Ссылки применяются во всех случаях, когда автор использует или цитирует данные, взятые из другого источника информации. Обязательно подтверждаются ссылками высказывания исследователей, конкретные факты, цитаты, цифры и иные заимствования. Библиографическая ссылка является частью справочного аппарата и служит источником библиографической информации о документах — объектах ссылки. Библиографическая ссылка содержит сведения о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе, его составной части или группе документов, необходимые и достаточные для его идентификации, поиска и общей характеристики. Объектами составления ссылки являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях (в том числе электронные ресурсы локального и удаленного доступа), а также составные части документов. Совокупность библиографических сведений в ссылке должна обеспечивать идентификацию и поиск объекта ссылки. Регламентация оформления ссылки дана в ГОСТе 7.0.5 – 2008. СИБИД. «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».
По составу элементов библиографическая ссылка может быть полной или краткой. Полная ссылка содержит совокупность библиографических сведений о документе, она предназначена для общей характеристики, идентификации и поиска документа – объекта ссылки. Краткая ссылка предназначена только для поиска документа – объекта ссылки, ее составляют на основе принципа лаконизма в соответствии с требованиями действующего стандарта.
По месту расположения в документе различают библиографические ссылки:
– внутритекстовые, помещенные в тексте документа;
– подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску);
– затекстовые, вынесенные за текст документа или его части (в выноску).
При повторе ссылок на один и тот же объект различают библиографические ссылки:
– первичные, в них библиографические сведения приводятся впервые в данном документе:
– повторные, в них ранее указанные библиографические сведения повторяют в сокращенней форме.
Повторные ссылки могут быть внутритекстовыми, подстрочными, затекстовыми.
Если объектов ссылки несколько, то их объединяют в одну комплексную библиографическую ссылку.
Комплексные ссылки могут быть внутритекстовые, подстрочные и затекстовые. Они могут включать как первичные, так и повторные ссылки.
Для связи подстрочных библиографических ссылок с текстом документа используют знак сноски, которые приводят в виде цифр. Подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание, вынесенное из текста документа вниз полосы. При нумерации подстрочных библиографических ссылок применяют единообразный порядок для всего документа: порядковые номера для данной страницы документа.
Совокупность библиографических сведений в ссылке должна обеспечивать идентификацию и поиск объекта ссылки.
В ссылках на документы допускается:
– знак точку и тире, разделяющий области библиографического описания, заменять точкой;
– сокращать отдельные слова и словосочетания всех элементов библиографической записи, кроме основного заглавия;
– указывать вместо общего объема документа, сведения о месте положения объекта ссылки, то есть номер страницы; в ссылке на часть документа указывается начало и конец, необходимой в работе части документа.
Документы, на которые имеются ссылки, следует обязательно включать в список источников и литературы в конце работы.
В библиографической ссылке, допускается опускать отдельные обязательные элементы при условии, что оставшийся набор элементов обеспечивает поиск документа. Так, уже в первичной ссылке на отдельный опубликованный документ допускается упускать издательство и сведения об объеме документа и издательстве.
Например:
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство. Ростов н/Д., 2012.
Или (более полно):
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство. – Ростов н/Д.:Феникс, 2012. – 480 с.
В одном документе следует соблюдать единообразие библиографического оформления сносок.
В первичной ссылке на составную часть документа необходимо указывать заголовок, место размещения описываемой части документа в другом документе, года издания, страниц, на которых документ опубликован.
Например:
1. Храмцов А. Б. Городовое положение 1892 года как источник по организации деятельности органов городского управления (на примере г. Тюмени) / А. Б. Храмцов // Тюменский исторический сборник: Вып. VII. Тюмень, 2004. С. 87.
Например:
1. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота / И. Золотых // Информационные технологии. 1997. № 2. С. 2.
В повторных ссылках на стандарт, патент, нормативный документ приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы.
1. ГОСТ Р 7.0.4–2006. Издания. Выходные сведения.Общие требования и правила оформления. М., 2006. С. 4.
2. Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе / В. Ф. Привалов. М., 2002. С. 45.
