10.3.1. Организационные вопросы работы отдела снабжения
Организация снабжения зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Основными вопросами организации работы отдела закупок на предприятии являются:
1) как организовать закупки: централизованно или локально?
2) какие вопросы будет уполномочен решать отдел снабжения?
3) каков будет статус отдела снабжения, кому будет подчиняться директор по закупкам?
4) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела снабжения?
На любом предприятии множество различных подразделений требуют снабжения, начиная с канцелярских товаров и комплектующих к оргтехнике для административных работ и заканчивая сырьем, материалами и компонентами для производственной деятельности. Организации, чьи подразделения территориально удалены друг от друга могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупок. Но обычно снабжение предприятия организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок:
· устранение дублирования;
· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получать скидки;
· координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· наличие единой точки контактов с поставщиками;
· сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает управленческий контроль.
Важными вопросами организации снабжения является, во-первых, распределение полномочий, связанных с закупками, между различными отделами, и, во-вторых, определение статуса отдела закупок и его подчиненности. На рис. 10.2 представлены два варианта организационной структуры предприятия, которые принципиально отличаются возможностями реализации системного подхода к управлению МП.
a)
b)
Рис. 10.2. Варианты реализации функции снабжения на предприятии
В варианте, представленном на рис. 10.2. а) функция управления МП в процессе снабжения разделена между различными службами, что снижает эффективность ее реализации. Структура, представленная на рис. 10.2. b), устраняет такое разделение, объединяя управление запасами, закупки и складирование в одних руках.
Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок на предприятии. Если директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера.
Основные факторы влияющие на статус отдела снабжения:
1) высокая доля расходов на закупки МР в общих расходах предприятия говорит о большой важности функции закупок;
2) закупка технически сложных и разнообразных компонентов для стратегического вида продукции, представляет трудную задачу для отдела закупок и повышают важность взаимодействия с инженерами и производственниками;
3) неблагоприятные рыночные условия усиливают значимость экспертной оценки поставщиков и планируемых сделок отделом закупок;
4) наличие опыта, знаний и способностей у менеджера по закупкам организовать эффективное взаимодействие с нужными подразделениями предприятия увеличивает статус отдела закупок;
Внутренняя специализация выполняемых работ в отделе снабжения зависит от величины компании, от номенклатуры закупаемых МР и других факторов. В небольшой компании отдел закупок может быть представлен одним человеком. Но в крупной компании есть объективная необходимость разделения полномочий, например, как показано на рис. 10.3.
Рис. 10.3. Организационная структура типичного крупного отдела снабжения
на промышленном предприятии