Процесс коммуникации
Основная цель коммуникации — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации — неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.
Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.
Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.
Сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.
Канал связи - средство передачи информации.
Канал связи - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.
Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов. Эти этапы наглядно показаны на рис. 2. в виде графической модели информационного обмена.
Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.
• Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения — четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму — задача следующего этапа.
• Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
• Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д. Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания по передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность.
В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.
Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.
• Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование — это по сути перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.
Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует поэтому наладить обратную связь с получателем.
• Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель — получателем, ожидающим сообщения—ответа.
• Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.
Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.
Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.
• Перегрузка каналов связи - другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.
• Нерациональная организационная структура - еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.
Процесс слушания
Для эффективного взаимодействия необходимо не только овладеть речевой деятельностью, но и научиться эффективно слушать. Говорение и слушание — это два наиважнейших навыка вербальной компетентности.
Слушание — это процесс направленного восприятия человеком слуховых и зрительных стимулов и приписывания им значения. Если слышание — физический процесс, определяемый воздействием звуковых волн на барабанную перепонку и протекающий без специальных умственных усилий, то слушание (эффективное слушание) — это сложный процесс восприятия, осмысления, понимания, структурирования и запоминания поступающей информации, в котором участвует вся личность человека. Слушание является фундаментальным навыком, влияющим на качество отношений в повседневном общении, на успешное взаимодействие и взаимопонимание. В то же время многие люди практически не умеют слушать.
Умение слушать у людей развито неодинаково. Исследования показывают, что в среднем время нашего общения с другими распределяется следующим образом: примерно 42-53 % времени мы слушаем других, 16-32% — говорим сами, 15-17% — читаем, 9-14 % — пишем. Как видно из цифр, умение слушать как метод восприятия информации используется в коммуникации намного чаще, чем умения читать и писать, вместе взятые, следовательно, овладение таким умением важно для каждого.
Большинство людей оценивают свое умение слушать на 70-80%. Однако исследования показывают, что на самом деле эффективность слушания у многих людей составляет всего 25%, т. е. три четверти услышанных сообщений утрачиваются.
То, что происходит с содержанием сообщения в процессе передачи его от человека к человеку, можно схематично изобразить следующим образом: задумано 100 % —> высказано 80 % от задуманного -» услышано 70 % от высказанного —» понято 60 % от услышанного —> осталось в памяти примерно 24 % от воспринятого.
В основе процесса слушания лежит сосредоточение — концентрация на конкретных стимулах из всего множества стимулов, достигающих наших органов чувств. Во время внимательного слушания происходит интеллектуальная деятельность, которая может сопровождаться даже повышением давления и увеличением частоты сердцебиений.
Человек прежде всего обращает внимание на информацию, которая ему интересна и соответствует его физическим и психологическим потребностям. Умение же слушать предполагает наличие концентрации внимания даже в тех случаях, когда информация не кажется нам интересной.
Понимание усложняется, когда мы слышим незнакомые или быстро произносимые слова, большое количество фактов и цифр или нечетко сформулированную мысль. По оценкам специалистов, большинство людей произносят около 125 слов в минуту, но могут продумывать их примерно в четыре раза быстрее. Это означает, что как слушатель человек обладает свободой размышлять, которая, если себя не дисциплинировать, приводит к недостатку сосредоточенности. Понимание информации требует не только активного слушания, но и использования специальных техник установления обратной связи, включая эмпатию, расспрашивание, перефразирование и резюмирование, о которых пойдет речь далее.
Коммуникативные барьеры
1. Информационные барьеры:
• механический обрыв информации и возникающее от этого ее искажение (например, палатную медицинскую сестру, объясняющую пациенту правила самоухода, срочно вызывают в операционную
и она, не изложив до конца информацию, уходит);
• неясность передаваемой информации, в силу чего искажается изложенная и переданная мысль (например, медицинская сестра рассказывает о режиме образа жизни пациентке в послеоперационный период и использует при этом в разговоре такое выражение, как «в течение 3 месяцев вам нельзя носить тяжести» — фразу, которая не уточняет какую массу может поднимать пациентка после 3 месяцев и не объясняет правила ношения тяжестей);
• недостаток информации;
• информационная перегрузка (слишком большой объем информации, слишком сложная информация или недостаток времени для восприятия информации);
• искажение информации.