3. ГОСТ Р 7.0.4–2006. С. 5.
Повторные ссылки на один и тот же документ (группу документов) или его часть приводят в сокращенной форме при условии, что все необходимые для идентификации и поиска этого документа библиографические сведения указаны в первичной ссылке на него.
1. Лунин О. П. К вопросу о государственной собственности / О. П. Лунин // Финансовый бизнес. 2003. № 4. С. 65–69.
2. Там же. С. 65.
В повторной ссылке указывают элементы, позволяющие идентифицировать документ, а также элементы, отличающиеся от сведений в первичной ссылке.
Например:
1. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк и др. М., 2004. С. 16.
2. Владимирова В. В. Правовые аспекты использования кадровых инструментов в процессе отбора персонала / В. В. Владимирова // Кадры предприятия. 2006. № 3. С. 40–49.
3. Справочник по делопроизводству, архивному делу …. С. 45.
Если на одной странице встречается только одна публикация или работа одного автора, а ссылки следуют одна за другой, то в последующих ссылках вместо заглавия приводят условное обозначение «Указ. соч.».
Например:
1. Стенюков М. Л. Документы. Делопроизводство / М. Л. Стенюков. М., 2004. С. 45.
2. Указ. соч. С. 29.
В случае использования официальных документов употребляют фразу «Там же»:
1.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 5360. М., 2006. С. 4.
2. Там же. С. 5.
В повторных библиографических ссылках на авторский документ приводят заголовок, содержащий имя индивидуального автора (авторов), основное заглавие и соответствующие страницы; в ссылке на документ, не имеющий авторов, — основное заглавие и страницы. Допускается опускать последние слова длинных заглавий, заменяя их многоточием.
Например, в первичной ссылке:
1. Архипова Н. И. Количественные методы в оргпроектировании / Н. И. Архипова, А. С. Аппорьевская. М.,1990. С. 4.
В повторной ссылке (в том числе на другой странице) запись разрешается сократить до уровня, позволяющего идентифицировать данный текст.
Например:
1. Архипова Н. И. Количественные методы… С. 34.
В повторной ссылке на документ, созданный одним, двумя или тремя авторами, приводят заголовок и соответствующие страницы.
Например:
1. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / под ред. Т. В. Кузнецовой. М., 2006. С. 10.
2. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л. В. Рахманин. М.,1997. С. 6.
3. Делопроизводство. Организация и технологии…С. 15.
В повторной ссылке на документ, созданный четырьмя и более авторами, или на документ, в котором авторы не указаны, приводят основное заглавие, или его часть позволяющую провести идентификацию документа и страницы, на которых расположен необходимый текст.
Например:
1. Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и законодательству о гражданской службе зарубежных государств / А. Ф. Ноздрачев, А. Ф. Нуртдинова, Л. А. Чиканова и др. М., 2005. С. 67.
2. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство / М. В. Стенюков. М., 2006. С. 15.
3. Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации»… С. 68.
В повторных ссылках на нормативный документ по стандартизации приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы.
Первичная
ГОСТ Р 7.0.4—2006. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления. М., 2006. 43 с.
Повторная
ГОСТ Р 7.0.4—2006. С. 5.
Если объектов ссылки несколько, то их объединяют в одну комплексную библиографическую ссылку. Ссылки отделяются одна от другой точкой с запятой (;).
Например:
Додонова М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России / М. И. Додонова // Секретарское дело. 1997. № 1. С. 123; Она же. Вопросы делопроизводства в литературе 1920-х гг. // Советские архивы. 1974. № 6. С. 45; Илюшенко М. П. Организационные документы и их назначение в регулировании управленческой деятельности / М. П. Илюшенко // Делопроизводство. 2003. № 3. С. 29.
В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках статей, периодических и продолжающихся изданиях обязательно указываются: фамилия и инициалы автора, название статьи и источник публикации – название сборника (журнала), год издания, номер издания и номер страницы, на которую сделана ссылка.
Например:
Бахтурина Т. А. Источники информации, сокращения, орфография в библиографической записи / Т. А. Бахтурина // Библиотека. 2004. № 4. С. 70 – 72.
