В настоящее время существует три основных типа организации закупок МР в зависимости от продолжительности и сложности: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры МР), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользователя.
Процесс организации совершенно новой закупки осуществляется поэтапно в следующей последовательности:
1) стратегическое планирование закупок МР;
2) выбор стратегии и метода закупок;
3) текущее и оперативное планирование потребностей в МР на основе заказа потребителей или производственной программы: определение вида, объема и срока закупки МР, времени их оплаты, а также планирование условий поставок – цен, авансовых платежей, скидок, кредита, частоты закупок;
4) исследование рынка закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых МР;
5) оценка потенциальных поставщиков, выбор оптимального поставщика и разработка политики коммуникации (установление контактов с ним);
6) подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, а также выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю;
7) формирование бюджета, финансового плана закупок материалов и контроль их выполнения;
8) осуществление закупок и мониторинг выполнения заказа – оплата, погрузка и доставка МР от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспорта и минимальными тарифами;
9) инспекция или входной контроль качества закупаемых МР, соответствующего спецификации, особенно при реализации технологии «точно в срок»;
10) сопутствующий сервис – приемка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам;
11) контроль запасов МР и своевременности их пополнения;
12) контроль поставок, оценка выполнения условий договоров по количеству, цене, качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.
13) транспортировка возвратной тары;
14) эффективное использование вторичных материальных ресурсов;
15) определение показателей закупочной деятельности. Для типовой неоднократной закупки некоторые виды деятельности отсутствуют.
Реализация процесса закупок сопровождается определенными затратами. Они складываются из затрат на выполнение операций цикла управления закупками:
Сзд = Сзак + Смр + Ссер, (4.1)
где Сзак – затраты на обработку заказов потребителей; Смр – расходы на приобретение и доставку МР; Ссер – сервисные затраты.
Оптимизация затрат в данном цикле – главная цель управления закупками. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например поставщик и заказчик, длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. В результате чего организации получают мощную комбинацию улучшенных технологий, позволяющих добиваться более совершенного партнерства с использованием электронного варианта ведения сделок и более положительного отношения общественности к партнерству.
Вопросы и задания
1. Какова главная цель управления закупками?
2. Какие типы закупок выделяют в логистике?
3. Разработайте логическую схему процесса организации совершенно новой закупки.
4. Как определить общие затраты закупочной деятельности?
5. Приведите примеры партнерств и стратегических союзов в России.
4.3. Стратегическое планирование закупок
Стратегическое планирование закупочной деятельности включает скрупулезный анализ материальных ресурсов, оценку рисков, разработку оптимальной стратегии и метода закупки. Для определения рисков на рынке поставок применяют следующие критерии: число поставщиков, их затраты, показатели рентабельности и мощности производства. Оценка риска дает возможность определить вероятность наступления самых лучших и самых плохих условий закупок. В процессе стратегического планирования закупок необходимо определить:
- какие материальные ресурсы требуются, время, когда они понадобятся;
- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- требуемые площади складских помещений и издержки на закупки.
Результаты ответов дают возможность выбрать конкретную стратегию из ряда следующих стандартных закупочных стратегий:
1) стратегия поиска материальных ресурсов в зависимости от количества поставщиков: один поставщик, два поставщика, множество поставщиков;
2) закупочные стратегии, учитывающие объект закупки: закупка отдельных элементов, либо закупка комплектов;
3) закупочные стратегии в зависимости от географической зоны охвата: локальные, внутригосударственные и глобальные закупки;
4) стратегии, учитывающие размещение поставщика: внешние либо внутренние поставщики;
5) стратегии, учитывающие время поставки:
- поставки на склад предприятия, ведущие к появлению запасов;
- поставки в режиме JIT («точно в срок») – закупка МР к моменту их непосредственного использования в производстве;
6) стратегии, учитывающие время оплаты МР:
- форвардные сделки – приобретение МР вперед с отсрочкой поставки, что позволяет организации застраховать себя от повышения цен в будущем;
- стратегия осреднения цены – закупки осуществляются с фиксированными в году интервалами (например, один раз в квартал) по цене средней за интервал.
В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 4.1.
Таблица 4.1