2. Замещающе-искажающие барьеры: принимающие информацию ясно слышат передаваемые слова, но придают им иное значение (например, медицинская сестра говорит пациенту о необходимости сдать кровь на реакцию Вассермана для подготовки к операции, а пациент начинает думать, что у него венерическое заболевание). 3. Эмоциональные барьеры: люди, получая какую-либо информацию, больше заняты своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами. Слова в данном случае являются сильным
эмоциональным зарядом, который порождает разнообразные ассоциации, оказывающие влияние на восприятие информации (например, женщина очень трогательно относится к своей беременности и будущему ребенку; сообщение врача о том, что необходимо делать аборт по медицинским показаниям, вызывает у нее активный протест, она не желает ничего слушать по этому поводу).
4. Барьеры непонимания:
• фонетическое непонимание возникает, когда участники общения говорят на разных языках, диалектах или имеют дефекты речи и дикции либо у них невыразительная быстрая речь, речь-
скороговорка или речь с большим количеством слов-паразитов;
• семантическое непонимание связано с различиями в системах значений участников общения — это проблема жаргона и сленга. Известно, что даже в рамках одной и той же культуры существует
множество микрокультур, каждая из которых создает свое «поле значений» (например, медицинские работники в разговоре с пациентами употребляют такую фразу, как «глотать лампочку»).
5. Стилистические барьеры: несоответствие стиля речи коммуникатора и ситуации общения или стиля речи и психологического состояния другой стороны (например, пациент может не принять
критическое замечание в свой адрес, так как оно будет высказано в несоответствующей ситуации панибратской манере).
6. Логические барьеры: логика рассуждения, предлагаемая коммуникатором, либо слишком сложна для восприятия, либо кажется другой стороне неверной, либо противоречит присущей ему
манере аргументирования (можно говорить о «женской», «детской» или «мужской» логике).
7. Барьеры социально-культурных различий: социальные, политические, религиозные, профессиональные различия приводят к разной интерпретации тех или иных понятий, употребляемых в процессе коммуникации (например, чем выше авторитет медицинского работника, тем меньше преград на пути понимания и усвоения предлагаемой им информации пациентом).
8. Сенсорные барьеры:
• физические помехи (шум, большое расстояние, физические преграды);
• отвлекающие моменты (телефонные звонки, посетители, плохое самочувствие, все новое и неожиданное, что вызывает реакцию «что такое?»);
• дефекты органов чувств у кого-либо из собеседников (плохой слух, плохое зрение).
9. Психологические барьеры:
• недоверие к собеседнику;
• незаинтересованность в предмете разговора;
• погруженность в другие дела;
• убежденность в собственной правоте; предубеждение;
• неуверенность в себе;
• самоуверенность;
• стремление настоять на своем;
• неумение слушать;
• неумение выражать свои мысли;
• привычка перебивать собеседника.
10. Социальные барьеры:
• разный статус собеседников;
• ролевые ожидания (неудовлетворенные надежды человека на определенную роль в социуме, которая помогает самоутвердиться, например иметь авторитет среди знакомых).
11. Организационные барьеры:
• передача информации сверху вниз («размножение» информации, эффект «испорченного телефона», задержка информации);
• передача информации снизу вверх (искажение, потеря, задержка информации).
Организационные барьеры преодолеть труднее всего, поскольку они связаны с политикой учреждения, стилем управления, т.е. факторами, очень мало зависящими от усилий отдельных специалистов.
Аттракция
Понимание аттракции
При изучении данной проблемы важно обратить внимание на отдельные аспекты процессуальной характеристики межличностного общения. Так, в общении как коммуникативном процессе, в каждом информационном сообщении имеется два вида информации, влияющие друг на друга и в совокупности создающие своеобразие и ту или иную степень успешности информационного обмена:
а) так называемая текстовая информация, включающая в себя информацию вербального и невербального характера: сюда входит все то, что и как говорит, делает коммуникатор;
б) персонифицированная информация, связанная с характером отношений реципиента к коммуникатору, которые могут быть положительными, нейтральными или отрицательными. Степень настроенности (или не настроенности) реципиента на коммуникатора (Лк) может быть разной, и это наглядно представлено на шкале отношений.