В ссылках на статьи из газеты указываются авторы и заглавие статьи, название газеты, год издания, число и месяц. Страница указывается, если в газете более 6 страниц. В библиографическом описании применяются сокращения названий месяцев.
Например:
Гаврилов А. Трудовой кодекс совершенствуется / А. Гаврилов // Российская газета. 2004. 25 нояб.
Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице диплома, то первая ссылка оформляется по общим правилам, а вторая и последующие сокращаются и обозначается фразой «Указ. соч.» или «Там же». Они включают лишь те идентифицирующие показатели, которые отличаются от первой ссылки.
Например:
1. Калинина Г. П. Новый государственный стандарт на библиографическое описание / Г. П. Калинина // Библиотека. 2004. № 2. С. 46.
Повторная ссылка на тот же документ на данной странице:
2. Там же. С. 47.
Библиографическое описание любого документа – объекта ссылки – включают в библиографический список только один раз.
Цитирование законодательства и нормативно-правовых актов осуществляется по официальным публикациям.
Например:
Федеральный закон от 29 марта 2007 г. № 39-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. № 15. Ст. 1743.
Если текст цитируется не по первоисточнику, а по другому документу, то в начале ссылки приводят слова: «Цит. по:» (цитируется по), «Приводится по:», с указанием источника заимствования.
Например:
Цит. по: Калинина Г. П. Альтернативная запятая / Г. П. Калинина // Библиография. 2001. № 1. С. 42– 43.
Иноязычная литература указывается на языке оригинала с соблюдением орфографических норм для соответствующего языка.
Если текст цитируется не по самой публикации источника, а по другому изданию, то ссылки следует начинать словами «Цит. по:»
Знак «точка и тире» (. –) между областями описания заменяют в ссылках точкой (.).
Составление библиографических ссылок на электронные ресурсы имеет специфику. Объектами составления библиографической ссылки могут являться электронные ресурсы локального и удаленного доступа. Ссылки составляют как на электронные ресурсы в целом (электронные издания, базы данных, порталы, сайты, веб-страницы, форумы, отдельные электронные документы), так и на составные части электронных ресурсов (разделы и части отдельных электронных документов, публикации в электронных изданиях, на порталах, сайтах, веб-страницах, форумах).
Пример ссылки на электронные ресурсы:
О жилищных правах научных работников: Постановление ВЦИК, СНК РСФСР от 20 августа 1933 г. (с изм. и доп., внесенными постановлениями ВЦИК, СНК РСФСР от 01 ноября 1934 г., от 24 июня 1938 г.). URL: https:// www.consultant.ru (дата обращения 23.11.2012.)
В примечании приводят сведения, необходимые для поиска электронного ресурса в следующей последовательности: название документа, сведения о доступности, электронный адрес, дата обращения к документу.
Экономический рост // Новая Россия: библиогр. указ. / сост.: Б. Берхина, О. Коковкина, С. Канн. Новосибирск: Отд-ние ГПНТБ СО РАН, 2003. URL: https:// www.prometeus.nsc.ru/biblio/newrus/egrowth.ssi (дата обращения: 22.11.2012).
Если по экранной титульной странице электронного ресурса удаленного доступа невозможно установить дату публикации или создания, то следует указывать самые ранние и самые поздние даты создания ресурса, которые удалось выявить. Для электронных ресурсов удаленного доступа приводят примечание о режиме доступа, в котором допускается вместо слов «Режим доступа» использовать для обозначения электронного адреса аббревиатуру «URL» (Uniform Resource Locator – универсальный указатель ресурсов). Информацию о доступе к сетевому ресурсу и его электронный адрес приводят в формате универсального указателя ресурсов.
Беглик А. Г. Обзор основных проектов зарубежных справочных служб: программное обеспечение и технологические подходы / А. Г. Беглик // Использование Интернет-технологий в справочном обслуживании удаленных пользователей: материалы семинара-тренинга, 23–24 нояб. 2004 г. / РНБ, Виртуал. справ. служба. СПб., 2004. URL: https://vss.nlr.ru/about/seminar.php (дата обращения: 15.11.2012).
