Тест: Оценка эффективности времени

Предлагаем Вам тест, позволяющий оценить, насколько высока Ваша личная эффективность.

Задача теста – помочь вам проанализировать ваш рабочий стиль на материале расходов времени за один день. Такой анализ поможет вам лучше представить сильные и слабые стороны вашей системы организации деятельности и наметить способы повышения личной эффективности. Отличие этого теста от других подобных состоит в том, что вам не приходится отвечать на абстрактные вопросы вроде «Хорошо ли вы планируете? – оцените по 5-балльной системе», а работать с конкретным фактическим материалом, непосредственно отражающим расходы вашего времени.

Этот фактический материал у Вас уже есть – это ваши таблички учета времени. Можете взять любой день, например, вчерашний, или на основе Ваших данных нарисовать портрет типичного, среднестатического дня.

В левом столбце таблички будет запись Вашего дня с интервалом, например, в 15 минут.

Таблица 6 «Насколько высока Ваша личная эффективность»

Если вы взяли реальную запись своего дня, то, возможно, там будут пропуски каких-то интервалов. Отмечайте их галочками в первом столбце.

Теперь первое, что нам предстоит оценить – это то, насколько Вы владеете информацией о расходах собственного времени. Подсчитайте количество клеточек с галочками в столбце №1., и разделите на количество строчек. Полученная цифра показывает, насколько Вы владеете информацией о расходах собственного времени. Возвращаясь к аналогии человек-фирма, процент, который вы получите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е., именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для вас покрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.

Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой «текучке». Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерно прикиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду, что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела.

Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок, для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь – не главное. Важно хорошо прочувствовать, обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.

Следующий этап – оценка управляемости ситуации. Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: «обделенные» – «поглотители». «Обделенные» – это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по- вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент галочек – это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря – насколько свободно вы владеете своим временем. Если угодно, «обделенные» – это перспективные направления деятельности вашей фирмы, а «поглотители» – платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случае выступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить эти «платежи», побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления?

Близкое по смыслу направление оценки – количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если вы работаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнить количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений, и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное – есть смысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы с офисными «ворами времени» достаточно хорошо разработана и описана во многих книжках по тайм-менеджменту.

Теперь оценим качество привязки дел к времени. В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, как генеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем, значит, ваша фирма склонна предлагать внешнему миру сани летом, а телегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

Далее – соотношение функционирования и развития. Отметьте в 6 столбце те дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития – вырабатывает новые умения, дает новые знания, и т.п. За бортом останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашей фирме. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вам было известно, и вас удовлетворяло.

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день. Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы или совершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест не даст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности – это задача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главную задачу – обратить ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявить «в первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

«А зачем 7-й столбец?» - спросите Вы. Вспомните принцип: «идеальную систему человек может сделать только сам ». Вы уверены, что наши вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, есть какие-то параметры дел, важные именно для вас, которые вам хотелось бы отследить? Например, возврщаясь к тексту упражнения «Хронометр», эмоциональное соответствие, или дистантную нагрузку? Или, может быть, есть какие-то параметры, важные именно для Вас.

На протяжении всего теста мы использовали аналогию «человек – фирма». Действительно, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли подумать о проекте комплексного личного реинжиниринга?

Описание стратегий:

v Стратегия «Как не улетать в поток – при чтении книг»

Наиболее легко попасть в поток и забыться при чтении книг. Вроде только-только открыл первую страницу – а уже прошло 2 часа… И с трудом удается вспомнить: а о чем же я читал…

А хотелось бы сделать чтение книг более осмысленным и разумным занятием.

Для этого можно использовать следующие приемы:

v Закладки-напоминалки:

1. Вставить закладки через каждые 5 стр. (если вы обычно эти самые 5 стр. одолеваете за 15 минут)

2. Дойдя до закладки - закрывать книгу, вспоминать о том, что было прочитано, потом открывать и пробегать по диагонали заново прочитанные страницы и регистрировать сухой остаток (записывая ключевые мысли, например, на той же самой закладке).