Ситуация, когда коммуникатор находится в правой стороне шкалы отношений в глазах, мнении реципиента, называется аттракцией (привлекательность, позитивная настроенность). В связи с этим для специалистов, имеющих дело с людьми, актуальной становится проблема аттракции - создания у реципиента позитивного настроя, положительного эмоционального отношения к себе.
Один из законов общения состоит в том, что люди легче принимают точку зрения, позицию, идеи и мысли того, к кому относятся положительно, испытывают позитивные эмоции, и, наоборот, при негативном настрое создается так называемый персонифицированный барьер восприятия и понимания информации. Вот почему одной из профессиональных задач юриста, педагога, руководителя, специалистов других профилей, работающих с людьми, является создание обстоятельств, при которых они, решая профессиональные проблемы, находились бы в правой стороне шкалы отношений в глазах, мнении партнеров по общению, т.е. создание аттракции.
Аттракция - особый вид социальной и социально-психологической установки на другого человека, в которой преобладает положительный эмоциональный компонент, это непроизвольное возникновение положительного эмоционального отношения при восприятии другого человека. Аттракция - один из социально-психологических механизмов регуляции взаимоотношений людей.
При изучении данного социально-психологического феномена важно помнить, что механизмы возникновения аттракции находятся не в области сознания человека, а в сфере бессознательного. Человек может смотреть и не видеть, слушать кого-нибудь и не слышать. Все зависит от степени включенности в эти процессы его сознания. Но информация, воспринимаемая нашими органами чувств и не фиксируемая в нашем сознании, не пропадает бесследно, особенно если она значима для нас, затрагивает наши потребности и несет в себе достаточный эмоциональный заряд. Как бы минуя сознание, которое в это время может быть занято другой информацией, эмоционально насыщенная и потребностно значимая информация остается в сфере бессознательного и оттуда оказывает свое влияние, которое проявляется в виде эмоционально окрашенного и неосознанно направленного отношения к источнику информации.
Если индуцировать партнеру по общению информацию, имеющую для него положительное значение, способствующую удовлетворению его значимых потребностей и которая им не осознавалась бы, то у него непроизвольно возникают положительные эмоциональные состояния. В таком случае проявляется эффект положительного отношения к процессу общения и происходит перемещение коммуникатора вправо по шкале отношений.
Любой контакт с людьми не следует начинать с образования у них отрицательных эмоций. В таком случае происходит частичная или полная блокировка информационного воздействия.
В психологии восприятия информации известно, что люди лучше всего запоминают начало и конец разговора. Начало разговора создает базу для его основной части, а концовка оставляет в памяти общее отношение к этому разговору и к партнеру по общению. Психологически обоснованная тактика наказания и поведения в ситуации, когда нежелательно продолжение (и даже ведение) разговора, такая: необходимо создать у партнера динамику эмоциональных состояний, при которой начало и конец контакта, разговора были бы положительно эмоционально насыщены, а середина (основная часть) беседы, разговора может иметь и отрицательную эмоциональную направленность.
Эмпатия
В современной психологии эмпатию принято трактовать либо как способность понимать мир переживаний другого человека, либо как способность приобщаться к эмоциональной жизни другого, разделяя его переживания. Анализируя существующие определения эмпатии, можно выделить четыре наиболее часто встречающиеся:
1) понимание чувств, потребностей другого;
2) вчуствование в событие, объект искусства, природу;
3) аффективная связь с другим, разделение состояния другого или группы;
4) свойство психотерапевта.
Наиболее популярно в психологии межличностных отношений и психологии личности понимание эмпатии, предложенное Даймонд: "Эмпатия - воображаемое перенесение себя в мысли, чувства и действия другого и структурирование мира по его образцу".
В школе психоанализа эмпатия рассматривается как свойство врача, обеспечивающее эффективное взаимодействие с больными.
Липпс трактовал эмпатию как восприятие эстетического объекта - это одновременно акт наслаждения и познания. Эмпатия есть способ познания объекта - эстетического наслаждения, вчуствования в объект через проекцию своих чувств и идентификацию с ним. Правда эта трактовка давалась для психологии искусства, но она прекрасно подходит и для людей.
Эмпатия как способность к межличностным контактам
Способность к межличностным контактам требует прежде всего эмпатии.
Эмпатия есть понятие обозначающее способность к аналоговой, опосредованной функцией лимбической системы обработке информации исходящей извне ее расщепления и путем установления обратной связи прогноза последующих событии и выработка стратегии и тактики поведения для получения наибольшей выгоды. Эмпатия не есть что-либо застывшее, но процесс в результате которого происходят межличностные контакты, в результате которых человек способен удовлетворять (в рамках социума свои витальные и др. потребности в том числе и высшие. В результате общения происходят изменения и в нейрохимическом статусе каждой из общающихся сторон. Если функция лимбической системы нарушена автоматически нарушается и способность к эмпатии. Получается порочный круг. Чем более высока у человека способность к эмпатии тем более он будет стремится к общению, и, таким образом эти способности станут еще большими и наоборот. Человек с низкими эмпатическими способностями будет избегать общения в результате чего у него будет страдать процесс идентификации и таким образом его витальные потребности удовлетворены не будут. Такие люди склонны к интроспекции и как правило склонны к морализаторству болезненной саморефлексии и ощущении как это называет ряд авторов снижением чувства собственной достоверности, чувством внутренней пустоты, мертвенности, склонности и рассуждательству, а также обладают низким аффективным фоном (дистимией). К чему ведет сенсорная и эмоциональная депривация известно -частенько к психозу. Такие субъекты рациональны, так как их мышление лишено эмоционального достаточного обеспечения. Порой под влиянием внешних обстоятельств стрессового характера они переходят на другой более высокий уровень экзистенции. После чего у них появляется чувство собственной ущербности, т.к. они познали другой более высокий экзистенциальный уровень.
Тогда как та крыса нажимающая на рычаг они стремятся вновь повысить свой низкий эмоциональный уровень путем приятия психотропных таблеток, участия в различных опасных, связанных с риском делах и.т.п.
В своей работе "Заметки об отношении комплекса неполноценности к комплексу вины"(1938) Александер разграничивает психологию чувства вины и психологию чувства неполноценности, т.е. стыда. В психоаналитической литературе той поры термины вина и стыд использовались как взаимозаменяемые; Александер показал, однако, что они имеют различное эмоциональное содержание и совершенно противоположные функциональные результаты. Чувство вины - это реакция на какое-либо неправильное действие, совершенное или замышленное по отношению к другому, что вызывает стремление получить наказание. Виновный человек, таким образом, ищет наказания; далее, его вина, тормозя дальнейшую агрессивность, имеет парализующий эффект. Такая реакция наиболее наглядным образом просматривается у депрессивных больных, заторможенных и отсталых, обвиняющих себя в греховности. Стыд с другой стороны, - это реакция на ощущение слабости, неумелости, униженности по отношению к другим. Психологическая реакция на стыд противоположна реакции на чувство вины: она стимулирует агрессивность. Чтобы избавиться от стыда, индивид должен доказать, что он не слаб, что он может победить того кто его опозорил. Стыд - настолько примитивная реакция, что проявляется даже у животных; но чувство вины может возникнуть лишь тогда, когда у индивида развита совесть, то есть – иначе - когда он осознает и принимает моральные ценности своего круга..
Враждебные, агрессивные, отчужденные импульсы вызывают чувство вины; оно в свою очередь подавляет возможность человека утвердится в соревновании с другими. Невозможность самоутвердиться тормозит успешное соревнование с другими, парализует агрессивность и враждебность, которыми впоследствии будут также подавлены чувством вины. Таким путем создается замкнутый круг, лежащий в основе многих невротических расстройств.
Так, Япония является страной базирующейся на культуре стыда, в то время как США типичный представитель культуры вины. Как иллюстрирующий факт за 1980г.США произошло
10728 убийств(население 220 млн.человек), в то время как в Японии было зарегистрировано 48 случаев (население 120 млн.человек). Риск подвергнуться насильственному нападению в Нью-Йорке в 200 раз выше чем в Токио. Эйбл-эйбесфельд трактует подобные факты существованием так называемого "культурального корсета".
Можно прийти к выводу, что к формированию деструктивного агрессивного поведения могут приводить те или иные особенности тесного взаимодействия между биологическими и социально-средовыми факторами.