В области физической характеристики указывают либо общий объем документа, либо сведения о местоположении объекта ссылки в документе. В практике работы документоведа и архивиста чаще используются подстрочные библиографические ссылки. Подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание, вынесенное из текста
документа вниз полосы.
Для записей на электронные ресурсы допускается при наличии в тексте библиографических сведений, идентифицирующих электронный ресурс удаленного доступа, в подстрочной ссылке указывать только его электронный адрес..
Например:
URL: https://www.nlr.ru/lawcenter/izd/index.html
Для обозначения электронного адреса используют аббревиатуру «URL» (Uniform Resource Locator — унифицированный указатель ресурса).
В практике работы документоведа и архивиста чаще используются подстрочные ссылка, которые содержат следующие элементы:
- заголовок;
- основное заглавие документа;
- общее обозначение материала;
- сведения, относящиеся к заглавию;
- сведения об ответственности;
- сведения об издании;
- выходные данные;
- сведения об объеме документа (если ссылка на весь документ);
- сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);
- сведения о серии;
- обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);
- сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;
- примечания;
- Международный стандартный номер.
Возможно оформление затекстовых ссылок (пристатейных, прикнижных), которые размещают после текста документа. Для связи затекстовых библиографических ссылок с текстом документа используют знак выноски или отсылку, которые приводят в виде цифр, букв, звездочек. Отсылки в тексте документа заключают в квадратные скобки. При необходимости отсылки могут содержать определенные идентифицирующие сведения: имя автора (авторов), название документа, год издания, обозначение и номер тома, указание страниц.
Правилами разрешается оформление и внутритекстовых библиографических ссылок, содержащих сведения об объекте ссылки, не вклю
ченных в текст документа. Внутритекстовая библиографическая ссылка может содержать следующие элементы:
- заголовок;
- основное заглавие документа;
- общее обозначение материала;
- сведения об ответственности;
- сведения об издании;
- выходные данные;
- сведения об объеме документа (если ссылка на весь документ);
- сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);
- обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);
- сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;
- примечания.
Внутритекстовую библиографическую ссылку заключают в круглые скобки. Предписанный знак точку и тире, разделяющий области библиографического описания, во внутритекстовой библиографической ссылке, как правило, заменяют точкой.
Например:
(Арене В. Ж. Азбука исследователя. М.: Интернет Инжиниринг, 2006).
Пример внутритекстовой первичной ссылки:
(Анастасевич В.Г. О библиографии // Улей.1811.Ч.1.№1.С.14 -28).
Пример внутритекстовой повторной ссылки:
(Анастасевич В.Г. О библиографии …С.15).
Совокупность затекстовых библиографических ссылок оформляется как перечень библиографических записей, помещенный после текста документа или его составной части.
Затекстовая библиографическая ссылка может содержать следующие элементы:
- заголовок;
- основное заглавие документа;
- общее обозначение материала;
- сведения, относящиеся к заглавию;
- сведения об ответственности;
- сведения об издании;
- выходные данные;
- физическую характеристику документа;
- сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);
- сведения о серии;
- обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);
- сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;
- примечания;
- Международный стандартный номер.
В затекстовой библиографической ссылке повторяют имеющиеся в тексте документа библиографические сведения об объекте ссылки:
Никонов В. И., Яковлева В. Я. Алгоритмы успешного маркетинга. М., 2007. С. 256—300.
При нумерации затекстовых библиографических ссылок используется сплошная нумерация для всего текста документа в целом или для отдельных глав, разделов, частей.
Для связи с текстом документа порядковый номер библиографической записи в затекстовой ссылке указывают в знаке выноски, который набирают на верхнюю линию шрифта, или в отсылке, которую приводят в квадратных скобках в строку с текстом документа.
В тексте:
Общий список справочников по терминологии, охватывающий время не позднее середины XX века, дает работа библиографа И. М. Кауфмана.
В затекстовой ссылке:
Кауфман И. М. Терминологические словари: библиография. М., 1961.
Комплексная библиографическая ссылка дает сведения одновременно о нескольких документах. Библиографические ссылки, включенные в комплексную ссылку, отделяют друг от друга точкой с запятой с пробелами до и после этого предписанного знака. Если в комплекс включено несколько приведенных подряд ссылок, содержащих записи с идентичными заголовками (работы одних и тех же авторов), то заголовки во второй и последующих ссылках заменяются их словесными эквивалентами «Его же», «Ее же», «Их же».
Подстрочная комплексная ссылка:
Лихачев Д. С. Образ города // Историческое краеведение в СССР: вопр. теории и практики: сб. науч. ст. Киев, 1991. С. 183—188; Его же. Окно в Европу — врата в Россию // Всемир. слово. 1992. № 2. С. 22—23.
Затекстовая комплексная ссылка:
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть четвертая от 18 дек. 2006 г. № 230-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 24 нояб. 2006 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 8 дек. 2006 г.: ввод. Федер. законом Рос. Федерации от 18 дек. 2006 г. № 231-Ф3 // Парламент. газ. — 2006. — 21 дек.; Рос. газ. — 2006. — 22 дек.; Собр. законодательства Рос. Федерации. — 2006. — № 52, ч. 1, ст. 5496. — С. 14803—14949.
Библиографические ссылки на электронные ресурсы составляют в соответствии с ГОСТ 7.82-2001«Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов». Ссылки составляют как на электронные ресурсы в целом (электронные документы, базы данных, порталы, сайты, веб-страницы, форумы), так и на составные части электронных ресурсов (разделы и части электронных документов, порталов, сайтов, веб-страниц, публикации в электронных сериальных изданиях, сообщения на форумах).
Например:
Члиянц Г. Создание телевидения // QRZ.RU: сервер радиолюбителей России. 2004. URL: https://www.qrz.ru/articles/article260.html (дата обращения: 21.02.2012).
Или:
Жилищное право: актуальные вопросы законодательства: электрон. журн. 2007. № 1. URL: https://www.gilpravo.ru (дата обращения: 20.08.2012).
Библиографически ссылки на архивные документы активно используются в делопроизводстве и архивном деле, что позволяет определять местонахождение документа, хранящегося в определенном архивохранилище, личном архиве, музее, библиотеке, и таким образом идентифицировать его.
Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:
- заголовок;
- основное заглавие документа;
- сведения, относящиеся к заглавию;
- сведения об ответственности;
- поисковые данные документа;
- сведения о местоположении объекта ссылки в документе;
- сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ — объект ссылки;
- примечания.
В качестве поисковых данных документа указывают:
- название архивохранилища;
- номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи;
- название фонда;
- местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела).
Все элементы поисковых данных документа разделяют точками:
ОРРНБ. Ф. 316. Д. 161. Л. 1.
Или:
РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18—19 об.
Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту.
Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например, номер и название части фонда, годы, если они являются элементом поисковых данных). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела, зафиксированного в архивной описи, используют сокращения: «ф.» (фонд), «оп.» (опись), «д.» (дело), «№» (номер), «об.» (оборот).
ОР РНБ. Ф. 416. Оп.1. Д. 26. Л. 1.
ОР РГБ. Ф. 573. Оп. 1. Картон 5. Д. 14. Л. 18—20.
ОАД РНБ. Ф. 1. Оп. 1. 1856 г. Д. 21.
Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1927/1928 г. Д. 563.
После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именительном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище.
ОР РГБ. Ф. 573 (Б. С. Боднарский)
ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения)
РГАДА. Ф. Сношения России с Китаем
РГАДА. Ф. Сената
Внутритекстовые ссылки на архивные документы, как правило, содержат поисковые данные документа и лишь в случае необходимости описание документа полностью.
(ЦГАИПД. Ф. 1728. Д. 537079)
(Личное дело П. И. Болдина // ЦГАИПД. Ф. 1728. Д.537079)
В подстрочных и затекстовых ссылках также могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки, если сведения о нем содержатся в тексте документа:
Так, если в тексте говорится о «Наказе» Книжной палате, утвержденном Временным правительством в мае 1917 г., а сам документ хранится в Научно-библиографическом архиве Российской книжной палаты, то в подстрочной ссылке приведены его поисковые данные.
