Для принятия управленческих решений объем информации достаточно велик и многие параметры являются взаимосвязанными, а, следовательно, практически не представляется возможным эффективно и правильно руководить предприятием, опираясь исключительно на профессиональные навыки (особенно на крупном предприятии, т.к. даже минимальные потери умножаются на большие товарные и финансовые обороты).
В современных условиях быстро растущей экономики характерно внедрение комплексных систем автоматизации или корпоративных систем для крупных и средних предприятий.
Под комплексной системой автоматизации понимается некая операционная среда, которая способна предоставить достоверную и актуальную информацию о всех коммерческих процессах предприятия.
Бухгалтерская информация, в комплексной системе автоматизации, выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия
Корпоративные системы, как отдельный класс, был впервые представлен на международном конкурсе программного обеспечения в области бухгалтерского учета и имеет следующие черты:
- детальная разработка модели документооборота предприятия;
- развитая технология объединения и консолидация данных удаленных подразделений;
- охват большого числа задач управления предприятием;
- наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю адаптировать систему к своим потребностям.
Корпоративная информационная система является многопользовательской и функционирует в распределенной вычислительной сети, а также автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такую систему под силу внедрить только крупному предприятию.
У крупных и средних предприятий компьютерные информационные системы представляют собой сложную систему, включающая совокупность прикладных и системных программных средств, методических материалов.
При работе всех пользователей системы происходит накопление оперативной информации об этапе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности предприятия. При этом обеспечивается следующие положения:
- контроль за выполнением хозяйственных операций;
- принцип однократного ввода информации;
- простота контроля действий пользователей.
Возможности, которые получает администрация предприятия, при использовании комплексной системы автоматизации или корпоративных систем в управлении хозяйственной деятельностью:
- формирование обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;
- контроль выполнения планов и взаимных обязательств;
- своевременное получение достоверной информации о текущей деятельности предприятия;
- анализ результатов деятельности и формирование оптимальных управляющих воздействий;
- оперативный контроль и управление финансами, трудовыми и материальными ресурсами.
Примерами таких систем являются:
- «Галактика»
- «1С: Бухгалтерия»
- «БОСС» и др.
Система «Галактика».
Этап настройки является обязательным при вводе в эксплуатацию (выполняется первичное заполнение основных каталогов, справочников и классификаторов, которые составляют единую информационную базу). Ориентирована на автоматизацию решений, возникающих на всех этапах управленческого процесса (планирование и прогнозирование, коррекция планов и прогнозов, анализ результатов). Модули, из которых состоит система, объединяются в функциональные контуры.
Виды функциональных контуров:
- бухгалтерского учета;
- системного администрирования;
- руководителя;
- управления взаимоотношениями с клиентами;
- финансовый;
- отраслевых и специализированных решений;
- логистики;
- управление производством;
- управление персоналом.
Программа «1С: Бухгалтерия» имеет много достоинств (привычная ручная работа значительно упрощена) и рассчитана на пользователя-непрофессионала, позволяет вести учет бухгалтерских операций, и обеспечивает оформление таких документов, как реестры чеков, доверенности и т.д. Проста в применении: меню составлено в удобной форме и выглядит так:
Каждому заказчику создается свой программный продукт, который наиболее полно учитывает распределение функций.
Объектами автоматизации являются:
- бухгалтерский учет;
- оперативный учет;
- планирование;
- анализ хозяйственной деятельности и др.
В сфере применения автоматизированной бухгалтерии разработчики создали набор модулей для всех участников учета:
Состав модулей:
- учет движения материальных ценностей и складской учет;
- учет операций на расчетных счетах;
- сводный бухгалтерский учет;
- административное управление и контроль исполнения документов;
- учет кадров;
- учет основных средств;
- учет кассовых операций с подотчетными лицами;
- учет труда и заработной платы;
- экономический анализ и расчет плановых показателей.
Взаимодействие бухгалтерской службы с внешними и внутренними пользователями бухгалтерской информации.
Современную систему управления организацией отличает довольно сложная информационная система. Это связано, прежде всего, с обилием внешних и внутренних информационных потоков, разнообразием видов информации, циркулирующей в информационной системе управления. По оценкам специалистов, в общей совокупности экономической информации этой системы более половины всего ее объема составляют данные бухгалтерского учета.
Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующим:
· Обязательность ведения бухгалтерского учета для всех предприятий независимо от их вида, формы собственности и подчиненности;
· Необходимость предприятий регулярно и своевременно предоставлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;
· Бухгалтерский учет – наиболее формализованная задача в системе управления предприятием;
· Относительная простота создания алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского учета.
Одной из основных внешних информационных систем (ИС) является система налоговых органов. До 1994г. Для осуществления управления подразделениями по заказу Министерства РФ по налогам и сборам была создана информационная система «Налог». В рамках ИС «Налог» разработано программное обеспечение типовых задач налоговых инспекций, а также основных задач для регионального уровня. В 1994 г. программный комплекс «Налог» принят в промышленную эксплуатацию.
Между информационной системой «Налог» и бухгалтерской информационной системой имеется тесная информационная связь. Существующая ныне практика передачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию на бумажных носителях устарела. Современные технические и программные средства передачи данных по каналам связи позволяют освободить бухгалтера и налогового инспектора от ежеквартальной личной встречи в налоговой инспекции. Однако до практической реализации электронного обмена между предприятиями и налоговыми инспекциями пока еще далеко, та как это потребует серьезных финансовых вложений в масштабе России для технического переоснащения всех налоговых инспекций страны.
Другой внешней системой является информационная система Пенсионного фонда России. Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» вступил в силу 1 января 1997г. на всей территории РФ. Для обеспечения соблюдения действующего законодательства, создания мотивации к полной уплате страховых, пенсионных взносов, а также налаживания контроля за правильным назначением пенсий и учета трудового вклада граждан в Пенсионном фонде России (ПФР) была разработана Система индивидуального (персонифицированного) учета (СПУ) данных о населении.
Для организации информационного взаимодействия между информационной системой ПФР и бухгалтерскими информационными системами предприятий разработаны специальные программные комплексы, с помощью которых в бухгалтериях предприятий подготавливается на магнитных носителях информация, необходимая ПФР.
Информационное взаимодействие между государственной статистической информационной системой и системами бухгалтерского учета предприятий осуществляется благодаря использованию пакетов прикладных программ подготовки и первичной обработки статистических отчетов на уровне предприятия, организации.