3. Раз в два-три часа стоит перепрочитывать все закладки, чтобы оценить результат от чтения книги за трехчасовой период.

Да… и само собой, если вы четко отдаете себе отчет, что книгу вы читаете чтобы забыться, чтобы заполнить свое время переживаниями, эмоциями, и что вам совершенно не нужно, что то помнить после прочтения книги – то совсем не нужно ломать себе кайф закладками или поиском того, как вы сумели личностно вырасти после прочтения книги. Читайте просто в удовольствие J (но и отдавайте себе отчет, в том, какой смысл в таком чтении для вас любимых).

v Стратегия «Планирование методом вычитания»

Сегодня 19 октября и до нового года осталось примерно 10 недель, т.е. 70 дней или около 1700 часов. На что будет уходить это время?

Сначала записываем некий минимум (само собой в свою аналогичную табличку вы записываете свои дела и свое расходуемое время):

Это означает что если быть оптимистом – то можно рассчитывать на целых 600 часов до конца года (или целых 8,5 ч/день), которые можно вложить в разные полезные и вкусные дела. А чтобы эти 600 часов не исчезли, как вода в песке – их стоит заранее распределить на то, чем хотелось бы заняться.

А чем бы вам хотелось заняться? Подумайте и запишите (само собой записываете что-то свое, и примерно оцениваете время, которое вам потребуется на выполнение выбранного дела J). Например:

Примеров, наверное, достаточно. Надеюсь что вы, сделав свой подобный список дел, обнаружите, что дела, которые казались вам ужасно сложными и требующими огромное количество времени, на самом деле занимают его не так уж и много и вполне выполнимы.

Теперь, еще раз считаете сколько времени у вас есть (если быть реалистом, то на самом то деле у вас не 600 часов, а в лучшем случае 400 – сразу честно вычитайте 200 ч на разные накладные/непредвиденные расходы).

Считаете сколько времени вам требуется на то, чтобы успеть сделать все те хорошие дела, которые вы намечтали.

Если времени не хватает – то начинайте расставлять приоритеты: «это дело по важности №1, здесь можно не за 3 часа в день а 2 часа справиться и.т.д.» В общем оптимизируйте свой временной план.

Если хватает – то вернитесь на предыдущий пункт, и постарайтесь вспомните, что вы забыли записать в список дел, которые хотели бы успеть сделать в славном сегодняшнем году J

Возможно, что научившись видеть, что время, которое тратите на телевизор на самом то деле вы отбираете у какой то другой части своей жизни – вы будете более разумно принимать решение о том, что, как и когда делать.

Для справки: составление данного плана занимает (при вдумчивом подходе) примерно 1 час, а как результат можно найти «лишних» 100-200 часов, которых вам так не хватало для каких-то ваших любимых задумок. Так что инвестиция выгодная.

Сама стратегия, по сути, описана в приведенном примере, так что желаю вам не полениться и проделав раз или два подобное планирование методом «вычитания» - встроить в себя полезную и эффективную стратегию.

Дополнительное чтение:

https://levitas.ru/franklin.htm - обязательно

Глеб Архангельский (его сайт – www.improvement.ru) - то, что найдете полезным и применимым именно для себя.

Живой Журнал Дистанции о времени и обо всем, что с ним связано: https://distantnik.ru/archives/category/i-ai-aenoaioey/oeieaoiaue (или тэг «Фиолетовый» на странице www.distantnik.ru)

Интенсивы по теме:

«Приоритеты и цели». Интенсив проходит в начале каждого сентября, но можно его пройти в любой удобный момент – присылайте запрос на info@distantnik.com

«Сколько стоит?». Интенсив проходит в середине декабря, во время интенсива мы ставим финансовые цели на следующий год. Его также можно пройти в любой удобный момент – присылайте запрос на info@distantnik.com

T А все остальное чтение учитываете в графе «Развлечения»