Понятие документно-информационной деятельности и её структура.




ЛЕКЦИЯ 1-2


Основы управления и содержание деятельности руководителя. Определение, сущность и значение информации

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др.

Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние: управление - это наука, искусство, функция, люди управляющие организацией и аппарат.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом, осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

· сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;

· анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

· выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

· передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

· выявление функций управления;

· установление рационального количества уровней управления;

· распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

· определение профессионального и численного состава кадров;

· разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

· планирование;

· календарно-плановое руководство;

· оперативное управление;

· контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса, выделенные функции являются наиболее важными.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

· определение целей и задач;

· разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

· определение необходимых ресурсов;

· доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

· формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

· слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

· анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

· выработка вариантов корректирующих воздействий;

· разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

· непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

· сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

· анализ и прогнозирование развития ситуации;

· принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

· разработка предложений по корректировке плановых решенийпо функционированию системы;

· оформление соответствующих отчетных документов.

· Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления - то есть непосредственного руководства.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений. Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации руководителем.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

· стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

· хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

· - слабо структурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

· - неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулироватьзадачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

· обоснованность и конкретность;

· своевременность;

· согласованность с ранее принятыми решениями;

· оптимальность и гибкость;

· достаточная компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, под деятельностью руководителя можно понимать принятие управленческих решений при осуществлении планирования, календарно - планового руководства, оперативного управления, и контроля, с учетом необходимой информации для выбора из множества альтернатив оптимальной.

Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации.

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает меру ее организации.

В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления, под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу управления.

По существу все управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Но, и это самое важное, в управлении вообще и в деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация - это часть социально - экономической информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к руководящим процессам, формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими «корнями» проникает в социальную - экономическую информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Как научная категория информация в деятельности руководителя характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относится:

-известная самостоятельность данных;

-возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;

пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

доступность математического анализа;

системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Классификационные признаки управленческой информации.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение экономической и социальной действительности (а так же природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют наофициальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социально - экономическим последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках деятельности руководителя она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц.

Классификацию информации для обеспечения деятельности руководителя необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации.

Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирование и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника.

Информацию, предназначенную для руководителей можно классифицировать по следующим основным признакам:

-функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

-отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

типу связи структурного подразделения и внешней среды.

Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ, органами государственной власти и т.д.;

отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);

степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться также в зависимости от источников (население, предприятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

во-первых, по месту и роли руководителя в системе управления предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

) обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая информация);

г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах руководящей деятельности);

д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей (управленческая информация о кризисных состояниях).

О последних источниках надо сказать подробнее, поскольку они предполагают выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных лиц.

Проблемная ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении проблем.

Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации и по каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий.

В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

Актуальность означает, что собранная информация является, свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.

Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

 

Лекция 3

Понятие документно-информационной деятельности и её структура.

Документно-информационная деятельность представляет собой подсистему социальной коммуникации, обеспечивающую создание, обработку, хранение и расширение документной информации в обществе.

В современных условиях резко возросло внимание к такому социальному феномену, как коммуникация. Коммуникация становится объектом исследования на различных уровнях и в различных концептах: социологическом, кибернетическом, политологическом, философском, психологическом, лингвистическом, культурологическом и т.д.

Такое положение является вполне закономерным и объяснимым, т.к. происходящая в современном мире глобальная трансформация индустриального общества в информационно-коммуникативное общество сопровождается не только проникновением коммуникации во все сферы жизнедеятельности общества, возникновением и развитием качественно нового типа коммуникативных структур и процессов, но и глубоким переосмыслением коммуникативной природы социальной реальности, современных изменений в социально-коммуникативной сфере, места и роли коммуникаций в развитии общества, их воздействия на характер общественных отношений.

Социальная коммуникация занимает особое место в жизни современного общества и каждого человека. С ней прямо или опосредованно связаны практически все коммуникативные сферы.

Под «коммуникацией» в широком смысле понимаются и система, в которой осуществляется взаимодействие; и процесс взаимодействия; и способы общения, позволяющие создавать, передавать и принимать разнообразную информацию [44, с.87-89].

