотелось бы обратить внимание читателей на несколько распространенных ошибок, которые допускают компании, независимо от выбранного способа хранения документов:
– руководители среднего звена или специалисты компании не сдают документы в архив, так как считают, что они могут еще пригодиться. На самом деле просто не хотят выпускать их из рук. В результате этого «мини – архивы» образуются прямо на рабочих местах. В итоге документы становятся недоступными для других специалистов компании или вообще теряются. Решить эту проблему можно изданием соответствующего приказа и внимательным отслеживанием его исполнения;
– в систему поиска документов в архиве закрадывается ошибка, либо она оказывается вообще непригодной для использования. Причиной возникновения этой ошибки обычно является непрофессионализм работников собственного архива или контрагентов. Избавится от этой проблемы можно «перенастроив» систему поиска, для этого, в случае наличия собственного архива, необходимо пригласить на работу (или по гражданско – правовому договору) профессионального архивиста, если же это произошло на внешнем хранении, то, вероятно, стоит сменить контрагента.
К понятию «документы, подлежащие хранению» компания относит весь вал рабочих бумаг, которые возникают у специалистов в процессе работы. В итоге в архив попадают распечатанные из интернета статьи, несколько копий одного и того же документа, обрывки бумаг, на которых нарисован план проезда к офису и т. д.