Например:
НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1.
В подстрочных и затекстовых ссылках могут быть приведены сведения о документе — заголовок и основное заглавие документа или только основное заглавие, зафиксированные в описи фонда, в названии дела или в конкретном документе, хранящемся в деле. В этом случае сведения о самом документе отделяют от поисковых сведений о документе знаком две косые черты с пробелами до и после него.
Розанов И. Н. Как создавалась библиотека Исторического музея: докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513.0п. 1. Д. 12. Л.14.
Северо-Западное бюро ЦК ВКП (б). Общий отдел. Протоколы // ЦГАИПД. Ф. 9. Оп. 1. Ед. хр. 109.
Ссылка на материалы архива делается по правилам, позволяющим идентифицировать документ. В качестве поисковых данных документа обязательно указывают:
– название архивохранилища;
– номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи; количество листов в деле, либо конкретно лист, необходимый в работе.
Например: РНБ. Ф.316. Оп.1. Д.161. Л.1.
Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры должна содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с действующими стандартами.
Все элементы поисковых данных документа в ссылке разделяют точками.
РГБ. Ф.573. Оп.1. Д.14. Л.18 – 20.
Ели требует специфика работы, то необходимо после номера фонда в круглых скобках указывать его название в именительном падеже.
РНБ. Ф.316 (Научно-исследовательский институт книговедения).
В подстрочных ссылках могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки без его названия, если сведения о нем содержатся в тексте документа.
РНБ. Ф.316. Оп.1. Д.1.
В подстрочных ссылках приводятся сведения о документе – заголовок и основное заглавие документа, зафиксированное в описи фонда. Особенно это важно в том случае, если вид документа и его название не указаны в тексте.
Гребенщиков Я. П. К небольшому курсу по библиографии: материалы и заметки, 26 февр. – 10 мар. 1924 г. // РНБ. Ф.41. Д.45. Лл.1–10.
Если дело или конкретный документ, хранящийся в деле, являющиеся объектом ссылки, не имеют заглавия, оно может быть сформулировано исследователем. Например:
Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии // ИРЛИ. Ф.568. Оп.1. Д.1. 214 л.
В примечаниях могут быть приведены указания на подлинность документа, его автографичность, язык, способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, о публикациях документа. Примечания приводят после поисковых сведений о документе.
ГАРФ. Ф.130. Оп.6. Д.305. Л.32 – 35. Копия.
Или:
ГАТО. Ф.815. Оп.1. Д.27. Л.13. Микрокопия из личного архива И. И. Иванова.
Доклад начальника Главного управления по делам печати Н. Татищева Министру внутренних дел, 1913 г. // РГИА. Ф. 785. Оп. 1. Д. 188. Л. 307.
Во многих случаях важно привести название документа, на который делают ссылку. Повторную ссылку на документ можно сократить, по правилам, применяемым для опубликованных документов. При этом следует иметь в виду, что сокращение не должно повлиять на возможность идентификации документа. Например:
1. Программа Всесоюзного научно-исследовательского института озерного и речного хозяйства и Обърыбы о перспективах развития добычи рыбы во внутренних водоемах в 1955–1960 гг. // ГАТО. Ф. 1788. Оп 1. Д. 233. Л. 17.
2. Отчет Обдорского рыбопромышленного треста // Там же. Ф.1818. Оп.1. Д.625. Л.3.
3. Программа Всесоюзного научно-исследовательского института… Л. 18.
При ссылке на неопубликованные документы, хранящиеся в архиве автора дипломной работы или другом частном собрании, указывается вид документа, способ фиксации, дата и место хранения.
Например:
Интервью корреспондента газеты «Красный Север» И. И. Ивановой с Генеральным директором ООО «Век» от 16.09.2007, записанное на магнитной ленте // Текущий архив И. И. Ивановой.
Обычно ссылки в делопроизводстве и архивной практике оформляют 12 шрифтом, межстрочный интервал составляет 1, между ссылками интервал равен 1,5.