В 1969 году Ж. Д'Арси впервые во Франции акцентирует внимание общественности на необходимости признания права человека на коммуникацию, включая в это понятие возможность обеспечения и материальных, и духовных условий коммуникации [2, с.122].

А.В. Соколов предлагает следующую научную дефиницию социальной коммуникации: социальная коммуникация есть движение смыслов в социальном времени и пространстве. Это движение возможно только между субъектами, так или иначе вовлеченными в социальную сферу, поэтому обязательное наличие коммуникантов и реципиентов подразумевается [2, с.125].

Сегодня это понятие применяется в двух значениях:

1) путь сообщения, связь одного места с другим (например, транспортная коммуникация, подземные коммуникации);

2) общение, передача информации от человека (группы) к человеку (группе); специфическая форма их взаимодействия в процессе жизнедеятельности с помощью языка и других сигнальных форм связи [44, с.95-98].

Социальная коммуникация в процессе своего осуществления решает три основных взаимосвязанных задачи:

1) интеграцию отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последних- в единую и целую систему общества;

2) внутреннюю дифференциацию общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;

3) отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения и взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, к более эффективному выполнению присущих им функций [44, с.111-119].

Основными компонентами социальной коммуникации являются:

1) субъекты коммуникационного процесса – отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);

2) средства коммуникации – код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картинки, ноты и т. д.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммутатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.д.);

3) предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отражающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);

4) эффект коммуникации – последствия коммуникации, выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях [44, с.142].

Так, важнейшими составляющими социальной коммуникации является документно-информационнная деятельность.

Документная деятельность (делопроизводство) – это совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов [27, с.56].

Документы выполняют ряд важных функций:

· управленческую, позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

· правовую, служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

· коммуникативную, помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

· учетную, накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

· социальную, отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

· культурную, являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

· историческую, являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

· информационную, являются носителем и источником информации.

Следует обратить внимание на то, что информационная функция документа является одной из основополагающих [4, с.74].

Под «информацией» понимается документированные или публично оглашенные сведения о событиях и явлениях, происходящих в обществе, государстве и окружающей природной среде [11; 35].Информационная деятельность представляет собой совокупность действий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства [17, с.62].

Основными видами информационной деятельности являются:

· получение (приобретение, накопление в соответствии с действующим законодательством документированной или публично оглашаемой информации гражданами, юридическими лицами или государством);

· использование (удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства);

· распространение (обнародование, реализация в установленном законом порядке документированной или публично оглашаемой информации);

· хранение (обеспечение надлежащего состояния информации и ее материальных носителей) [22, с.14-22].

Так, процесс документно-информационной деятельности включает следующие основные типовые операции:

· сбор и обработку документной информации;

· подготовку решения;

· принятие и документирование решения;

· доведение решений до исполнителей; исполнение решения;

· контроль исполнения;

· сбор информации об исполнении;

· передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

· хранение и поиск информации [29; 40].

Следует отметить, что успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно осуществляется документно-информационный оборот.

Чтобы документы могли иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования, связанные с:

· составлением и оформлением;

· приёмом и регистрацией;

· контролем за исполнением;

· передачей в архив [13].

Данные действия, как правило, входят в должностную инструкцию секретаря руководителя и являются основными его документной деятельности. Остановимся подробнее на особенностях этих этапов и требованиях, предъявляемых к документной деятельности.

Так, первым этапом документной деятельности является составление и оформление документа. Для правильного составления документа необходимо:

· заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

· строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

· точно и ясно излагать содержание документа;

· четко и разборчиво писать текст и цифры;

· незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

· сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;

· снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего[13].

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Следующий этап – прием и регистрация документов. На предприятии различают три основных потока документации:

· входящие документы, поступающие из других организаций;

· исходящие документы, отправляемые в другие организации;

· внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе[7].

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения).

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров [21; 30].

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой обязательно проверяется правильность оформления докумен



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-11-23 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: